U ovom postu imam smjernice za angažiranje i upravljanje razgovorom.
10 savjeta za poboljšanje udobnosti s teškim razgovorima:
- Radite planiranje. Vaša promatranja ponašanja o kojima se raspravlja i vaša sposobnost povezivanja tih ponašanja s poslovanjem su neophodni. Znajte gdje želite da razgovor ide. Pravi povratni majstori razvijaju disciplinu za pisanje i praksu planiranog otvaranja razgovora. Prethodno planiranje sprječava lošu izvedbu!
- Pravovremenost je neophodna. Ako ste ikada primili godišnju izvedbu pregleda koji je uključivao kritiku nečega što ste navodno učinili ili nije učinio prije nekoliko mjeseci, znate kako je bezvrijedna nepopunjena povratna informacija. Vaš je posao kao upravitelj kako bi se osiguralo da su povratne informacije ponašanja, poslovno usmjerene i pravodobne. Moj partner za moju prvu knjigu "Praktični pouke u vođenju" sugerirao je da se vrijednost konstruktivne povratne informacije smanjuje za 50% svaki dan kada ste ga odgodili.
Ako su emocije vruće, neka se stvari malo ohlade. Dok sam upravo zavrtio, molio vas da dadnete pravovremenu povratnu informaciju - što je moguće bliže incidentu - ako se stvari zagriju, uzmite dan da ih malo ohladite. Samo nemoj dopustiti da traje predugo.
- Odaberite postavku . Ako je vaša teška tema potencijalno neugodno ili ako predvidite emocionalni odgovor, izbjegavajte otvorene postavke ili sobe za konferencije s staklenim prozorima. Nemojte zavaravati s druge strane odabirom postavke osmišljene za zastrašivanje. Neodređeno, privatno okruženje najbolje je za teže razgovore. Ako se bojite fizičkih posljedica, posavjetujte se s predstavnikom HR-a koji može odlučiti biti prisutan s vama.
- Pripremite svoj stav. Bitno je ući u ove rasprave osjećajem samopouzdanja i ponašanja koji pokazuje da ste mirni i zalagali za pozitivan ishod. Vaš glas glasa, govor tijela i kontakt očima su sve važni. Imajte na umu da je ovaj razgovor važan za vašu tvrtku, vaš tim i pojedinca koji sjedi preko vas. Upravljajte sebi kako biste prikazali pravu razinu odlučnosti uz pravu razinu zabrinutosti za dobrobit druge strane.
- Koristite početnu rečenicu koju ste pripremili u planiranju . Dobar opener identificira ponašanje, povezuje ga s utjecajem poslovanja i ukazuje na potrebu promjene. Nemojte se osjećati prisiljenima da ga zamotate u slavu. Dok neki stručnjaci za povratne informacije cijene pozitivnu pozitivnu reakciju "sendviča", mnogi smatraju da to jednostavno zbunjuje poruku. I, naravno, trebate dati pozitivne povratne informacije - kada ste zaradili - rano i često.
- Nemojte izgubiti kontrolu nad razgovorom. Više od nekoliko dobronamjernih menadžera našlo se naopako u tim razgovorima. Ako sudionik reagira na vašu izjavu otvaranja s nečim kao što je: "Pa, to bih učinio da ste bili bolji upravitelj", nemojte se obraniti i dopustite razgovoru da se pretvori u vašu izvedbu. Razumni odgovor mogao bi biti: "John, ovaj razgovor govori o ponašanju koje sam opisao i utjecaju koju ima na naše poslovanje, a ne o mojoj izvedbi".
- Nemojte skrenuti iz vode. Imam muškarce i žene plakati ispred mene, i dok je neugodno, to je često način pojedinca da odgovori na stres. Budite spremni s tkivom. Dopustite im vremena za sastavljanje. Ako je potrebno, odvojite kratku stanku. Možete biti suosjećajni s tom situacijom, nemojte dopustiti da suze prigušuju vaš fokus na dobivanje odgovarajuće rezolucije.
- Promovirajte dijalog . Najbolji razgovori usmjereni na povratne informacije i ponašanje su rasprave, a ne monologi. Druga stranka će vam dati otvore za stvaranje rasprave gdje je to prikladno. Sonda za potvrdu razumijevanja i traženje ideja o jačanju ili promjeni ponašanja u pitanju. Znate da radi kada primatelj stranke nudi ideje o njegovim vlastitim poboljšanjima.
- Ne zaboravite raditi prema planiranom smjeru za razgovor. Ako je ponašanje povezano s vještinom ili znanjem, pripremite se s idejama za obuku. Ako je treniranje za podizanje povjerenja ili poticanje pojedinca da poduzme sljedeći korak, stavite svoj trener šešira. Ako je tema usredotočena na neprihvatljivo ponašanje, ponovite poslovni učinak ponašanja i pružite jasno savjetovanje o tome da izbjegnete to u budućnosti. Kada se bave najtežim temama izvedbe ili ponašanja, mora postojati posljedica za nepridržavanje.
- Izradite plan djelovanja zajedno. Nakon što ste stekli jasnoću o tom pitanju, zajedno radite kako biste definirali put naprijed. Slažete se s planom djelovanja i postavite jasan datum za praćenje i raspravu o napretku.
Bottom-Line za sada:
U mom izvornom postu, podijelio sam tajnu da većina menadžera zastoje u provođenju onoga što percipiraju bit će teško razgovor. Druga tajna je da većina ljudi želi povratne informacije i želi se poboljšati. U anketi nakon ankete na mojim radionicama, pojedinci iznimno izražavaju želju da im njihovi menadžeri daju više povratne informacije - i konstruktivne i pozitivne. Umjesto odgađanja tih uspješnosti, karijere i poslovanja, poboljšajte raspravu o uspjehu i upotrijebite gore navedeni postupak i savjete kako biste ojačali svoju izvedbu pomoću ovog kritičnog alata za upravljanje.