Koristite olakšavanje kako bi sastanci bili produktivniji
Glavna uloga voditelja je dodavanje vrijednosti skupnoj planerskoj sjednici ili sastanku održavanjem grupe na zadatak i pomicanjem u istom smjeru.
Voditelj također osigurava da svaka članica grupe sudjeluje na sastanku.
Olakšavanje grupe
Olakšavanje skupina ili timova osiguravaju interni zaposlenici ili vanjski konzultanti, koji su stručni:
- Predstavljajući sadržaj i informacije,
- Projektiranje i formuliranje procesa koji pomažu grupi da postigne svoje ciljeve,
- Pružanje prikladne strukture za sastanak , obuku, sjednicu team buildinga ili drugi radni događaj, tako da se misija grupe ostvaruje na sjednici,
- Promicanje zajedničke odgovornosti za ishod sastanka, i
- Izvući iz sudionika odgovore na pitanja i rješenja za probleme.
Individualno olakšavanje
Kada pojedinci sudjeluju u procesu, to je obično zato što se dva ili više zaposlenika suočavaju sa sukobima , neslaganjima, potrebama postavljanja zajedničkih ciljeva ili postoji potreba za obradom projekta, procesa ili iskustva. Kvalificirani facilitator može pružiti strukturu, sadržaj i proces koji su potrebni od strane pojedinih zaposlenika kako bi postigli obostrano zadovoljavajuće rješenje svojih problema.
Karakteristike pojedinaca koji pružaju olakšanje
Olakšavanje je naučena vještina koja najčešće dolazi kod pojedinaca koji pokazuju takve karakteristike kao što su:
- Snažne vještine vodstva u grupi,
- Duboko poznavanje grupa procesa i struktura,
- Poznavanje grupe i interpersonalne dinamike i razumijevanje verbalne i neverbalne komunikacije ,
- Sposobnost kreativnog predstavljanja sadržaja obuke i team buildinga na način koji potiče sudjelovanje sudionika sesije,
- Empatija za ljude i njihove situacije,
- Snažne sposobnosti slušanja i komunikacije i
- Sposobnost strukturiranja grupnih intervencija i događaja kako bi se postigli željeni rezultati za grupu.
Pod vodstvom stručnog facilitatora, sastanaka, sastanaka za izgradnju tima i vježbanja mogu postići rezultate bez vođe. To je zato što sudionici tima u grupi često nemaju vještine, dozvolu i podršku potrebnu za učinkovito olakšavanje vlastitih radnih procesa.
Izbjegavanje natjecateljskih razgovora na sastancima
Često je teško imati učinkovite radne odnose s ljudima na poslu. Ovo je mjesto gdje olakšavanje dolazi u ruci. Učinkovito olakšavanje grupa na sastancima upravlja interakcijom teških ljudi koji održavaju natječuće razgovore.
Razgovori izvan teme između dva ili više članova sastanka troše vrijeme, sprečavaju napredak u skupini i ograničavaju doprinos pojedinaca timu kao cjelini. Osim toga, razgovori koji se natječu u nekoliko manjih skupina, čak i kada su na temu, lišavaju članove tima uvide koje članovi tima raspravljaju.
To u konačnici rezultira ograničenim idejama proizvedenim na sastancima.
Bilo da ste voditelj sastanka, upravitelj ili član grupe, možete upotrijebiti sljedeće ideje kako biste grupu vratili zajedno kada članovi grupe održavaju više od jedne rasprave istodobno.
Upravljanje natjecateljskim razgovorima
- Koristite neverbalnu komunikaciju: Na trenutak gledajte stalno na sudionicima. Podignite obrve dok gledate, ili sudite sudionicima. Zaustavite osobu koja ima minutu, a ostali sudionici ponovno se pridruže grupi. Nemojte se bojati da to radite - to je dio posla upravitelja ili voditelja tima za kontrolu sastanaka.
- Postavite pitanje: Nazovite nekog od članova grupe koji sudjeluju u natjecateljskom razgovoru. S kratkim sažetkom rasprave koja se pojavljuje na sastanku u cjelini, zatražite njegovo mišljenje. Zamolite ga da podijele svoje ideje s ostalim ljudima na sastanku .
Recite, "Vjerujem da bismo svi bili zainteresirani za vaše misli o ovom pitanju, Kerry." Ovo vam može biti malo neugodno, ali služi dvije svrhe: donosi bočni razgovor u glavni razgovor i omogućava svima da znaju da ponašanje nije dopušteno.
- Usmeno intervenirati: Izravno zamolite članove grupe da sudjeluju u natjecateljskom razgovoru da se ponovno pridruže grupnoj raspravi, bez upotrebe sarkazma ili ljutnje. Recimo, "Bojim se da nedostaje dobre ideje kad svi razgovaraju odjednom. Znam da ne mogu pratiti sve te misli." Općenito, bolje je koristiti ovu taktiku kao drugi ili treći pokušaj privlačenja ljudi. To je izravan i vrlo učinkovit, ali može dovesti u pitanje članove tima.
- Uspostavite grupni signal: grupni signal podsjeća sudionike da održe jednu raspravu u isto vrijeme. Signal koji učinkovito funkcionira je napraviti verbalni vremenski znak, nakon čega slijedi držanje jednog indeksnog prsta kako bi se označio jedan sastanak. Ako postoji dobar odnos među članovima tima, šala može biti učinkovit alat. Pokušajte nešto slično: "Hej, John i Jane, prestani pokušavati planirati preuzimanje vašeg svijeta i vratiti se na sastanak."
Konačna riječ o natjecanju razgovora na sastancima
Ljudi provode dobar dio svog radnog tjedna koji pohađaju poslovne sastanke. Vaša je odgovornost kao voditelj ili voditelj sastanka kako biste bili sigurni da zaposlenici dobro iskoriste svoje vrijeme. Učinkovito upravljanje sastankom čuva svoje vrijeme i kontroliranjem bočnih razgovora možete osigurati da sastanak ostane na temu i da proizvodi kvalitetan rad.