Pitanja o učinkovitosti pomoći, iskazivanju sposobnosti i izvještavanju o izgradnji
Učinkovita komunikacija zahtijeva da sve komponente komunikacije savršeno funkcioniraju za "zajedničko značenje", moja omiljena definicija komunikacije. To je osobito važno kada se postavljaju pitanja i odgovore.
Komponente u komunikaciji
Postoji pet komponenti za svaku komunikaciju i šesti, što je cjelokupno okruženje radnog mjesta na kojem se komunikacija odvija. Komponente komunikacije su:
- Pojedinac koji šalje poruku. Pošiljatelj mora jasno i dovoljno detalja predočiti poruku, tako da primatelj dionica ima značenje s pošiljateljem.
- Kontekst poruke. Kontekst je kako je poruka poslala pošiljatelj poruke. Kontekst uključuje neverbalnu komunikaciju, poput geste, govor tijela, izraza lica i elemenata kao što su ton glasa. Većina konteksta za poruku je dostupna samo kada prijemnik može vidjeti i čuti pošiljatelja poruke. Na primjer, e-mail i IM emotikoni su slaba zamjena kao što ih pošiljatelj formulira bez ulaza od prijemnika.
Drugi dio konteksta je emocije koje su uključene u komunikacijski krug. Je li pošiljatelj ljut? Je li prijemnik ravnodušan prema sadržaju komunikacije ili preziru pošiljatelja? Normalne ljudske emocije utječu na to je li poruka uspješno podijeljena.
- Osoba koja prima poruku. Prijemnik mora pažljivo i pažljivo slušati , postavljati pitanja za jasnoću i parafrazirajući kako bi utvrdio da prijamnik dijeli značenje s pošiljateljem. Ako prijemnik vjeruje pošiljatelju, šanse za učinkovitom komunikacijom povećavaju se.
- Način isporuke koji odaberete. Metoda isporuke valja odabrati na osnovu medija koji je najučinkovitiji za prenošenje značenja poruke. Budući da su komunikacijske metode toliko raznolike od zore računala i mobilnih uređaja, odluke o načinu isporuke postale su složenije. Način isporuke mora odgovarati komunikacijskim potrebama i pošiljatelja i prijemnika.
Metode komunikacije uključuju verbalnu komunikaciju, izravne poruke (IM), e-poštu, pisma, znakove, plakate, videozapise, snimke zaslona, telefone, bilješke, obrasce, pisane dokumente i još mnogo toga. Te će se metode nastaviti širiti, a očekivanja zaposlenika za trenutačnom komunikacijom o svemu što imaju veze s njihovim radom nastavit će rasti.
Osobna komunikacija povećala se u značaju, posebno za organizacijske informacije koje bi mogle zahtijevati promjene, omogućiti prepoznavanje zaposlenika ili omogućiti pitanja na licu mjesta. Osobna komunikacija je također omiljena jer zaposlenici imaju pristup komponentama, kontekstu.
- Sadržaj poruke. Sadržaj poruke trebao bi biti jasan i prikazan i opisan dovoljno detaljno kako bi se dobio razumijevanje od prijemnika. Ako sadržaj poruke rezonira i povezuje, na nekoj razini, s već utvrđenim uvjerenjima prijemnika, to je najučinkovitije.
Kako postavljanje dobrih pitanja povećava komunikaciju
James O. Pyle i Maryann Karinch dodaju sljedeće kako bi pomogli učinkovitoj komunikaciji.
Od ljudskih resursa do službe za korisnike, loša pitanja zagađuju gotovo svako radno mjesto. Loša pitanja često dovode do nepotpunih ili obmanjujućih odgovora i mogu potkopati vezu. S druge strane, dobra pitanja vrijedan su alat učinkovitosti, kompetencije i izgradnje odnosa.
Postoji šest vrsta dobrih pitanja: izravni, kontrolni, ponavljani, uporni, sažetak i neodgovarajući. Da biste ih kratko opisali:
- Izravno: Postavljate jednostavno pitanje s osnovnim upitnikom.
- Kontrola: Već znate odgovor na to kada to pitate. To je način otkrivanja da li osoba laže, neinformirana i / ili ne obraća pozornost.
- Ponovite: postavljate dva različita pitanja koja su nakon iste informacije.
- Uporni: Istim pitanjem postavljate na različite načine i istražite sve aspekte željenih informacija.
- Sažetak: Postavljate pitanje koje namjerava omogućiti izvoru priliku da ponovno odgovorite.
- Neodgovarajuće: Ne odnosi se na subjekt koji želite znati, ali to je jedna osoba koja vjerojatno neće lagati; služi svrsi da vidi što istina "izgleda" i da se osoba otvori do vas. Također se može povezati s kontekstom razmjene ispitivanja.
