Čisto ili neuredno nije važno. Učinkovito djeluje.
Problem ovdje nije da je vaš stol neuredan. Problem je što se važne stvari gube. U njemu se pokvario novi materijal koji dolazi ili je u novom materijalu, ali se ne primjećuje.
Kao rezultat toga, previše vremena provodite na stvari koje su jednostavno hitne, a ne one koje su važne.
Kad vaš šef želi znati koliko brzo može dobiti taj izvještaj za potpredsjednika , ne želite joj reći da niste primijetili dopis koji vam je poslala u zahtjevu za izvješćem. Niti će vaš šef biti oduševljen kad čujete da je raspored za novu liniju proizvoda kasni jer ste ga stavili na stranu i pokriveno, a zaboravili ste na to.
Neki će vam reći da je najbolji način rješavanja ovog problema čist. Drugi kažu da je nered u redu. Tko je u pravu? Ni. I oboje.
Zamračeni radni stol, zatvoreni um
Ne tako davno, postojao je popularan izraz "pretrpan stol predstavlja znak pretrpanog uma". Ta je ekspresija dovela do čitave industrije koja je osmišljena da pomogne poslovnim rukovoditeljima da očiste svoje stolne računala kao znak njihove mentalne oštrine.
Nema sumnje da ste vidjeli filmove gdje šef sjedi u svom uredu na vrhu nebodera u središtu grada.
Sjedi iza staklenog stola bez ladica. Jedina ukrasi su impresivna olovka za potpisivanje važnih dokumenata i telefona ili interkom kako bi mogao dati naloge.
S druge strane...
Mnogi ljudi ne vide ništa krivo s hrpama papira koji pokrivaju radnu površinu, čak i na prozorima stolnih sjedala i uredskog poda.
Citiraju oglase poput "pretrpan stol je znak genija" i "neuredan stol samo je znak neurednog stola".
Svi znamo nekoga čiji je stol na taj način. Ne vidite kako mogu čak reći je li radna površina metal ili drvo. Pa ipak, kad ih zamolite za nešto, idu ravno do hrpe, prelaze kroz 2 ili 3 listova i izvadite ono što ste tražili.
Što radi za tebe
Obje strane su točne. Problem nije točan. Ovo je pitanje koje će vas učiniti učinkovitijima. Postoji nekoliko temeljnih smjernica koje se odnose na oba pristupa, ali ključ je da radite na način koji vam omogućuje da budete najučinkovitiji. Gotovo svatko treba da se riješi nekih nereda na vrhu svog radnog stola, ali ne imati više od jedne stavke na vašem stolu u bilo kojem trenutku neće raditi za mnoge od nas.
Mnogi ljudi rade na nekoliko projekata istodobno (ili gotovo istovremeno). Vrste kreativaca osjećaju potrebu za nadahnućem koja ih okružuje. Detaljno usmjereni pojedinci trebaju količine referentnog materijala pri ruci. Neki ljudi smatraju da hrpe posla čine im da izgledaju zaokupljeno i time ih čuvaju sigurnije u vrijeme otpuštanja . Drugi osjećaju čist pisaći stol pokazuje koliko su učinkoviti u dobivanju posla.
Ono što je važno jest učiniti ono što radi za vas.
Kako ukrotiti čudovište
Bilo da idete na sterilnu staklenu radnu površinu ili jednostavno želite donijeti malo više reda kaosu radne površine, postoji nekoliko temeljnih smjernica:
- Stvarno želim poboljšati.
Ne preporučujem stvarno ozbiljan pristup koji neki rade. Nažalost, to ostavlja isprike da budu previše lako na sebi. Ovaj pokušaj da vaš stol bude manje pretrpan i učinkovitiji ovisi o vama ozbiljnom naporu. - Držite, bacajte ili krenite.
Pronađite tri spremnika. Označite najmanji "držati". Označite najveći "bacanje". Neka drugi spremnik s oznakom "pomakni". Stvarno važne stvari idu u spremnik za čuvanje kako biste kasnije razvrstali. Sve što želite ponijeti kući ili odustati odlazi u spremnik za "potez". Sve ostalo ide u posudu za bacanje. (Idealno, vaš spremnik za bacanje bit će dva dijela: jedan dio će biti otpad, a drugi će biti papirni proizvodi koji se mogu reciklirati.)
- Započnite s najstarijim.
Možete reći gledajući ih koja hrpa je najstarija. Obično je najudaljeniji od stolice. Bit će to najlakše odbaciti predmete iz ove hrpe. - Procijenite svaki komad samo jednom
Pogledajte svaku stavku u hrpi. Odlučite koji kontejner ulazi. Ne možete ga vratiti na svoj stol za kasnije, sada morate odlučiti. Stavite sve u jedan od tri spremnika. Nema druge mogućnosti. - Pitaj se ovo ...
Prvo je pitanje: "Imam li ovo negdje drugdje, ili mogu dobiti od nekoga?" Ako imate kopiju u vašoj e-pošti, u izvješću ili na pisaću osobe koja je pripremila analizu tržišta itd., Ne morate zadržati drugu kopiju. Bacite je. Zatim pitajte "zašto mi je ovo potrebno?" Ako je odgovor a) poduzeti akciju na tome, b) nešto učiniti s njim kad dobijem više informacija od nekoga, ili c) uputiti na to kao i drugi posao, staviti ga u hrpu čuvati. (Nakon što se riješite nereda, ponovno ćete sortirati vašu gomilu po tim tri kategorije pa ih slobodno razdvojite sada. Time ćete uštedjeti vrijeme kasnije.) Ako je vaš odgovor bilo što drugo, bacite tu stavku. - Nemilosrdan. Budi hrabar.
Dok napredujete kroz svaku gomilu, približavate se i bliski stvarima koje ste upravo stigli, nemojte se baviti odlukama. Nemojte zarobiti. Ako stvarno ne trebate, bacajte je. I budite hrabri. Nemojte se drţati nečega samo zato što vas netko od vas jednoga dana možda nešto pitati. Nemojte graditi tvrđavu papira kako biste se zaštitili.
Upravljajte problemom
Radna površina ne mora biti sterilna i potpuno bez papira, iako to može biti ako to pomaže. Vaš cilj je da organizirate vašu radnu površinu tako da maksimizira vašu učinkovitost. Ako to znači da još nekoliko hrpica na vašem stolu od osobe koja se nalazi pored vrata, to je u redu - pod uvjetom da sve što vam je zadržalo pomaže u postizanju cilja povećane učinkovitosti .