Upravljanje vještinama za početnike
Osnovna upravljačka vještina
Postoje četiri osnovna menadžerska vještina koja svatko mora svladati kako bi imao uspjeha u upravljanju .
Ove četiri osnovne vještine su planiranje, organiziranje, usmjeravanje i upravljanje, a detaljno će se detaljno raspravljati u nastavku.
Plan
Planiranje je prvi i najvažniji korak u svakom zadatku upravljanja. Također je najčešće zanemaren ili namjerno preskočen korak. Dok se količina planiranja i potrebni detalji razlikuju od zadatka do zadatka, preskočiti ovaj zadatak je pozvati nesretnu nesreću osim sreće. To je ono što nam daje predodžbu planiranja 6 P-a (ili 7 P-a, ovisno o broju računa).
Iako većina ljudi povezuje pojam planiranja s općim poslovnim planiranjem, postoje i različite razine planiranja:
- Strateško planiranje
- Taktno planiranje
- Operativno planiranje
I postoje različite vrste planiranja:
- Planiranje nesreća
- Planiranje sukcesije
- Planiranje krize
- Planiranje naknada
Organizirati
Voditelj mora biti u stanju organizirati timove, zadatke i projekte kako bi rad tima učinio na najučinkovitiji i najdjelotvorniji način.
Kao početni menadžer, možda organizirate mali radni tim ili projektni tim. Te iste vještine bit će potrebne kasnije u vašoj karijeri kada morate organizirati odjel ili novu podjelu tvrtke.
Jasno je da postoji mnogo preklapanja između planiranja i organiziranja. Gdje se planiranje fokusira na ono što treba učiniti, organizacija je više operativna i usmjerena je na to kako najbolje obaviti posao.
Kada organizirate posao, trebate:
- odrediti potrebne uloge,
- dodijeliti zadatke ulogama,
- odrediti najbolji izvor (ljudi ili opreme) za ulogu,
- nabaviti resurse i dodijeliti ih ulogama , i
- dodijeliti resurse ulogama i delegirati ih autoritet i odgovornost.
Bez obzira je li vam dodijeljen mali tim ili projekt koji treba upravljati, početni menadžeri moraju također moći organizirati urede i podatkovne sustave.
Možda nećete moći fizički premjestiti ljude kako biste dobili svoj tim zajedno, ali biste je trebali razmotriti. S druge strane, možda ćete morati premjestiti nekoliko ljudi u mali prostor i morat ćete organizirati stvari kako bi tim mogao učinkovito raditi unutar tog prostora. Kasnije u vašoj karijeri, možda ćete morati organizirati ured za smještaj timova iz nekoliko različitih odjela i njihovih specifičnih potreba.
Također ćete morati biti u mogućnosti organizirati sve sustave koji će obrađivati podatke koje vaš tim treba prikupiti ili distribuirati. Ovih dana, to su vjerojatno računalni sustavi. Morate odlučiti želite li, primjerice, postaviti zajedničke web stranice na intranetu tvrtke ili samo dijeljenu mapu na datotečnom poslužitelju. Kako ćete organizirati sustave kako bi svi koji trebaju informacije imali pristup (i da nisu dostupni onima koji to ne bi smjeli vidjeti, kao što su vaši konkurenti)?
Ako vaš tim treba ili stvara nešto drugo osim informacija, morate organizirati tako da vaš tim dobije ono što im je potrebno, kada im je potrebna i može izvući drugima ono što vaš tim proizvodi u pravo vrijeme.
Nemojte zaboraviti organizirati sebe. Ući ćemo na to na višoj razini u razini 3 piramide menadžerskih vještina , ali čak i kao početni menadžer morate biti u mogućnosti organizirati sebe , svoje vrijeme i svoj prostor, tako da možete biti najučinkovitiji.
Konačno, zapamtite, da je rijetko da organizirate stvari jednom. Uz stalne promjene u resursima, ciljevima i vanjskim čimbenicima obično ćete morati reorganizirati kako biste ih prilagodili.
Direktno
Upravljanje je akcijski korak. Planirali ste i organizirali posao. Sada morate usmjeriti svoj tim da biste obavili posao. Počnite se pobrinuti da je cilj jasan svima u timu.
Znaju li svi oni koji su ciljevi? Da li svi znaju koja je njihova uloga u dobivanju tima za cilj? Imaju li im sve što im je potrebno (resursi, autoritet, vrijeme, itd.) Da učine svoj dio?
Povucite, Nemojte gurati
Vi ćete biti učinkovitije usmjeravati tim prema svom cilju ako ih povučete (vodite) umjesto da gurate (sjednite i dajte narudžbe ). Želite motivirati ljude na timu i pomagati ih i potaknuti ih na ciljeve tima.
Kontrolirati
Neki pisci pokušavaju "ublažiti" ovu vještinu tako što ga nazivaju "koordinirati" ili slične pojmove. Volim jači termin, kontrolu jer je neophodno da menadžer može kontrolirati aktivnosti tima.
U gore navedenim koracima planirate posao, organizirate resurse kako bi se to dogodilo najdjelotvornije i uputio tim da počne raditi. U kontrolnom koraku pratite posao koji se obavlja. Usporedite stvarni napredak s planom. Potvrđujete da organizacija radi kako ste ga osmišljavali.
Ako sve ide dobro, ne morate ništa učiniti osim pratiti. Međutim, to se rijetko događa. Netko se razbolio, razvrstavanje u bazu traje duže od svake iteracije nego što je projicirano, ključni natjecatelj pada svoja cijena, vatra uništava susjednu zgradu i morate evakuirati nekoliko dana ili neki drugi čimbenik utječe na vaš plan. Kontrolni korak sada diktira da morate poduzeti rad kako biste smanjili utjecaj i vratili stvari na željeni cilj što je brže moguće.
Često to znači povratak u fazu planiranja i usklađivanje planova. Ponekad može zahtijevati promjenu u organizaciji. i morat ćete ponovno usmjeriti sve prema novim ciljevima i potaknuti ih. Zatim, naravno, kontrolirate novi plan i prilagodite ako je potrebno. Ovaj se ciklus nastavlja dok ne dovršite zadatak.
Upravljački alati menadžera
U kontrolnom koraku postavljate standarde za performanse i kvalitetu, a zatim pratite kako biste bili sigurni da su zadovoljeni. Postoji onoliko alata koliko vam je potrebno za praćenje.
- Alati za zakazivanje - niz softverskih alata omogućuje vam unos vašeg rasporeda i redovito ažuriranje napredovanja. Program će istaknuti promjene u rasporedu tako da možete prepoznati korektivne radnje koje trebate poduzeti.
- Financijske kontrole - kao upravitelj obično imate proračun. Izvješća Odjela za financije će vas obavijestiti kako vaša potrošnja (na ljude i druge resurse) odgovara planu.
- Osobe kontroliraju - morate se pobrinuti da svi ljudi na vašem timu izvedu kako je planirano. Ako nisu, morate pronaći i popraviti uzrok. Zar oni ne razumiju cilj? Nemaju li im neki resurs ili vještinu potrebnu? Je li zadatak prevelik za njih i treba ih promijeniti ili dodijeliti drugom resursu? Vaš posao kao upravitelj znači da svojim članovima tima daje povratnu informaciju o tome kako njihova izvedba zadovoljava plan. Kada to ne učinite, morate poduzeti korektivne radnje.