Koje strukture najbolje funkcioniraju za vas?
Postoje tri zajedničke organizacijske strukture, a svi voditelji projekata rade: funkcionalni, projektni i matrični. Pogledajmo prednosti i nedostatke svake, tako da znate na što se suočavate kada se pridružite novoj strukturi.
Funkcionalna organizacijska struktura
U funkcionalnoj organizacijskoj strukturi, voditelj projekta i svi resursi rade u istoj podjeli tvrtke, poput odjela za prodaju i marketing. Općenito, funkcionalni menadžer ima više ovlasti nego voditelj projekta.
prednosti
Funkcionalna struktura daje vam najmanje snage kao voditelj projekta, ali nudi mnogo drugih prednosti:
- Dobro radi za male timove i male projekte jer funkcija ima punu kontrolu nad članovima tima i ostalim potrebnim resursima.
- Možete jednostavno pristupiti stručnjacima koji su vam potrebni jer su u istom funkcionalnom području.
- Brzo će se svi zajedno riješiti probleme vezane uz projekt.
- Možete ograničiti alate projektnih komunikacija koje morate koristiti jer je tim relativno mali i jednostavan.
- Često dobivate entuzijastične članove tima koji žele raditi na projektu jer im pruža mogućnosti karijere. Projektni rad može biti izvrstan način za motiviranje vašeg tima.
- Ako projekt predate funkcionalnom timu, to će biti funkcionalni tim u kojem radite, što može olakšati zatvaranje projekta.
Nedostaci
Iako ova struktura ima dosta prednosti, također uzeti u obzir neke nedostatke:
- Rad se odvija u silosu, što znači da nemate pristup ljudima izvan funkcionalne podjele.
- Ljudi na projektnom timu možda bi bili lojalni svojim odjelima ili voditelju tima nego njihovim radom na projektu, što može stvoriti sukobe.
- Veliki projekt može završiti sa funkcionalnim voditeljima projekata iz svake funkcije. To može rezultirati padom rada kroz pukotine ako svi voditelji projekata ne rade skladno.
- Funkcionalni rad može biti izoliran u tome što nemate priliku za mrežu široko u tvrtki. Održavanje strateškog fokusa može biti teže.
Organizacijska struktura projekta
Predani timovi su sastavljeni za rad na projektima u organizacijskoj strukturi projekta. Voditelj projekta vjerojatno ima odgovornost za upravljanje linijom za članove projektnog tima. Primjeri toga bi uključivali velike građevinske gradnje, ali i korporativne inicijative koje zahtijevaju posvećen tim. Voditelj projekta ima krajnje ovlasti, prijavljujući projektni sponzor i projektni odbor . Pojedinci u timu rade izravno za voditelja projekta.
prednosti
Očigledna prednost strukture projekta je da imate veću kontrolu nad timom, ali postoje i druge prednosti.
- Timovi mogu imati snažan osjećaj identiteta. To je najlakša struktura u kojoj se stvara jaka kultura timova.
- Cijela momčad je usredotočena na ciljeve tima, tako da sukob lojalnosti postoji s radnim danom za ljude koji rade na projektu. Njihov dan posao je projekt.
- Resursi su posvećeni projektu, tako da je puno lakše zakazati posao. Znat ćete kada su članovi tima dostupni i da nema rizika da će se u kratkom roku povući za posao uobičajenog posla za drugog menadžera.
- Projekti koji se izvode u ovoj strukturi izvrsni su okruženja za poboljšanje vaših vještina upravljanja projektima kao i tehničke vještine vodstva.
Nedostaci
Struktura projekta je najlakša za rad unutar, ali još uvijek ima neke nedostatke.
- Imajući tim posvećen jednom projektu je skup predanost. Ona ima tendenciju da bude opcija samo na velikim projektima.
- Ako uklonite ljude s njihovih funkcionalnih poslova, teško bi se mogli vratiti, pogotovo ako je projekt dugačak. Projekt se proteže, a vraćanje na ono što ste učinili prije, nakon razdoblja koje radi u multidisciplinarnom okruženju na novom, izazovnom projektu, nije privlačan izgled za mnoge ljude. Upravljanje prijelazom tima kod zatvaranja projekta postaje još važnije.
- Ponekad zatvaranje projekta može značiti gubitak posla ako se posao preselila i druga uloga nije dostupna za vas.
