Evo što trebate znati o sadržaju osobnih datoteka
- Poslodavac želi imati točne informacije korisne i organizirane kada vam je potreban pristup informacijama iz bilo kojeg razloga. Promjene u hitnim kontaktima, adrese zaposlenika, praćenje ocjena rada , disciplinskih pisama , priznavanja zaposlenika i materijala za aplikaciju za zapošljavanje primjeri su vrsta informacija koje će poslodavac željeti brzo pristupiti.
- Poslodavac treba zadržati dokumentaciju o osobnim pitanjima kao što su odabir zaposlenika, izvedba, radna povijest, obrazloženje naknade i aplikacije interne promocije , da spomenemo samo nekoliko.
Zahtjev EEOC-a , tužba ili čak potreba za opravdanjem nedostatka podizanja ili promocije zaposleniku zahtijeva da je poslodavac prikupio i zadržao ovu vrstu dokumentacije zaposlenika. - Neki zapisi zaposlenika zahtijevaju savezne ili državne vlade za poslodavce da zadrže. Organiziranje informacija zaposlenika u osobnoj datoteci ima smisla za pristup i pravnu usklađenost i spremnost.
Vrste osobnih datoteka
Poslodavac općenito održava nekoliko vrsta osobnih datoteka, za poslovnu uporabu, za povjerljivost zaposlenika, za privatnu zaštitu zdravlja i za zakonsku usklađenost. Nisam svjestan bilo kojeg zakona koji kaže koliko je datoteka poslodavac dužan zadržati.
Međutim, postoje mnogi zakoni, a postoje osobne najbolje prakse za povjerljivost zaposlenika, koje reguliraju sadržaj osobnih datoteka i tko ima pristup tim informacijama.
To su osobne datoteke koje većina poslodavaca u SAD-u održava. (Svjetski zakoni i prakse mogu se razlikovati.)
- Datoteka osoblja : Ovo je glavna datoteka zaposlenika koja sadrži povijest radnog odnosa.
- Dozvola za plaće : Želite li zadržati zasebnu datoteku za sve probleme vezane uz plaće vezane uz plaću i naknade.
- Medicinski dokument zaposlenika : Federalni Zakon o pokretljivosti i odgovornosti zdravstvenog osiguranja iz 1996. (HIPAA) zahtijeva od poslodavaca da zaštite medicinske zapise zaposlenika kao povjerljive.
- I-9 Oblici zaposlenika : Morate zadržati zasebnu datoteku za sve zaposlenike (a ne po zaposleniku) I-9 oblika jer ne želite da vladini zaposlenici, koji su ovlašteni provjeriti ove obrasce u različitim okolnostima, gledaju kroz svoje glavne, povjerljive datoteke osoblja zaposlenika.
Pristup zaposlenicima osobnim datotekama
Zaposlenicima je dopušteno pristup njihovim osobnim dosjeima zaposlenika pod vodstvom i nadzorom osoblja ljudskih resursa. Osobni dosje zaposlenika smatra se vlasništvom poslodavca koji je odgovoran za njihovo održavanje i zaštitu.
Uzorak pravila o osobnoj evidenciji
Slijedeći primjer je pravila osobnih datoteka za upotrebu u vašoj tvrtki. Razgovara o različitim datotekama koje se preporučuju i tko bi trebao imati pristup svakoj datoteci.
Uzorak pravila
Tvrtka održava tri datoteke zaposlenika za svakog zaposlenika.
Za svaki zaposlenik tvrtke (naziv vaše tvrtke) održava se osobna datoteka . Ove osobne datoteke sadrže povjerljive dokumente i njima upravlja i održava osoblje ljudskih resursa.
Pristup ovoj datoteci ograničen je na osoblje HR-a i pretpostavlja da upravitelj svakog zaposlenika održava svoju datoteku s dokumentima koji su relevantni za radno djelovanje zaposlenika.
Tipični dokumenti u osobnoj datoteci obuhvaćaju aplikaciju za zapošljavanje, obiteljsku kontaktnu službu za hitne slučajeve, dokumentiranu povijest akcije discipliniranja, životopis, priručnik zaposlenika i poslodavac na radnom mjestu koji se prijavljuje s listovima, aktualnim osobnim podacima i reference na posao.
Nisu sve osobne datoteke sadrže iste dokumente, ali svaka datoteka osoblja ima neke dokumente koji su isti.
Dozvole za plaćanje se također održavaju; platne liste sadrže povijest radnih mjesta zaposlenika, odjela, promjene naknade i tako dalje. Pristup dosjeu plaća ograničen je na odgovarajuće računovodstvene i kadrovske službe.
Također se održava i medicinska datoteka zaposlenika . Sadržaj medicinske datoteke nije dostupan nikome osim osoblju zaduženom za ljudske resurse i zaposlenika čija se evidencija zadržava u datoteci. Na vašem imenu tvrtke), medicinske datoteke primaju najviši stupanj sigurne pohrane i povjerljivosti.
Zaposlenik može pregledati njegovu ili njezinu osobnu datoteku kontaktirajući osoblje osoblja s ljudskim resursima tijekom normalnog radnog vremena. Nijedan zaposlenik ne smije mijenjati niti ukloniti bilo koji dokument iz svojeg osobnog dokumenta koji se mora pregledati u nazočnosti osoblja HR djelatnika.
Također poznat kao datoteke zaposlenika, evidencija zaposlenika, datoteke za ljudske resurse, dokumentacija
Odricanje od odgovornosti - Napominjemo:
Susan Heathfield ulaže sve napore kako bi ponudila točne, zajedničke smjernice, etičko upravljanje ljudskim resursima, poslodavac i savjetovanje na radnom mjestu na ovoj web stranici i povezano s ove web stranice, ali ona nije odvjetnik i sadržaj na web mjestu, dok autoritativno, nije zajamčeno za točnost i zakonitost, i ne treba ga tumačiti kao pravni savjet.
Web mjesto ima svjetsku publiku, a zakoni i propisi o zapošljavanju razlikuju se od države do države i zemlje do zemlje, tako da stranica ne može biti konačna za sve na vašem radnom mjestu. Ako ste u nedoumici, uvijek potražite pravni savjet ili pomoć državnih, saveznih ili međunarodnih vladinih resursa kako biste bili sigurni da su vaša pravna tumačenja i odluke ispravne. Informacije na ovoj web stranici su samo za smjernice, ideje i pomoć.