Možete planirati, voditi i upravljati sastankom za izradu rezultata
Ako zanemarite bilo koju od ovih mogućnosti za upravljanje sastancima , vaši sastanci i timovi neće nositi plod koji želiš od trenutka ulaganja. Uzmite ove dvanaest savjeta za upravljanje sastankom kako biste vodili svoje polaznike da biste postigli očekivane, pozitivne i konstruktivne ishode.
Što učiniti prije sastanka kako bi se osiguralo učinkovito susrete
Akcije prije sastanka utvrđuju temelje za postizanje rezultata sastanka. Možete poduzeti sve potrebne postupke, ali bez uspješnog plana sastanka za početak, rezultati će vas razočarati. Ti savjeti pomoći će vam da planirate i provodite sastanak.
Planirajte sastanak
Učinkoviti sastanci koji stvaraju rezultate počinju planiranjem sastanaka. Prvo, utvrdite jesu li potrebni drugi zaposlenici koji vam pomažu da planirate sastanak. Zatim odlučite što se nadate postizanjem sastanka. Uspostavite zadatke koji se mogu ostvariti za vaš sastanak.
Ciljevi koje postavite uspostavit će okvir za učinkovit plan sastanka. Kao što Stephen Covey kaže u Sedam navika vrlo učinkovitih ljudi , "Započnite sa svršetkom na umu". Svrha sastanka određivat će fokus sastanka, dnevni red sastanka i sudionike sastanka koji su vam potrebni za postizanje cilja.
Provjerite trebate li sastanak
Nakon što razvijete svoj plan sastanka, provjerite je li sastanak prikladno sredstvo za ostvarivanje postavljenih ciljeva. Zakazivanje i održavanje sastanka je skupo kada računate za vrijeme dolaska ljudi, stoga pokušajte utvrditi da je sastanak najbolja prilika za rješavanje problema, poboljšanje procesa ili planiranje u tijeku.
Možda ćete primijetiti da ciljeve sastanka možete ostvariti putem e-rasprave ili distribuiranjem i zatraživanjem informacija putem newslettera tvrtke. Provjerite je li sastanak potreban, a ne samo praktičniji za vas - dobit ćete bolje rezultate od sudionika sastanka kada ste doista razmislili o svojim potrebama.
Osigurati prikladno sudjelovanje na sastanku
Ako je sastanak odgovarajuće sredstvo za ostvarivanje vaših ciljeva , provjerite s sudionicima koji moraju prisustvovati sastanku kako bi uspjeli. Potrebni sudionici moraju biti na raspolaganju za sudjelovanje na sastanku.
Odgoditi sastanak, a ne održavati sastanak bez kritičnih članova osoblja. Ako delegat sudjeluje na mjestu ključnog donositelja odluka, provjerite je li određeni član osoblja ovlašten donositi odluke ili odgoditi sastanak.
Distribuirajte i pregledajte prije radnog vremena prije sastanka
Koliko ste puta prisustvovali sastancima koji su započeli s facilitatorom sastanka koji je poslao raspravu o brošurama ili projekciju Microsoft PowerPoint slajdova radi rasprave? Frustrirajuće? Kladim se. Sastanak postaje grupa čitanja, teško produktivna za postizanje cilja.
Kada su navedene svrhe održavanja sastanka donošenje odluka i odgovaranje na pitanja, čitanje grupe je sramotno otpad od vremena naroda.
Sastancima možete ostvariti najviše produktivnosti i osigurati rezultate pružanjem neophodnih unaprijed radova prije stvarnog sastanka. Pružanje unaprijed posla, grafikona, grafikona i materijala za čitanje 48 sati prije sastanka utječe na uspjeh sastanka. Više vrijeme pripreme koje dodijelite, bolje pripremljeni ljudi bit će za vaš sastanak.
Dokumentacija koja će vam pomoći u postizanju ciljeva sastanka može uključivati izvješća; podatke, grafikone i veze s konkurentnim informacijama, prodajnim mjesecima i planovima proizvodnje; Slide s Microsoft PowerPoint-om koji ilustriraju ključne točke rasprave; i sastanak minuta , bilješke i praćenje iz ranijih ili srodnih sastanaka i projekata.
Predugovor, čak i samo veze za praćenje informacija, pravovremeno distribuirani, s ozbiljnim očekivanjem da će sudionici pročitati predpuno prije sastanka, pomaže da vaš uspjeh uspije.
Tijekom sastanka kako bi se osiguralo učinkovito susrete
Učinkovita upotreba vremena sastanka gradi entuzijazam za tu temu. Stvara predanost i osjećaj uspjeha od sudionika. Ljudi se osjećaju nečim većim od njihovih svakodnevnih izazova. Stoga, dobro pospremljeni, aktivni sastanak koji postavlja pozornicu za praćenje će rezultirati rezultatima sastanka.
Učinkovita olakšavanja sastanaka
Voditelj sastanka postavlja pozitivan, produktivni ton interakcije među sudionicima sastanka. Učinkovito olakšavanje sastanka započinje pregledom ciljeva, očekivanih ishoda i dnevnog reda. Facilitator pomaže članovima grupe da ostanu fokusirani i produktivni.
Dizajn sastanka i dnevni red postavili su okvir za sastanak. Učinkovit facilitator, koji održava sudionike na putu, osigurava ostvarenje očekivanih željenih rezultata sastanka.