Pojedinosti o 6 tipova dobrih pitanja
Direktno
Izravna pitanja su najbolja: jedno ispitivanje, jedan glagol i jednu imenicu ili zamjenicu.
- Tko si ti?
- Što se dogodilo na zabavi?
- Kada ste stigli u ured?
- Gdje su ključevi automobila?
- Zašto ste rano napustili sastanak?
- Koliko ste platili za taj iPad?
Kontrolirati
Kada kažete, "Namjerno neću postavljati izravno pitanje?" Kada provjerite istinitost ili točnost odgovora, onda koristite kontrolno pitanje i potražite konzistentnost.
Kontrola pitanja su namjerna pitanja koja znate odgovor na tako da nisu o otkrivanju informacija. Radi se o otkriću ponašanja, obrascima govora i razini istinitosti ili točnosti. Možda je to nešto o čemu ste prije razgovarali s osobom.
Ako znate da je netko iz vašeg tima za ljudske resurse otuđio zaposlenika zbog toga što je zaposlenik poslao e-mail kako bi se žalio na tu osobu, mogli biste postaviti pitanje kontrole poput: "Kako je došlo do pregleda uspješnosti s Pamelom danas?" Već imate informacija; samo želite saznati kako vaš HR osoba odgovara na pitanje.
Ponoviti
Želite doći na istu informaciju na dva različita načina. Na primjer, ako ste pitali: "Koliko je ljudi na prodajnoj snazi?", Osoba s kojom razgovarate može odgovoriti: "Na terenu ima 22". Kasnije, kada razgovarate s njim o nečem drugom - na područjima na kojima tvrtka ima uporište, na primjer - možete postaviti pitanje: "Koliko prodajnih regija imate?"
Mogao bi odgovoriti, "22", što je način potvrđivanja broja osoblja na prodajnoj snazi. To nije apsolutni test, ali daje vrijednost i vjeru onome što je prije rekao. To su dva različita pitanja koja unakrsno provjeravaju pružene informacije.
U korištenju ponavljanih pitanja možete otkriti i odstupanja. Ako vaš izvor u ovom primjeru odgovara da ima 28 prodajnih regija, željeli biste pojasniti neke. Možda postoji savršeno dobar razlog - prodajna snaga obično ima dodatak od 28, ali u zadnje vrijeme ima toliko prometa, da su šest kratkih - ali odgovor izaziva sumnju u činjenicu da postoji neusklađenost između broja osoblja i broja prodajnih teritorija. Ta neusklađenost mora dovesti do daljnjih ispitivanja kako bi se riješio problem.
Uporan
U svakoj razmjeni u kojoj je moguće dati više odgovora na pitanje, upotrijebite stalno ispitivanje da biste dobili potpuni odgovor. Poput ponovljenih pitanja, uporna pitanja također su korisna ako sumnjate da osoba nije istinita.
"Kamo ste išli na odmor u Kaliforniju?" Može izazvati odgovor "Disneyland". Iako je moguće da je Disneyland jedino mjesto, logično je slijediti to pitanje s "Gdje drugdje?"
Prekoračenje tog ponavljanog pitanja i izravno postavljanje pitanja o Disneylandu znači da vam nedostaje prilika da dobijete kompletnu sliku prijatelja Kalifornije, osim ako se te informacije ne dogodi nekom drugom trenutku.
Sažetak
Sumarna pitanja ne odnose se na utvrđivanje istinitosti onoliko koliko se hranila izvoru što je rekla tako da ima priliku razmišljati: "Jesam li zapravo rekao što želim reći?"
Prodajete automobile svih vrsta, od dvosjednih hatchbacka do luksuznih modela pune veličine. Mladi par dolazi u izložbeni salon i traži testiranje jednog od luksuznih modela.
"Što ćete koristiti za veći dio vremena?" Pitate.
"Putovanje natrag i naprijed na posao. Radimo u istoj zgradi ", kaže ona.
"Što ćeš još koristiti za auto?"
"Putovanja vikendom da vide moje roditelje. Takve stvari. "Ona zastane i doda:" Žive sto milja dalje. "
"Zašto mislite da je luksuzni automobil najbolji izbor?"
Razmjenjuju pogled. On kaže: "Mi se sviđa bolje od ostalih."
"Koja je tvoja omiljena boja", pitate, gledajući ju ravno.
"Crvena."
"Dopustite da vidim jesam li ovo dobro, čujem da kažete da želite luksuzni razred crvenog, punog automobila. Koliko dobro odgovara onome što želite?" (Svoje sumnjivo pitanje sastavili su s relevantnim informacijama u ovom slučaju.)
Razmjenjuju još jedan pogled. Rekao je: "Mislimo da bi možda bilo još pouzdanije boje."
