Kao i kod svih datoteka zaposlenika, ograničite pristup osim onih koji trebaju znati
Datoteka plaća omogućuje računovođe da plati zaposlenika bez pristupa povjerljivim informacijama zaposlenika. Računovodstveno osoblje može voditi evidenciju plaća ako ima smisla za plaćanje zaposlenika.
U slučajevima gdje se plaća i računovodstvo izdvajaju, ovo je još preporučljivija praksa za evidenciju plaće zaposlenika.
Datoteka plaća ograničava dostupnost povjerljivih podataka o zaposlenicima. Dozvola za plaće zaposlenika omogućuje računovodstvenom i financijskom osoblju da dobiju informacije koje su im potrebne kako bi radniku platili na praktičnoj lokaciji. Lokacija bi trebala biti sigurna i izvan dosega ostalim zaposlenicima.
Morate impresionirati računovodstvenog osoblja činjenicu da su informacije u dosjeima plaća povjerljive i ne smiju se dijeliti bez dopuštenja i znakova osoblja HR-a. Niti računovođe ne smiju dijeliti nikakve informacije o podizanju zaposlenika, promocijama, bonusima i bilo kakvim drugim informacijama koje su povjerljive o zaposlenicima.
Ljudski resursi ne trebaju pratiti računovodstvene pristup datotekama plaće zaposlenika. Kao što je preporučljivo za povezane datoteke zaposlenika kao što su osoblje i medicinske datoteke, trebali biste ograničiti pristup toj listi plaća.
Samo osobe koje trebaju imati informacije za obavljanje posla trebale bi vidjeti sadržaj.
Sadržaj datoteke zaposlenika
Ovo je predložena, ali ne i potpuno opširna, popis onoga što pripada u zapisnik zaposlenika.
- Pismo s ponudom potpisao je voditelj iznajmljivanja, Ljudski resursi i zaposlenik
- Plaćanje odobrenja potpisano od strane Ljudskih resursa i voditelja iznajmljivanja kada postoji ugovor o radu zaposlenika
- W-4 Oblik
- Papir i ovlaštenje koje se odnose na bilo koju korist zaposlenika koji uključuje odbitak na plaću
- Izravni obrazac za autorizaciju pologa
- Računovodstveni oblici plaće
- Satni tjedni vremenski listovi
- Zapisi o vremenskim satima, gdje se koriste
- Zapisnici o sudjelovanju
- Zahtjevi za naknadu troškova uključujući dokumentaciju i potvrde o putovanjima i druge ovlaštene izdatke
- Oblici plaćanja školarine i primici za plaćanje, knjige i slično
- Platite unaprijed obrazac zahtjeva
- Dokumenti o zajmovima i rasporedu plaćanja
- Nalozi i evidencije za garnizaciju
- Odobrenje za objavljivanje privatnih podataka
- Papirnati rad koji se odnosi na svakog zaposlenika
- Papirnate radnje povezane s bilo kojim bonusom , dijeljenjem dobiti ili nagradom priznanja
- W-2 oblika
- Autorizacija za sve druge radnje plaće koje vaša tvrtka dopušta
Također poznat kao datoteke zaposlenika, evidencija zaposlenika , datoteke za ljudske resurse, dokumentacija
Susan Heathfield ulaže sve napore da ponudi točne, zajedničke smjernice, etičko upravljanje ljudskim resursima, poslodavac i savjete na radnom mjestu na ovoj web stranici, ali ona nije odvjetnik. Sadržaj na web mjestu ne smije se shvatiti kao pravni savjet. Web mjesto ima svjetsku publiku, a zakoni i propisi o zapošljavanju razlikuju se od države do države i zemlje do zemlje, tako da članci ne mogu biti konačni za sve njih na vašem radnom mjestu.
Ako ste u nedoumici, uvijek potražite pravnu pomoć. Informacije na web mjestu pružaju se samo kao smjernice.