- Po svojoj prirodi, posvećene timove usisavaju resurse radi rada na samo jednoj stvari. Oni mogu ograničiti broj projekata koje tvrtka može učiniti u jednom trenutku, pogotovo kada različiti projekti zahtijevaju iste vještine.
- Voditelji projekata u ovoj vrsti strukture rade i upravljanje linijom za svoje timove, što znači trošenje vremena i napora na zadatke ljudskih resursa koje ne biste trebali raditi u drugim strukturama. Ako uživate u ovom elementu rada s ljudima, taj bi čimbenik mogao biti prednost.
Organizacijska struktura matrice
Treća mogućnost je struktura matrice. Resursi se dijeli na običnom poslovnom i projektnom poslu. To bi moglo značiti da ima dva menadžera ili odgovornu liniju voditelju projekta, kao i upravitelju timova. Struktura funkcionalne linije upravljanja obično je na prvom mjestu, a voditelj projekta preuzima točkastu liniju.
Ova struktura dijeli moć i autoritet između funkcionalnog voditelja tima i voditelja projekta. Morat ćete upotrijebiti svoje pregovaračke sposobnosti za njihovu punu snagu!
prednosti
Matricne strukture vrlo su česte jer omogućuju menadžerima fleksibilan izbor s načinom na koji ljudi troše svoje vrijeme. Vjerojatno ćete raditi u matričnom okruženju u nekom trenutku svoje karijere. Prednosti ove strukture su kako slijedi:
- Resursi se koriste učinkovito i mogu se kretati između projekata po potrebi.
- Možete raditi na mnogim različitim stvarima, ponekad paralelno - iako se ta točka može tvrditi i kao nedostatak.
- Timovi i pojedinci mogu biti vrlo osjetljivi. Ako se prihvati novi projekt koji mora imati prioritet, dovoljno je lako zaokrenuti i naglo se usredotočiti na nešto drugo. Ne možete to učiniti lako u strukturi projekta, što traje duže za raspad i ponovno grupiranje.
- Struktura zahtijeva da svatko koristi isti životni ciklus i metodologiju upravljanja projektima, tako da je prebacivanje između projekata jednostavno. Ljudi se mogu pridružiti projektnom timu s relativno malo onboarding-a koji je potreban kada su terminologija i procesi česti.
Nedostaci
Kao i kod svih postavki, ovaj ima i svoje zamke. Unatoč tome što je zajednička struktura, mnogi moderni radni prostori nisu napukli probleme preopterećenosti. Davanje pojedinaca previše za učiniti može biti lako ako nemate sustave u mjestu za upravljanje i praćenje cjelokupnog posla. Ostali nedostaci su sljedeći:
- Sukob između projekata je čest jer se možete boriti za iste resurse kao i drugi projekt.
- Drugi projekt možda je prvo ogradio najbolje resurse - najprikladnije osobe s odgovarajućim vještinama - ili njihovi voditelji linija možda ih ne bi mogli učiniti dostupnima za projekt.
- Može doći do sukoba između poslovnih uobičajenih zadataka i projektnog rada za pojedince, osobito kada oba menadžera daju različite prioritete.
- Resursi mogu imati sukob o tome koji razvojni put rade za buduće karijere. Iako biste mogli znati da želite ostati u upravljanju projektima, možda imate mogućnost napredovanja u višu funkcionalnu ulogu ili više uloga usmjerenu na projekt. Ali ima puno mogućnosti za karijeru je dobra stvar, čak i ako to čini za teške odluke.
Organizacijska struktura koja savršeno funkcionira za sve uobičajene poslove ne funkcionira uvijek za projekte, a morate upravljati unutar okruženja u kojem radite. Dobivanje nekog iskustva u svakoj od ovih struktura je dobra ideja, tako da ih možete doživjeti iz prve ruke. Pomoći će vam da odlučite koja vam okolina najbolje odgovara i odgovara vašim vještinama i sklonostima. Tada možete napraviti informirani izbor ako imate priliku odlučiti o vašem budućem okruženju posla.
Razumijevanje prednosti i nedostataka svake organizacijske strukture projekta daje vam priliku da saznate gdje najbolje provesti vrijeme i utjecaj kako biste najbolje iskoristili svoj tim i uspješno završili projekt.