Kako se zaposlenici plaćaju natrag kada potroše novac na posao?
Putni troškovi mogu uključivati smještaj, letove, zemaljski prijevoz, savjete za radionice, obroke i druge slučajne troškove koje zaposlenik može doživjeti na putu.
Ostali poslovni troškovi mogu uključivati stavke kao što su uzimanje klijenata ili potencijalnih zaposlenika na ručak, kupnju knjiga ili drugih obrazovnih materijala koje poslodavac pokriva ili vožnje troškova za recikliranje imovine tvrtke.
Vrste troškova koje će organizacija nadoknaditi nalaze se u poslovnim putovanjima, zabavama i općim pravilima o povratnim troškovima tvrtke u priručniku zaposlenika . Upoznajte se s pravilima vaše tvrtke jer vaš poslodavac može pokriti troškove koji variraju kao suho čišćenje i teretana članstva na produženim putovanjima.
Zabava za klijente na poslovnim putovanjima još je jedan povratni trošak, ali poznaj politiku vaše tvrtke tako da ne premašite ograničenja potrošnje. Želite pokazati gostoljubivost i pristojnost bez prekoračenja proračuna vašeg poslodavca za takve izdatke.
Popularni sada su kreditne kartice tvrtke koje su povjerene ljudima koji su viši zaposlenici i drugim zaposlenicima koji često moraju putovati za posao.
Umjesto da plaćaju troškove vlastitim novcem, zaposlenici naplaćuju sve osim incidenata i savjeta na kreditnu karticu tvrtke.
To je praktičan pristup naknadi troškova za zaposlenika jer se zapisi o kreditnoj kartici bilježe točni troškovi bez da zaposlenik mora štedjeti priznanice i popuniti izvješća o troškovima putovanja.
Ispunjavanje izvješća o isplati rashoda
U oba slučaja korištenja kreditne kartice tvrtke i plaćanja gotovine, zaposlenici će vjerojatno morati popuniti izvješće o naknadi troškova nakon povratka s putovanja. Uz tvrtku kreditnu karticu, morat će objasniti manje od očitih troškova koji se pojavljuju na računu kreditne kartice (mnogo lakše nego što morate ispuniti izvještaj o troškovima). Također će naplatiti tvrtku za dodatne troškove koje su platili vlastitim novcem ili kreditnom karticom.
Kada zaposlenik isplati gotovinu, morat će popisati i povremeno opravdati svaki trošak za koji se traži naknada. One se preispituju računovodstveno kao i izjave tvrtke kreditne kartice. Neopravdani trošak, ili onaj koji je isključen politikom tvrtke, nije nadoknađen - dakle, potrebu poznavanja pravila tvrtke o poslovnom putovanju.
Većina tvrtki postavlja datum po kojem se moraju podnijeti izvješća o naknadi troškova kako bi se osiguralo da zaposlenici budu nadoknađeni i za pravilno računovodstvo. Zaposlenici trebaju pažljivo pratiti ova pravila jer neke organizacije ne vraćaju troškove koji su uključeni nakon roka. Upoznajte pravila tvrtke.
Druga metoda za plaćanje troškova poslovnih putnika zaposlenika je s dnevnikom .
Neobična čitačica u vezi s naknadom troškova
Čitatelj je pitao: "Naši vanjski prodajni predstavnici imaju velike teritorije (više država) i putuju rutinski, često tražeći noćenja. Na moju je pozornost poslana preko računovodstvenog odjela, da je prodavač poslao kućnog ljubimca s njima na jednom takvom putovanju i naplaćivala naknadu za hotelski ljubimac na kreditnu karticu tvrtke, te je tvrdila da hotel ne bi odvojio takvu naknadu i planirala je nadoknaditi društvo.
"Iznenađen sam i tražim prijedloge o tome kako se nositi s ovom situacijom. Moje ljudske instinkte kažu da pišem tog zaposlenika zbog zloupotrebe sredstava tvrtke, ali dobivam otpor od menadžmenta prodaje koji žele da napravim određenu pravila o ljubimcima.
"Naša upotreba kreditne kartice tvrtke jasno kaže:" Ova se kartica upotrebljava samo za SAMO TROŠKOVE TVRTKE.
Osobna uporaba kartice može rezultirati oduzimanjem kartice ili otkazu. Pored toga, prodajni predstavnici će biti odgovorni za neovlaštene troškove. " Jeste li pisali o takvoj temi u prošlosti? "
Odgovor na HR: Evo što trebate uzeti u obzir. Je li zaposlenik otišao u računovodstvo i objasnio problem koji hotel nije mogao odvojiti kućne troškove? Ili, je li uhvaćena pomnim pregledom njezinih troškova u računovodstvu?
Prvo, teško je vjerovati da hotel nije mogao odvojiti kućne troškove. Drugo, ako hotel nije mogao izdvojiti naknadu za kućnog ljubimca, kako je znala što vratiti računovodstvu?
Ako je planira platiti pristojbu za kućnog ljubimca samo ako je uhvaćena i nije dobrovoljno ponudila plaćanje, s obzirom na vašu politiku, ona zaslužuje disciplinski postupak . To bi također ovisilo o tome kako ste se u prošlosti odnosili na slične situacije. Jesu li drugi zaposlenici nadoknadili tvrtku za razne troškove i nisu primili disciplinske mjere?
Često kada pogledate situaciju, naći ćete da postoji politika s jedne strane i kako je implementirana i primijenjena s druge strane. Vi ne želite tretirati ovu osobu drugačije nego što su drugi zaposlenici tretirani u prošlosti.
Disciplinska akcija nije u redu ako drugi zaposlenici jednostavno nadoknađuju tvrtku u prošlosti za slične troškove. Sjeti se da nisam odvjetnik pa je to samo mišljenje HR kolege.
Izrada politike o putovanjima za kućne ljubimce nije preporučljiva jer to je primjer tvrtke koja se miješala u osobni život jednog zaposlenika. Ako zaposlenici žele platiti kućni ljubimac da putuju s njima, nije zabrinutost tvrtke.
Dok god kućni ljubimac ne utječe na troškove stanovanja ili na sposobnost sudjelovanja u poslovnim svrhama putovanja, to nije posao poslodavca. Zaposlenik bi, naravno, trebao platiti bilo kakvu dodatnu naknadu koju putujući kućni ljubimac proizvodi.
Vaša putnička politika malo je zbunjujuća i mogla bi upotrijebiti jačanje u dijelu koji se odnosi na "odgovorni za neovlaštene troškove" kada je politika već izjavila da su dopušteni samo troškovi tvrtke.
Više: 10 savjeta za smanjenje troškova poslovnih putovanja Želite li zaposlenici dijeliti sobe?
Odricanje od odgovornosti: Napominjemo da navedeni podaci, iako autoritativni, nisu zajamčeni za točnost i zakonitost. Stranicu čitaju publika širom svijeta, a zakoni i propisi o zapošljavanju razlikuju se od države do države i zemlje do zemlje. Tražite pravnu pomoć ili pomoć od državnih, saveznih ili međunarodnih državnih resursa kako biste bili sigurni da su vaša pravna tumačenja i odluke ispravne za vašu lokaciju. Te informacije služe kao smjernice, ideje i pomoć.