Naknada zaposlenicima za korištenje vlastitog vozila
Naknada zaposlenicima za korištenje vlastitog automobila donekle će promijeniti poslodavac i sektor, ali većina organizacija nadoknađuje zaposlenike približno prema standardnoj stopi kilometraže koju je odredio IRS ili stopa naknada za privatno vlasništvo vozila.
Stopa svake godine postavlja Generalna uprava za usluge (GSA) temeljena na istraživanjima nezavisne konzultantske tvrtke o tekućim troškovima korištenja vozila.
Za 2018., stopa IRS je postavljena na 54,5 centa po milju putovanju, s 53,5 centi za 2017, i za 54 centa za 2016. i 57,5 centi u 2015. Ova fiksna, standardna stopa uključuje troškove osiguranja, registracije, plina, ulje i održavanje. Za nekoga tko puno pokreće za posao, to može rezultirati prilično značajnim odbitkom.
Većina poslodavaca će nadoknaditi stopu IRS ili GSA jer mogu odbiti do tog iznosa kao trošak prilikom podnošenja prijave poreza na dobit, iako postoje i druge složene porezne formule koje poslodavci mogu koristiti. Kada se kvalificirani radnici teško mogu naći tijekom gospodarskog širenja, poslodavci će vjerojatno pružiti konkurentne stope naknada.
Unutarnja Revenue Service zahtijeva da se plaće za nadoknadu vrše odvojeno od plaće bez ikakvog plaćanja poreza.
Većina poslodavaca, dakle, proces plaćanja troškova putem sustava platiti račun kako bi ih odvojeno od plaće i održavati skladu s IRS zakonima.
Ako vaš poslodavac vrši nadoknadu na ili u blizini GSA ili IRS stopa, onda se možete uvjeriti da dobivate poštenu ponudu. Ako primate manje od stopa IRS-a, možda ćete moći odbiti dio troška poreza na osobni dohodak.
Naknada Vladinim zaposlenicima
Vladini će zaposlenici uvijek biti nadoknađeni točno po stopi GSA ako je odobrena uporaba automobila u privatnom vlasništvu ili kada nije dostupna vladina vozila.
Zahtjevi za naknadu troškova automobila
Morat ćete osigurati dnevnik prijeđenih kilometara, potvrde o plinu i dokumentaciju o bilo kojoj drugoj dopuštenoj potvrdi troškova vezanoj uz vaš automobil. Bez detaljnih zapisa izvješće o troškovima može se odbiti. Ili još gore, vaš poslodavac mogao bi potencijalno poduzeti disciplinske postupke ako smatra da vaša tvrdnja može biti lažna. Mnogi poslodavci zahtijevaju istodobno vođenje evidencije, baš kao i IRS. Nemojte pokušavati procijeniti svoju kilometražu jer bi to moglo kršiti pravila vašeg poslodavca.
Čuvanje olovke i papira u vašem automobilu jedna je od metoda, iako zamorna; bolji izbor je aplikacija za praćenje kilometraža koja automatski prati vaše putovanje u istovremenom zapisniku koji možete ispisivati ili preuzeti. To je učinkovit način za praćenje kilometraže, početnih i krajnjih bodova i poslovne svrhe koju vozilo mora uključiti u izvješće o troškovima.
Porezne posljedice
Naknade za kilometražu smatraju se poreznim isplatama od strane poslodavaca sve dok su dokumentirani i ne premašuju stvarne troškove.
Međutim, vaš poslodavac ne može izravno platiti troškove poslovanja kao što su popravci ili održavanje automobila bez poreznih posljedica. Ostali troškovi kao što su cestarine izravno povezane s poslovnim prijevozom mogu se nadoknaditi bez oporezivanja pod uvjetom da imate primitke.
Neki poslodavci pružaju mjesečnu naknadu za troškove automobila. Ako je zaposlenik dužan dostaviti evidenciju o troškovima, bit će oporeziv samo za bilo koji iznos primljen iznad evidentiranih troškova. Ako poslodavci ne zahtijevaju dokumentaciju, naknada se može oporezivati.
Počevši od porezne godine 2018. godine, primjenom Zakona o smanjenju poreza i radnih mjesta, radnici više neće moći oduzeti neopterećene troškove automobila. U 2017. i ranijoj godini ove su se izdatke odbitne do visine od 2% prilagođenog bruto dohotka.
Tako će radnici koji će se intenzivno voziti u sklopu obavljanja svojih dužnosti, trebali bi pažljivo procijeniti politiku nadoknade tvrtki dok pregledavaju ponude za posao. Ako poslodavac obično ne vrati troškove automobila, možete ponuditi smanjenje plaće u zamjenu za naknadu budući da će se naknada zaštititi od oporezivanja ako su troškovi dokumentirani na odgovarajući način. Alternativno, možete pregovarati o višoj plaći na račun dodatnog poreznog opterećenja prema novom poreznom zakonu.
Savjetujte se sa svojim poslodavcem ili poreznim računovođom kako biste dobili savjete o tome kako se pravila odnose na vašu situaciju.
Pročitajte više: najbolji način za nadoknadu zaposlenika za troškove kilometraže