Pametne poslodavce Održavati 4 različite datoteke za Records zaposlenika
Zapisnici zaposlenika
Za svakog zaposlenika održava se osobna datoteka . Ove osobne datoteke sadrže povjerljive dokumente i njima upravlja i održava osoblje ljudskih resursa.
Datoteke osoblja su glavni zapisnik zaposlenika koji koristi u nekim tvrtkama poslodavac, zaposlenik i upravitelj zaposlenika.
U drugima - a to je preporučeni pristup - pristup datotekama osoblja zaposlenika ograničen je na HR i zaposlenika pod nadzorom.
Tipični dokumenti u osobnoj datoteci obuhvaćaju aplikaciju za zapošljavanje , obiteljsku kontaktnu listu za hitne slučajeve, dokumentiranu povijest disciplinske akcije, životopis, zaposlenik potvrde o zaprimanju zaposlenika, potpisivanje radnog vremena poslodavca , povremena procjena, procjena radnih mjesta ili izvedba plan razvoja, potvrde o osposobljavanju i dokazima o pohađanju te aktualne osobne podatke o kontaktu svakog zaposlenika.
Nisu sve osobne datoteke sadrže iste dokumente, ali svaka datoteka osoblja ima neke dokumente koji su isti. Dokumentacija radnog učinka zaposlenika ne spada u osobnu datoteku, osim ako nije bila potrebna disciplinska akcija, nagradu ili neki drugi znak izvanrednih postignuća.
Takve svakodnevne bilješke o performansama spadaju u datoteku koju menadžeri vode za praćenje izvedbe, ciljeva i doprinosa njihovih zaposlenika.
Dopisnici zaposlenika
Dozvole za obračun plaća također vode evidenciju zaposlenika. Dozvole za obračun plaća sadrže povijest radnih mjesta zaposlenika, odjela, naknadnih promjena, ukrašavanja, kredita i drugih informacija bitnih za plaćanje zaposlenika i zadržavanje kopije povijesti naknade zaposlenika.
Datoteka plaća sadržavat će i povijest vladinih obrazaca kao što su W-2, W-4 i dokumenti za zadržavanje socijalnog osiguranja koji je ispunio zaposlenik. Datoteka će također sadržavati podatke o naknadi zaposlenicima i dozvolu za povlačenje plaćanja iz plaće zaposlenika.
Medicinske datoteke zapisnika zaposlenika
Zaposlenik medicinske datoteke također održava poslodavac. Zapisnik zaposlenika u medicinskoj dokumentaciji nije dostupan nikome, osim osoblju određenom za ljudske resurse i zaposlenika čija se evidencija zadržava u datoteci. Medicinske datoteke sadrže bilješke liječnika, dokumentacije o primjeni lijeka FMLA, informacije o testiranju na droge, potrebne fizičke informacije i drugu takvu dokumentaciju koja se odnosi na medicinsko zdravlje člana obitelji ili njegovog člana obitelji.
Medicinske datoteke, zbog povjerljivosti zapisa zaposlenika, dobivaju najviši stupanj sigurne pohrane i povjerljivosti. Preporuča se da medicinske datoteke budu spremljene u zaključanim ladicama s datotekama koje su zaključane u prostoriji koja nije dostupna zaposlenicima osim osoblja koje je određeno HR-om.
I-9 Datoteke zapisa zaposlenika
I-9 Datoteke zapisnicima zaposlenika koji se održavaju za sve zaposlenike u jednoj datoteci koja je odvojena od drugih zapisa zaposlenika.
Poslodavci drže ovaj zapis zaposlenika odvojeno od drugih zapisa zaposlenika kako bi zadržali povjerljivost zaposlenika od vladinih dužnosnika i drugih subjekata koji su ovlašteni pregledati I-9 zaposlenika.
Imajući I-9 na zasebnom mjestu, osigurat će vam da, ako ste odabrani za pregled Federalne I-9 datoteke, zaposlenici vlada neće imati pristup drugim zapisima o zaposleniku ili njezinu zaposlenju u vašoj organizaciji s izuzetkom stvarnog I-9. Ova istraživanja se povećavaju svake godine kako biste bili sigurni da vaši zaposlenici ispravno popunjavaju I-9 obrasce ili možete podnijeti kazne i potencijalno zatvorsku kaznu.
Pristup evidenciji zaposlenika od strane zaposlenika
Zaposlenici mogu pregledati zapise svojih zaposlenika tako što će kontaktirati osoblje osoblja za ljudske resurse tijekom normalnog radnog vremena.
Nijedan zaposlenik ne smije mijenjati ili ukloniti bilo koji dokument u svojem zapisu koji se mora promatrati u nazočnosti osoblja HR djelatnika.
Morate imati zapisnik o zaposlenju za zapisivanje osoblja u vašem priručniku zaposlenika i slijediti ga neselektivno s obzirom na zahtjeve zaposlenika za pregled njihovih datoteka.
Ako zaposlenik pošalje pisani zahtjev za kopiju osobnih evidencija nakon što napuste vaš posao, morate poslati kopiju.
Povremeno ćete naići na zaposlenika koji sumnja u kakvu vrstu zapisa zaposlenika zadržava odjel za ljudske resurse. To su zaposlenici koji najvjerojatnije traže kopiju svojih datoteka zaposlenika. Opet, bez diskriminacije , napravite kopiju datoteke i pošaljite je. (Vjerojatno ćete primiti povratnu informaciju da je zaposlenik bio iznenađen koliko je malo osobne dokumentacije zadržalo osoblje).
U nekim je jurisdikcijama zakonito naplatiti zaposlenika zbog troškova dupliciranja i slanja datoteke.
Odricanje od odgovornosti: Napominjemo da navedeni podaci, iako autoritativni, nisu zajamčeni za točnost i zakonitost. Stranicu čitaju publika širom svijeta, a zakoni i propisi o zapošljavanju razlikuju se od države do države i zemlje do zemlje. Tražite pravnu pomoć ili pomoć od državnih, saveznih ili međunarodnih državnih resursa kako biste bili sigurni da su vaša pravna tumačenja i odluke ispravne za vašu lokaciju. Te informacije služe kao smjernice, ideje i pomoć.