Ipak, ponekad se moramo upoznati. I da, postoje dobri savjeti stručnjaka o upravljanju vremenom, kontroli dnevnog reda i pravilima.
Fokus je malo drugačiji, nudeći nekoliko pokušao i istinito usmjeravanje koje će upraviteljima pomoći pet zajedničkih tipova sastanka u bezbolne i produktivne događaje.
Pet zajedničkih rješenja za sastanke
1. Uklonite smrt pomoću ažuriranja "Around the Table" . Znate ovaj sastanak. Srušite osamnaest ljudi u sobi, a zatim zahtijevajte od svake osobe da podijeli ažuriranje koje obično zvuči kao pokušaj opravdavanja njihovog postojanja i stvaranje slučaja za njihovo osposobljavanje u velikoj dvorani slavnih zaposlenika. Glavni izvršni direktori i viši vođe poznati su zbog vođenja tih sastanaka, naivno vjerujući da je to sjajan način da svatko čuje što se događa diljem tvrtke. U stvarnosti, ljudi uglavnom podešavaju i usredotočuju se na planiranje vlastitih ažuriranja koje nitko neće slušati.
Umjesto toga, svakako, spojite se sa svojim vršnjacima, članovima tima ili ključnim kolegama, ali nemojte podleći pristupu "oko stola". Ponudite informacije na temelju iznimke.
Dijelite relevantne vijesti, uključujući financijske rezultate, velike korisničke pobjede ili ažuriranja na inicijativama širom organizacije. Također, proširite ponudu za pojedince da podignu važna pitanja. Ako je došlo do nešto vrijednog i nedovoljno poznatog, netko bi ga trebao podijeliti. Ako jedna grupa treba pomoć od druge grupe, podignite zahtjev.
Inače, nemojte prisiljavati sve sudionike na dijeljenje.
2. Sastanci statusa općenito. To mogu biti brutalni ubojice vremena, osobito kada se zaključavaju kao ponavljajući događaji i slabo se upravljaju.
Umjesto toga : Nikad ne nazovite sastanak za nešto što možete podići. Iskoristite tehnološke alate dana kako biste osigurali da vaši radni timovi održavaju aktualno i vidljivo ažuriranje statusa gdje ih svi mogu vidjeti klikom miša. Ako morate sastajati smanjiti planirano vrijeme sastanka na pola ili, upotrijebiti agilne pristupe i pokrenuti kratke "stand-up" sjednice. Budite drakonski o digresijama i ometanjima koja produljuju ove sesije. Usredotočite se na dijeljenje statusa i zahtijevajte od ljudi da se bave pitanjima izvan ovog foruma.
3. Nesustavno brainstorming sastanke. Većina brainstorming sastanaka su tako slabo olakšana da smo završili potiskuju ideje, podupire šef ideje ili stvaraju velike liste cool stvari na post-to koji nikada nisu čuli niti vidjeli ponovno.
Umjesto toga: radite za definiranje teme brainstorminga i dijelite ga s pozvanima ispred sjednice. Prikupiti njihov unos i objediniti ga te ga objaviti ili dijeliti bez pripisivanja ideja. Upotrijebite živu sesiju da biste skočili i izradili predložene ideje, dodavši ih na popisu.
Oduprite se potrebama za procjenu ideja u ovoj sesiji. Uključite druge tehnike koje umanjuju pritiske socijalizacije, poput pisanja mozga. I iznad svega, konsolidirajte ideje i stvorite postupak za njihovo procjenjivanje te ih arhivirajte za jednostavnu grupnu referencu u budućim sjednicama i situacijama.
4. Operativni pregledi koji čine Inkviziciju izgledaju pitom. Ako ste ikada pretrpjeli tijekom sjednice, gdje je vođa sastanka - obično izvršni - usredotočuje se na neku funkciju koja se bori ili traži slabu točku u svakoj prezentaciji, a zatim na neželjenu poštu čuva glasnike, znate koliko je taj format destruktivan. Nemojte ovjekovječiti taj proces.
Umjesto toga: zadržite dubinske funkcionalne zaruke i korporativne proktološke ispite privatne i usredotočite se na dijeljenje ključnih pokazatelja poslovanja, problema i prilika.
Skupni sastanak nije vrijeme ni mjesto za razdvajanje slabijeg područja ili pojedinca. Postavite praćenje sastanka na licu mjesta, ali ne postavljajte svi drugi na vaš vidljivi unakrsni ispit o ovom pitanju. Nemojte odustati od odgovornosti za poboljšanjem, ali uklonite okrutnost i što znači javno zlostavljanje od repertoara upravljanja sastankom.
5. Susreti koji postavljaju pitanja koja zahtijevaju spontane odluke. Čudno ili ironično, soba za sastanke jedno je od najgorih mjesta za brze odluke . Prvo postavljanje pitanja i pozivanje na odluku stavlja ljude na licu mjesta i oni će vas zamjeriti da koristite ovaj pristup.
Umjesto toga: neprestano radite ispred grupnih sastanaka kako biste angažirali ključne dionike o pitanjima i mogućnostima. Potražite njihov unos, ponudite svoje perspektive i radite na brokiranju zajedničkih interesa. Upotrijebite forum za sastanke kako biste provjerili interese dionika i utvrdili njihove preporuke. Iako još uvijek nećete dobiti neposrednu odluku bez daljnjeg koraka ili dva, bit ćete ojačali svoje radne odnose sa svojim radom prije sastanka.
Bottom-Line za sada:
Mi smo komunalni stvorenja po prirodi, pa čak i s različitim tehnološkim alatima koji nam omogućuju povezivanje bez da budemo na istom mjestu, ponekad samo pomaže da budemo licem u lice. Iskoristite ovo vrijeme mudro i pokazujte svoje poštovanje prema sudionicima tako što ćete sastajati sastanke koji smanjuju vrijeme ulaganja i maksimaliziraju kvalitetno dijeljenje informacija u neprikladnom okruženju.