Ključne vještine za životopise, dopisnice i intervjue
Dok mnoge tvrtke očekuju izvršne asistente da su dovršili neke relevantne koledž coursework, malo zahtijevaju stupanj. Opsežan relevantan posao iskustvo je važnije, idealno nekoliko godina kao izvršni ili administrativni asistent.
Izvršni pomoćnik dužnosti
Izvršne pomoćne dužnosti uključuju iste dužnosti kao administrativni asistent: upućivanje i prihvaćanje telefonskih poziva; slanje dopisa, e-poruka i pisama u ime izvršne vlasti; primanje posjetitelja i upravljanje raspoređivanjem. No, oni također djeluju kao gatekeeper, donošenja odluka o tome tko dobiva pristup izvršnoj vlasti i koje informacije prima izvršnu vlast.
Često provode istraživanja i pripremaju izvješća koja utječu na politiku tvrtke. Ove odgovornosti znači da izvršni asistenti moraju temeljito razumjeti posao poslodavca. Kao rezultat toga, ti radnici mogu također djelovati kao veza između izvršne i ostalog službenika.
Kako koristiti popise vještina
Obavezno napišite svoje pismo pokrivanja i nastavite s naglaskom na vještinama koje vaš budući poslodavac želi. Možete upotrijebiti sljedeći popis kako biste dobili ideju o tome što bi te željene vještine moglo biti, no ne zaboravite pažljivo uvijek pročitati opis posla, jer sve tvrtke ne traže istu stvar u izvršnom asistentu.
Također, provjerite naše kompilacije vještina navedenih po radnom mjestu i vrstama vještina . Dok se pripremaš za intervju , planiraš dati primjere određenih vremena u kojima si utjelovio razne vještine koje vaš budući poslodavac želi.
Primjeri vještina izvršnih vještina
Sljedeći popis nije iscrpan, a potrebne vještine mogu se malo razlikovati od tvrtke do tvrtke ili čak iz jednog ureda u drugu unutar iste tvrtke. Ipak, većina najvažnijih i najomiljenijih vještina koje mora imati potencijalni izvršni pomoćnik je ovdje.
Pisana i verbalna komunikacijska znanja
Jedan od načina razmišljanja o izvršnoj pomoćnoj ulozi zapravo je stručnjak za komunikaciju. Značajan dio posla uključuje komunikaciju i koordinaciju s ljudima diljem tvrtke, a ponekad s klijentima, ovisno o vrsti poslovanja. Sposobnost da bude profesionalna, jasna, artikulirana i točna, kako verbalno tako i pismeno, na vrhu je popisa zahtjeva za besprijekornom komunikacijskom umijećem .
Računalne vještine
Izvršni asistenti trebaju više od jednostavnog znanja s programima za obradu teksta i proračunske tablice. Nužne računalne vještine uključuju i mogućnost postavljanja i održavanja sustava e-pošte, sustava za dijeljenje datoteka i kalendara, kao i poznavanje statističkog softvera, softvera za objavljivanje i baze podataka.
Budući da je vlastiti stručnjak za tehničku podršku uvijek je plus, pogotovo jer se od izvršnih suradnika često očekuje da će učiniti sve od popravljanja pisača do predlaganja novog softvera.
Interpersonalne vještine
Snažne međuljudske vještine također su nužne za interakciju s klijentima, obuku drugih administrativnih djelatnika i suradnju s izvršnim direktorima i vrhunskim menadžerima. Budući da izvršni asistenti često upravljaju osjetljivim informacijama o tvrtki, važno je ne samo da može održavati odgovarajuću povjerljivost već i uvijek ponašati na način koji sugerira osobnu diskreciju i integritet. Ukratko, potrebno je nadahnuti povjerenje.
Upravljanje vremenom
Izvršni pomoćnik ne treba samo nositi svoje vrijeme, nego i šef. To znači usklađivanje potreba i zahtjeva više ljudi za stvaranje izvedivog rasporeda, a zatim često mijenjanje tog rasporeda u kratkom vremenu kako se situacije mijenjaju.
Posao bi također mogao uključivati i taktički provjeru da izvršni izvršitelj ostaje na rasporedu, a da pritom ne ometa.
Istraživačke vještine
Istraživanje je sama vještina koja zahtijeva poznavanje više tražilica, kao i informacijske resurse koji su relevantni u pojedinim područjima od interesa za tvrtku. Bez takvih sposobnosti, izvršni asistent ne bi mogao pripremiti izvješća koja su izvršna vlast potrebna.
Izvršni asistentni popis vještina
Tehničke vještine
- Koordinacija video i audio konferencijskih poziva
- Izrada i održavanje baze podataka
- Microsoft Excel
- Microsoft Office
- Microsoft Outlook
- Microsoft PowerPoint
- Microsoft Word
- Uredska oprema
Administrativne vještine
- Računovodstvo / Knjigovodstvo
- Administrativna podrška
- imenovanja
- Upravljanje kalendarom
- sveštenički
- Odnosi s klijentima
- Projektiranje i održavanje arhivskog sustava
- Organiziranje sastanaka
- Održavajte kalendare
- Vođenje evidencije
- Putni aranžmani
- kucanje
- Planiranje događaja
- Priprema izvješća
- Obračun troškova izvješća
- Korektura
- Zakazivanje
- Uzimanje zapisnika sastanka
Komunikacijske vještine
- Dopisivanje
- Služba za korisnike
- Upravljanje odnosima s klijentima
- Obrada telefonskih poziva i zahtjeva
- Pisane / verbalne komunikacije
Osobne karakteristike
- Točnost
- Aktivno slušanje
- Sposobnost da slijedite upute
- Sposobnost samostalnog rada
- samopouzdanje
- Analitički
- kolaboracija
- energičan
- Diplomatski
- Odlučivanje
- Pouzdanost
- Detaljno orijentirano
- savitljivost
- Pratiti kroz
- Inicijativa
- Dobar sud
- motiviran
- multitasking
- Održavanje povjerljivih podataka
- Rokovi sastanka
- Davanje prioriteta
- Proaktivna
- Rješavanje problema
- Upravljanje projektima
- Pouzdanost
- Samopouzdanje
- Self Directed
- Timski rad
- Upravljanje vremenom
- Brzo radite
- Rad dobro pod pritiskom
Više o izvršnim asistentima Poslovi i vještine
- Kako dobiti posao kao administrativni asistent
- Vještine upravitelja ureda
- 7 savjeta za učinkovito upravljanje vremenom
- Kako raditi brže i učinkovitije