Koristite Pre-Work na sastanku
Upotrijebite ili uputite na pre-rad i druge informacije koje ste dobili prije sastanka tijekom sastanka. Potvrđujete potrebu da sudionici provode vrijeme potrebno za pregledavanje materijala koji je integralan za postizanje željenih rezultata.
Vaši sudionici će se pripremiti prije sudjelovanja na vašim sastancima, a vaši rezultati će svjedočiti čvrstoj pripremi i vodstvu . Nitko se ne želi pojaviti nepripremljen, nezainteresiran, ili ne doprinosi u očima suigrača.
Uključite svakog sudionika u akcije
Svaka radna skupina ima različite osobnosti koje se pojavljuju za sastanke. Imate miran suradnike i ljude koji pokušavaju dominirati svim platformama. Bez obzira na to olakšavate li ili prisustvujete sastanku, morate uključiti svakog sudionika u ostvarivanje ciljeva sastanka.
To osigurava da se svaki sudionik ulaže u temu sastanka i praćenja. Ostvarit ćete više rezultata s cijelim timom povlačenjem nego s jednom dominantnom osobom osoblja koja pokušava gurnuti sve ostale na brdo.
Stvorite učinkoviti plan praćenja sastanaka
Tijekom sastanka napravite praćenje plana s akcijskim stavkama. Učinkoviti planovi uključuju sljedeće.
- Specifična radnja,
- ime osobe koja je počinila "posjedovanje" postignuća akcije,
- datum dospijeća akcije i
- sporazum o tome što čini završetak radnje.
Raspravite o stvarnim scenarijima i preprekama uspjehu koje članovi tima mogu doživjeti dok pokušavaju postići predmete koji će proizvesti potrebne rezultate. Postavite vrijeme za sljedeći sastanak, ako je potrebno, dok sudionici prisustvuju.
Nakon sastanka kako bi se osiguralo učinkovito susrete
Akcije i planiranje prije i tijekom sastanka igraju veliku ulogu u pomaganju postizanja očekivanih, pozitivnih i konstruktivnih ishoda. Vaše radnje koje slijede nakon sastanka jednako su važne. Praćenje na sljedećem zakazanom sastanku nikada nije dovoljno ulaganja radi osiguranja rezultata.
Objavite zapisnike sastanka
Započnite objavljivanjem zapisnika i akcijskog plana u roku od 24 sata. Ljudi će najdjelotvornije doprinijeti rezultatima ako odmah počnu djelovati. Imaju još svježe sjećanje na sastanak, raspravu i obrazloženje za odabrani smjer.
Oni ostaju oduševljeni i spremni za početak rada. Kašnjenje u raspodjeli minuta će naštetiti vašim rezultatima jer većina ljudi čeka da dođu minute prije nego što počnu rješavati svoje obveze.
Učinkovit sastanak sastanka
Poštivanje i poštivanje rokova i praćenje pomoći će vam da postignete rezultate s vaših sastanaka. Rok je uspostavljen tijekom sastanka. Nakon sastanka, svaka osoba s radnjom trebala bi također napraviti plan za svoje osobno ostvarenje svoje predanosti.
Bez obzira pišu li korake u planeru, delegiraju zadatke drugoj osobi, ili samo dovršavaju zadatak, pojedinac je odgovoran za praćenje.
Tako je planer sastanka. Možete poboljšati rezultate sastanka tako da pratite svaku osobu koja ima sredinu aktivnosti između sastanaka. Vaš je cilj provjeriti napredak i osigurati da su zadaci u tijeku. Zapamtite da se ono što pitaš postiže.
Odgovornost za praćenje tijekom sljedećeg sastanka
Jeste li ikad sjedili na sastanku koji se sastojao od svakog sudionika koji je rekao grupi zašto nisu mogli ostvariti svoju predanost? Rezultat je žalosan. Uspostavljanje norme ili običaja odgovornosti za rezultate započinje rano u ciklusu sastanka.
Srednjovjekovni put između sastanaka prati pomoć facilitatora, ali skupina mora učiniti neuspjeh da obveze ostanu neprihvatljive . Izvješće o napretku i ishodima na sljedećem sastanku i očekuje se da će svi biti ostvareni. Alternativno, provjerite napredak na sljedećem sastanku i ako postoji pravi sinkronizacijski blok za napredak, odredite kako nastaviti.
Proučite proces sastanka za kontinuirano poboljšanje
Praksa prepoznavanja svakog sastanka snažan je alat za kontinuirano poboljšanje. Sudionici se naizmjenično raspravljaju o onome što je bilo učinkovito ili neučinkovito o trenutnom procesu sastanka. Oni također raspravljaju o napretku kojeg osjećaju kako se skupina bavi temom za koju se sastanak održao.
Uzimanje kontinuiranog poboljšanja na drugu razinu, uspješni timovi razrađuju cijeli projekt, kao i proces kako bi utvrdili koliko su uspješno uspjeli stvoriti rezultate. Budući susreti odražavaju evaluaciju. Sastanci se razvijaju kao još učinkovitiji alat za stvaranje rezultata organizacije.
Zaključak
Rezultati su ostvarivi i predvidljivi iz dobro planiranih i provedenih sastanaka. Slijedite ove dvanaest preporuka kako biste osigurali da sudionici sastanka postignu očekivane, pozitivne i konstruktivne ishode od vremena ulaska u sastanke. Vaša organizacija će nagraditi vaš uspjeh i vaši suradnici će vas voljeti kada koristite ove učinkovite savjete za sastanke.