"A što s luksuznim modelom čini da mislite da je to najbolje za vas?" (Opet, ovo je način sažetka i potvrđivanja onoga što ste čuli. Želite saznati jesu li toliko zaljubljeni u izgled skupe automobil koji ne žele razmotriti ništa drugo, ili ako je prvi odgovor prikrivao istaknutu činjenicu.)
"Moj tata kaže da je ovo najsigurniji automobil na cesti."
Odgovori na sažetak upućuju vam da bi oni zapravo mogli voljeti, ali ne zbog načina na koji to izgleda. Čitate između redaka. Oni su tek početak u životu zajedno. Njen otac ih je vjerojatno poslao u trgovinu kako bi kupio "najsigurniji automobil na cesti", koji će im pomoći da kupuju. Vi odlučite nastaviti s prodajom, znajući da će vam predaja i primanje kredita vjerojatno dati ostatak priče.
Neki se ljudi možda neće ugodno zapitati o sažetom pitanju poput onih koji su ugrađeni u ovaj susret s prodajom jer ne žele izgledati jednostavni ili nepažljivi. Ako postavite pitanje točno onako kako ste ga prvi put pitali, onda bi mogli imati valjani zaključak.
Također ne želite postaviti isto pitanje dva puta za redom, čak i ako promijenite formulaciju. Stavljanjem određene udaljenosti između prvog postavljanja pitanja i drugog, i malo preoblikovanja pitanja, jednostavno se susrećete s nekim tko je zaista zainteresiran za ono što druga osoba ima za reći.
Non-Odredeni
Možda ćete otkriti da osoba koja odgovara na vaša pitanja izgleda istaknuta; neupitno pitanje može ublažiti napetost. Ili, možda trebate vremena za razmišljanje ili upućivanje na svoje bilješke, tako da upotrijebite pitanje samo da vam kupi malo prostora i vremena.
Prilikom postavljanja istaknutih pitanja poput "Kakav projekt koji ste poduzeli u prošlosti, a to nije uspjelo?" I "Kako ste pokušali riješiti problem?", Lako možete učiniti da se kandidat za posao osjeća kao da je usred upitnika na bojnom polju ,
Kandidat bi mogao reći: "Pokušao sam riješiti problem okupljanjem odjela oko zajedničkog cilja - način na koji ja dobijem ekipu malog lika svoga sina da se usredotoče na udaranje lopte".
Možete dati kandidatu pauzu pitajući se: "Koliko dugo ste trenirali malu ligu?" Prije nego što se vratite na raspravu o njegovu zezanje i kako je pokušao popraviti.
Konačno, evo dva načina da uništavate pitanja koja počinju sa svim potrebnim komponentama i završavaju u nedostatku dobre .
- Dodavanje previše kvalifikatora ili drugih riječi i fraza koje odvraćaju od pitanja. Na primjer, "Što ste imali za doručak u restoranu gdje su vinilni stolovi puknuti i prekriveni trakom?"
- Često se ne čeka odgovor. Pitate: "Koji je vaš najdraži obrok?" Osoba misli na trenutak, a ne odmah reagira. Zvučite u "Pečeno govedo"? Šutnja je djelotvorno sredstvo za ispitivanje.
Nemojte izgubiti otkriće, informacije, vodi kao rezultat otvaranja usta kada trebate otvoriti uši. Sjetite se pravila "dva uha, jedna usta" kako biste iskoristili najviše pitanja.
Okoliš i komunikacija
Gore navedene komponente komunikacije potiču zajedničko značenje kada zajednički djeluju kako bi učinkovito dostavili poruku. Radno okruženje u kojem se te komponente odvija također utječe na komunikaciju i jesu li komunikacija primljena.
Kada postavljate važeća pitanja, gradite odnos i potaknite samopouzdanje. Pitanja čine drugi dio temelja za komunikaciju na radnom mjestu koji dijeli značenje
U radnom okruženju koje naglašava otvorenu komunikaciju, uključenost zaposlenika i zajedničke ciljeve , komunikacija češća i učinkovitija. No, očekivanja za značajnom komunikacijom postavljaju bar više u tim najboljim radnim mjestima. Dakle, čak iu visokom moralu , radna okruženja usmjerena na zaposlenike, zaposlenici se žale da ne znaju što se događa.
Zbog svih komponenti i ukupnog okruženja pojedinog radnog mjesta, komunikacija ostaje izazovna. Starija pitanja o tome tko treba znati što i kada trebaju znati nikad se nikada nisu u potpunosti odgovorili samo na zadovoljstvo bilo koga.
Pritužbe zaposlenika zbog previše informacija, nedovoljnih informacija, pa čak i preopterećenja informacija, nastavit će rezonirati na radnim mjestima. Nikada nećete izliječiti problem komunikacije, ali s predanošću i pažnjom možete povećati učinkovitost i vaše međuljudske komunikacije i komunikacije na radnom mjestu .
Više vezano uz učinkovito komunikaciju na radnom mjestu