Medicinske informacije zaposlenika nikada nisu pronađene u osobnoj dokumentaciji zaposlenika
Budući da medicinska datoteka sadrži osjetljive i povjerljive informacije, mora se nalaziti na sigurnom, zaključanom, nepristupačnom mjestu.
Kabinet za arhive koji sadrži medicinske datoteke zaposlenika također treba zaključati, a osoblje HR-a trebalo bi imati samo ključeve. Pristup medicinskim datotekama zaposlenika ograničen je samo na osoblje ljudskih resursa.
Zakon o pokretljivosti i odgovornosti zdravstvenog osiguranja iz 1996. (HIPAA) zahtijeva od poslodavaca zaštitu medicinskih zapisa zaposlenika kao povjerljive; medicinske evidencije treba pohraniti odvojeno i osim drugih poslovnih evidencija. Nikad ne pohranjujte medicinske zapise zaposlenika u opće zapisnik zaposlenika.
Zbog povjerljivosti informacija, zapisi moraju biti izolirani iz datoteka koje zaposlenici, poput nadzornika ili upravitelja mogu pristupiti. (Zapravo, to se također preporučuje za osobne datoteke općenito - daju samo pristup ljudima).
Sadržaj medicinske datoteke zaposlenika
To su vrste stavki koje treba sigurno pohraniti u medicinskoj datoteci zaposlenika. Ako ste u nedoumici, zaboravite na stranu zaštite medicinskih informacija vaših zaposlenika.
- Zahtjevi i obrasci zdravstvenog osiguranja
- Zahtjevi i oblici osiguranja života
- Određene informacije o korisnicima
- Prijave za bilo koju drugu naknadu za zaposlenike koje bi mogle zahtijevati medicinske informacije poput osiguranja vida
- Zahtjevi za plaćeni ili neplaćeni medicinski dopust
- Zakon o obiteljskom liječenju i prestanku rada (FMLA) i povezane prijave i papire
- Liječnik-potpisan FMLA papirologija
- Dokumentacija o bolestima člana obitelji ili djeteta za koje se prijavljujete za FMLA vrijeme pružanja stalne brige
- Medikalno srodna dokumentacija o dopustu za zaposlenike koji ne ispunjavaju uvjete za FMLA odmor
- Liječnički pregled, bilješke, dopisivanje i preporuke
- Medicinski povezani isprike zbog odsutnosti ili zakašnjenja od liječnika
- Medicinska ograničenja posla s dokumentacijom od preporučujućeg liječnika
- Izvješća o nesrećama i ozljedama, uključujući dokumente potrebne za OSHA
- Radnička izvješća o naknadi štete ili bolesti
- Bilo koji drugi obrazac ili dokument koji sadrži privatne medicinske podatke o zaposleniku.
Ako čuvate te datoteke 100 posto povjerljive, vaši zaposlenici će vam povjeriti, a vi ćete podupirati duh i značenje zakona.
Odricanje od odgovornosti: Napominjemo da navedeni podaci, iako autoritativni, nisu zajamčeni za točnost i zakonitost. Stranicu čitaju publika širom svijeta, a zakoni i propisi o zapošljavanju razlikuju se od države do države i zemlje do zemlje. Tražite pravnu pomoć ili pomoć od državnih, saveznih ili međunarodnih državnih resursa kako biste bili sigurni da su vaša pravna tumačenja i odluke ispravne za vašu lokaciju. Te informacije služe kao smjernice, ideje i pomoć.