Poslodavac ima dobre razloge za zadržavanje nekoliko osobnih dosjea - neke zakonske i neke za najbolje prakse u zapošljavanju.
Dokumentacija je potrebna kako bi poslodavac imao točan prikaz povijesti zapošljavanja zaposlenika. Dokumentacija podupire odluke poslodavca i može štititi poslodavca u ispravno očuvanoj tužbi.
Sadržaj osobne datoteke pruža povijesni pregled važnih događaja tijekom karijere zaposlenika. Podržavaju odluke koje se donose o zaposleniku i njegovoj karijeri. Oni pokazuju obrazloženje poslodavca iza zapošljavanja, promocija, prijenosa, nagrada i priznanja te odluka o pucanju.
Različite smjernice povezane su s različitim vrstama osobnih datoteka
Budući da se preporučuje nekoliko vrsta osobnih datoteka, različita pravila i smjernice povezane su sa svakom vrstom osobne datoteke.
- Svaka vrsta osobne datoteke ima drugačiji razlog za postojeće i različite sadržaje, na temelju toga razloga.
- Svaka vrsta osobne datoteke se drži drugačije.
- Pristup osobnoj datotečnici ograničen je na određene zaposlenike u većini organizacija. Različite vrste osobnih datoteka imaju različite smjernice za pristup.
- Pristup zaposlenicima u njegovu ili njezinu osobnu datoteku dopušten je, ali većina poslodavaca postavlja smjernice za pristup zaposlenicima s pravilima pristupa osobnim datotekama u priručniku zaposlenika . (Različita država i jurisdikcija imaju različita pravila, stoga ažurirajte svoju lokaciju.)
Većina organizacija ne dopušta upravitelju zaposlenika pristup opće osobne datoteke. Očekuju od menadžera da zadrže relevantnu dokumentaciju u svojoj radnoj dokumentaciji koja nije službena datoteka osoblja.
- Odjel za ljudske resurse posjeduje i odgovoran je za zapisnik osoblja.
Preporučene osobne datoteke
Evo vrste preporučenih osobnih datoteka i što trebate znati o radu s njima.
Osobna datoteka zaposlenika
Ovo je glavna datoteka osoblja koju poslodavac održava za svakog zaposlenika. Osobna datoteka pohranjuje povijest zaposlenja svakog zaposlenika. To je ono što trebate znati o datotekama osoblja zaposlenika.
Medicinska datoteka
Medicinski dokument zaposlenika ima ozbiljna zakonska ograničenja koja poslodavac mora znati i paziti. Evo što trebate znati o povjerljivosti i sadržaju medicinske datoteke zaposlenika.
Dozvola za plaće
Pristup zaposleniku za zaposleničku evidenciju plaće manje je ograničavajući od pristupa medicinskoj ili osobnoj datoteci. Datoteka plaća sadrži podatke o plaći, odabiru pogodnosti , promjenama stopa plaća, oprostima i drugoj zakonskoj dokumentaciji koja utječe na plaću zaposlenika. Različiti računovodstveni i kadrovski djelatnici pristupaju informacijama u listi plaća.
I-9 Datoteka za zaposlenike
Zbog pristupnih prava različitih vladinih agencija slijedite najbolju praksu održavanjem zasebne datoteke za obrasce zaposlenika I-9 . Saznajte više o pohranjivanju I-9 oblika.
Pregled osobnih datoteka
Želite samo kratke i osnovne pojedinosti o datotekama osoblja zaposlenika ? Ovdje pogledajte pregled datoteka zaposlenika zaposlenika.
Pravila o pristupanju osobnim datotekama za zaposlenike
Želite omogućiti svakom zaposleniku da zna što je u njegovom ili njezinom osobnom dokumentu , ali morate kontrolirati cjelovitost, potpunost i temeljitost datoteke. Održavanje povjerljivosti zaposlenika i poslodavca i ograničenog pristupa osiguravaju se pravilima o pristupanju osobnim datotekama.
Što ne uključiti u osobnu datoteku zaposlenika
Tražite smjernice o sadržaju koje nikada ne bi trebale biti uključene u datoteku osoblja zaposlenika? Ovdje su moje najbolje preporuke o sadržaju koje želite zadržati ili na odvojenoj, neformalnoj lokaciji ili uopće ne zadržite. Čuvanje nepotrebnih i čisto dokumentiranih dokumenata može vas povrijediti.
Dokumentacija
Znaš li koja je dokumentacija ? Riječ, dokumentacija, često se pojavljuje u svijetu zapošljavanja i ljudskih resursa. Ali, ovdje je temeljito objašnjeno značenje dokumentacije i zašto biste htjeli dokumentirati posebne događaje za zapošljavanje.
> Odricanje od odgovornosti: Napominjemo da navedeni podaci, iako autoritativni, nisu zajamčeni za točnost i zakonitost. Tražite pravnu pomoć ili pomoć od državnih, saveznih ili međunarodnih državnih resursa kako biste bili sigurni da su vaša pravna tumačenja i odluke ispravne za vašu lokaciju. Ove informacije služe samo kao smjernice.