Kako (i zašto) bilježiti zapisnike sastanka
Zapisnici obično uključuju:
- imena sudionika,
- stavke dnevnog reda ,
- odluke sudionika,
- slijedeće akcije koje su počinili sudionici,
- datumi dospijeća za izvršenje obveza i
- bilo koje druge događaje ili rasprave vrijedne dokumentacije za buduću provjeru ili povijest.
Primjerna minuta sastanka usmjerena je na odluke donesene tijekom sastanka i obveze sudionika. Obveze su popraćene datumima dospijeća i svim ostalim pojedinostima potrebnim za zajedničko razumijevanje sudionicima sastanka.
Zapisnik sastanka kao povijesni dokument
Kao povijesni dokument, korisni su i za dokumentiranje ključnih ideja ili rasprava koje su dovele do donošenja odluke. Na primjer, odgovaranje na pitanja kasnije kada član tima kaže: "ono što smo mislili kad smo odabrali ovaj cilj".
Učinkovite minute sastanka prikazuju pet alternativa koje je tim razgovarao i ključni razlog zašto je odabran jedan od ostalih dostupnih staza.
Učinkoviti sastanak minuta za tipičan poslovni sastanak ne treba snimiti svaku raspravu.
Oni također ne trebaju i ne bi trebali navesti tko je rekao što. Niti bi trebali dokumentirati što detaljno kaže svaki sudionik. U navedenom primjeru, učinkoviti primatelj bilješke sažima diskusiju umjesto da zapisuje svaku riječ.
(Prepoznajte da je ovo pravilo drugačije za druge vrste sastanaka u takvim situacijama kao što su pravni postupak, sudske rasprave i tako dalje.
Ove minute zahtijevaju točan zapis o razgovoru i izjavama.) Ali vaš tipičan sastanak na radnom mjestu ne.
Kada i kako dijeliti zapisnik sastanka
U idealnom slučaju, zapisnici sastanka se šalju elektronskim putem na sastanke na kraju sastanka. Na taj način sudionici su odmah obaviješteni o svojim obvezama i rokovima. Ako to nije moguće (primjerice, bilježnik želi očistiti pogreške), bilježnica bi trebala širiti zapisnik sastanka u roku od 24 sata od sastanka.
Zapisnik služi kao podsjetnik članova tima koji su preuzeli obveze tijekom sastanka. Oni pomažu sudionicima prebaciti svoje obveze sastanka na svoje kalendare i napraviti popise. Oni služe kao podsjetnik na bilo koju stavku koja mora doći do sudionika prije sljedećeg sastanka.
(To može eliminirati jedan od najznačajnijih problema s sastancima, općenito - davanje informacija na sastanku, tako da sudionici provode čitanje sastanka, a ne interakciju.) Uostalom, nije li interakcija točka sastanka? Za bilo što drugo, imate alate kao što su e-pošta i Yammer.
Na početku sljedećeg sastanka trebat ćete pregledati zapisnik prethodnih sastanaka tako da ih korisnici mogu provjeriti radi ispravnosti i sljedećih koraka.
Zapisnici sa sastanka učinkovito su pridonijeli uspješnim sastancima kada se zapisnik pravodobno napiše i pravodobno distribuira. To je osobito istinito kada je tim stvorio jake norme koji podupiru njezin poslovni uspjeh .
Kako se organizacije bave sastankom sastanka?
Ključno za uspjeh sastanka , zapisničar bilježi sastanak sudionicima, povijesti i zaposlenicima koji trebaju znati što se dogodilo na sastanku. Bez sastanaka s punim sastancima, izgledi za uspjeh sastanka smanjuju se.
Zaposlenik koji vodi zapisnik o sastanku obično je član tima i prima bilješke tijekom sudjelovanja na sastanku. Na sastancima koji imaju zakonske ili državne postupke, posljedice ili zahtjeve kao što su rasprave, zahtijevani sastanci korporativnog odbora ili odluke, osoba koja ne sudjeluje u tom postupku preuzima službene minute i često bilježi postupak.
Zaposlenik koji zapisuje zapisnik mora imati uho za detalje kako bi točno snimio. Zaposlenik mora učinkovito obavljati više zadataka kako bi sudjelovao na sastanku tijekom snimanja zapisnika.
Na nekim sastancima, isti zaposlenik vodi zapisnik na svakom sastanku. U drugima, uloga časopisa prolazi od zaposlenika do zaposlenika. Poput susreta s vodstvom , uloga zabilješke gradi vodstvo , komunikaciju i učinkoviti sastanak voditeljskih vještina.
Koji su zahtjevi sastanka Minuta Napomena Taker?
Zahtjevi za bilježnicu ili bilježnicu uključuju:
- Zabilježite precizno odluke, obveze i glavne točke rasprave na sastanku.
- Snimite akcijske stavke koje su članovi sastanaka obvezali da će raditi zajedno s datumom dospijeća koji su se članovi obvezali na izradu. Stavke akcije imaju priloženo ime, ali opća rasprava ne navodi tko je to rekao na neformalnim sastancima na radnom mjestu.
- Pregledajte glavne odluke i zadatke ili dobrovoljne obveze i akcijske stavke na kraju sastanka kako bi sudionici mogli pregledati i dogovoriti događaje i obveze prije nego što napuste sastanak.
- Voditelj sastanka može tražiti od bilježnika da povremeno raspravi raspravu tijekom sastanka.
- U tijeku niza sastanaka, bilješka uzima minutu za pregled zapisnika sastanka na početku sljedećeg sastanka. Zaposlenici koji sudjeluju mogu dodati ili ispraviti sve s kojim se ne slažu u zapisniku.
- Distribucija kopije zapisnika sastanka u roku od 24 sata od sastanka bila je standardna preporuka voditelja sastanka godinama. Sada, međutim, rekorder je najvjerojatnije snimio zapise na elektroničkom uređaju kao što je laptop ili ipad. Dakle, bilješka uz napomenu treba distribuirati bilješke o sastancima nakon brzog pregleda pravopisa, gramatike i jasnoće - često na ili u roku od nekoliko minuta od sastanka.
Zapisničar je uloga koju sastanak mora imati kako bi osigurao da se rezultati sastanka prenose i djeluju od sudionika. Bez bilješki, sudionici se moraju osloniti na sjećanje drugih sudionika. Zajamčeno, ovo nije dobar plan.
Dokumentacijska bilježnica o sastanku nužna je za uspjeh sastanka, baš kao što je potrebna dokumentacija za poboljšanje učinkovitosti zaposlenika.