Dodajte u stvarnost da su projekti kako smo inovirati; kako se izvršavamo na strategiji i kako gradimo infrastrukturu i sposobnosti naše organizacije, očito je da visoki čelnici moraju učiniti sve što je u njihovoj moći kako bi podržali voditelje projekata svoje tvrtke.
Jedan od najvažnijih čimbenika koji promiče uspjeh projekta jest prisutnost učinkovitog, angažiranog izvršnog sponzora. Ova pozicija dugo je bila povezana s uspjehom projekta u industrijskim istraživanjima, ali pregled literature koja opisuje stvarne prakse oko sponzorstva ukazuje na dugu ulogu za institucionalizaciju prisutnosti i prakse sponzorske uloge u našim organizacijama. Malo je konteksta prikladno. Prvo, pregledajmo primarne odgovornosti sponzora.
Primarne odgovornosti izvršnog sponzora projekta
- Preuzmite odgovornost za ishod projekta. (Ova se točka često opisuje kao zajednička odgovornost voditelja projekta.)
- Povelja projekta i povjerenje ovlasti voditelju projekta i članovima jezgre tima.
- Podržite projektni tim za resurse i vidljivost.
- Osigurajte prisutnost i podršku učinkovitih timskih vrijednosti, uključujući odgovornost i transparentnost.
- Podržite tim u lice izvanrednih poteškoća.
- Trenirajte voditelja projekta.
- Obranite projektni tim od organizacijskih smetnji.
Što se događa kada je izvršni sponzor izvan slike
U nedostatku sponzora koji podržava, sve gore navedene odgovornosti spadaju na već preopterećeni voditelj projekta, koji obično nedostaje širina pojasa i politički potez da ispune ove zadatke.
Nedostatak učinkovitog sponzora povećava rizik od problema s projektom, uključujući, ali ne ograničavajući se na: neuspjeh, suboptimalni učinak prema vremenu, troškovima i ciljanim ciljevima te povećanu pobudu timova.
Jednostavno rečeno, prisutnost djelotvornog izvršnog sponzora je pozitivan razlog za izradu složenog rada koji donosi naše najvažnije privremene i jedinstvene inicijative na uspješan zaključak. S obzirom na očiglednu važnost uloge, bilo bi razumno pretpostaviti da većina organizacija ozbiljno preuzima svoj rad s izvršnim sponzorima. Nažalost, malo vremena provedeno u stvarnom svijetu sugerira drugačije.
Uvid u to kako naše organizacije tretiraju ulogu izvršnog sponzora
Kao diplomski menadžer u upravljanju projektima, imam sreću da redovito upoznam prakse upravljanja projektima poslodavaca svojih studenata u glavnom gradskom području. Od Fortune 100 tvrtki do malih, poduzetničkih i neprofitnih organizacija, predstavljene organizacije predstavljaju presjek našeg gospodarstva.
Iako bi bilo razumno očekivati u ovom razdoblju gdje je praksa upravljanja projektima dobro utvrđena da će većina tvrtki prikazati zrele prakse oko uloge izvršnog sponzora, u stvarnosti je situacija upravo suprotna.
Nekoliko ne-znanstvenih otkrića iz mog godišnjeg neformalnog istraživanja studenata MBA o ulozi izvršnog sponzora u svojim tvrtkama:
- U prosjeku više od pedeset posto studenata opisuje svoju tvrtku kao da nema formalne prakse oko izvršnog sponzorstva.
- Malo je firmi bilo formalizirano obučavanje ili standardizirani opis za ulogu i odgovornosti sponzora.
- Još nemam jednog studentskog izvješća da njegova tvrtka pruža obuku za njihove izvršne sponzore.
- Nema slabog dogovora o odgovornosti sponzora za uspjeh projekta.
- Kada studenti intervjuiraju voditelje projekta u svojim tvrtkama o njihovom zadovoljstvu izvedbom i podrškom svojih sponzora, većina ispitanika izrazila je frustracije.
Pregled formalnijih anketa od industrijskih udruženja i privatnih konzultantskih tvrtki ojačava opću valjanost unosa mojih učenika.
I dok trenutačno stanje prakse izvršnog sponzorstva može ostaviti mjesta za poboljšanje, voditelji projekata nemaju drugog izbora nego nastaviti napredovati svojim inicijativama. Međutim, postoje neke korake koje voditelji projekata mogu poduzeti kako bi zaposlili potrebnu izvršnu podršku.
Kako dobiti izvršnu podršku za vaš projekt
- Zapošljavanje sponzora. Ako vaš projekt ima strateške implikacije za vašu tvrtku, izravno za kupce ili neizravno, omogućujući učinkovitije i učinkovitije interne aktivnosti u cilju pružanja podrške korisnicima, trebali biste primiti sponzora. Radite izravno sa svojim izvještajem upraviteljem ili voditeljem svog ureda za upravljanje projektima kako biste pojačali važnost projekta i zatražili pomoć. Naglasite ulogu i odgovornosti sponzora kao što je gore navedeno i ukazujte na istraživanje industrije koja korelira uspjeh projekta i učinkovito sponzorstvo.
- Vježbajte sponzora. Naglasite ulogu kao stratešku, a ne taktičku ili likersku. Većina rukovoditelja dolazi u ulogu sponzora bez formalne obuke ili čak konteksta za svoje odgovornosti. Dok ste u pomalo neugodnoj ulozi osposobljavanja izvršne vlasti, većina tih osoba će cijeniti vaš kontekst i smjernice. Pitanja odgovornosti, ojačavanja vrijednosti i zaštite tima trebala bi biti vaš primarni fokus kada uključite svog izvršnog sponzora.
- Aktivno se uključite i uključite svog sponzora. Najbolji odnosi voditelja / izvedbenog sponzora vrlo su interaktivni. Važno je da dvije strane uspostave jasan komunikacijski protokol za ažuriranje projektnih aktivnosti, kao i označavanje i reagiranje na hitne slučajeve. Voditelj projekta bi trebao potaknuti izvršnog sponzora da prisustvuje statusu ili timskim sastancima s vremena na vrijeme kako bi pokazao iskren interes i da služi kao aktivni navijačica u organizaciji za timske uspjehe.
- Zatražite potporu od mentora svog sponzora. Uvijek je korisno imati nekoga tko ima više iskustva nego što promatrate i nude konstruktivnu i pozitivnu povratnu informaciju i treniranje o izvedbi. Dopustite vašem sponzoru da poznaje ovaj unos u vašem pogonu za poboljšanje i kada ga primi, prihvatite ga graciozno.
- Pažljivo iskoristite sponzore za velike probleme . Budite oprezni da ne previše gledate ili tretiraju svog sponzora na taktička pitanja. Najviša i najbolja upotreba vašeg sponzora je pomaganje sigurnim resursima; služi kao glasnogovornik projektnog tima širem grupom za upravljanje i pomaže vam da potaknete bitne vrijednosti tima. Postoji čin uravnoteženja kojeg voditelj projekta mora poštovati prilikom razmatranja privlačenja sponzora u timske aktivnosti.
Donja linija
Uloga izvršnog sponzora jedan je od važnih dijelova zagonetke uspjeha za projektne inicijative. Uspješni voditelji projekata razumiju koliko je važna ova uloga i raditi kako bi dobili podršku izvršne vlasti na pravoj razini i intenzitetu. Ako je uloga sponzora odsutna ili neodređena, preuzmite ga na sebe da zaposljate i osposobite svoje izvršne sponzore kako bi podržali vas, vaš tim i vašu tvrtku za uspjeh.