Ti 10 savjeta učinit će zaposlenicima uvažavanje vaših sastanaka
Ljudi su zainteresirani, ali najučinkovitiji sastanci privlače pozornost s pitanjima i odgovorima koji izazivaju misao, audio-vizualne sadržaje i sudjelovanje. Ovi savjeti vam donose uspjeh.
- Započnite sastanke, prezentacije i treninge pomoću leda ili zagrijavanja. Na velikom sastanku ili kratkom sastanku, ledolomac može biti jedno pitanje koje ljudima razmišlja i razgovara sa svojim susjedom. Kao primjer, postavite pitanje koje uzrokuje da ljudi podignu ruke. Duljina ledenog prekidača ovisi o duljini vašeg sastanka, stoga planirajte mudro.
- Razvijanje načina prezentacije. Ako svaki govornik razgovara s publikom, u obliku predavanja, čak i zainteresirane glave uskoro će klimnuti glavom. Zamolite ljude da razgovaraju u malim skupinama.
Koristite audiovizualne materijale kao što su videozapisi, slajdovi i prezentacije i slike programa PowerPoint. Ako govorite o novom slikarskom procesu, prikažite svoje zaposlenike prije i poslije obojenih dijelova. Proširite pozitivne klijentske ankete i komentare. - Pozovite gostujuće govornike za sudjelovanje publike i uzbuđenje. Vaši klijenti imaju puno toga da kažu vašoj radnoj snazi o njihovim potrebama i zahtjevima kvalitete. Jedna klijentela koja udruge s neprofitnim i dobrotvornim udrugama ima gostujuće govornike iz organizacija koje primaju svoje donacije. Zvučnici iz organizacija koje vaši zaposlenici podržavaju financijski su dinamit.
- Potaknite pitanja kako biste dobili dijalog koji ide. Zamolite ljude da zapišu svoja pitanja prije sastanka i tijekom sastanka. Dopustite vrijeme za pitanja usmjerena svakom govorniku dok idete.
Ako ne možete odmah odgovoriti na to pitanje, obavijestite ljude s kojima ćete se vratiti kada dobijete točan odgovor. Ako pitanja prekorače vrijeme, zakazujte sastanak na temu.
- Često zanemarena, ali presudna, uspješna taktika sastanka je zamoliti svakog govornika da glasno ponavlja svako pitanje koje mu je postavljeno. Osoba koja postavlja pitanje tada zna da je govornik razumio pitanje. Drugi ljudi koji su prisustvovali sastanku mogu čuti i znati i pitanje, ne samo pretpostavljati pitanje - možda pogrešno - od odgovora govornika.
- Postavite ciljeve za periodski sastanak. Ne možete predstaviti svaki aspekt poslovanja tvrtke u jednom satnom sastanku. Dakle, odlučite o važnim, pravodobnim pitanjima i potrošite vrijeme sastanka na njih. Uzmite u obzir i interese većine sudionika.
Imajte na umu da imate druge načine za komuniciranje podataka tvrtke koji uključuju programe kao što su Yammer, Google Hangouts, GoToMeeting, Skype za tvrtke, Flowdock, e-mail i IM. Komunikacija strateških informacija o tvrtki ne mora se održati na sastanku. - Pažljivo formulirajte dnevnik . Utvrdite potrebe i interese većine sudionika. Počnite s dobrim vijestima koje će sudionici osjećati dobro.
Promijenite redoslijed govornika na dnevnom redu svaki mjesec. Ne želite da ljudi dosadi istovjetnosti. Distribuirajte potrebne stavke diljem dnevnog reda tako da ljudi ne podešavaju kraj sastanka ili smatraju da su posljednje stavke manje važne. - Članak u Wall Street Journalu, prije nekoliko godina, izjavio je da bi američki menadžeri uštedjeli 80% vremena kada bi ih otpali na sastancima, ako ispravno izvrše dvije stvari. Prvi je uvijek imao dnevni red. Drugi je trebao početi na vrijeme i završiti na vrijeme . Dodat ću da morate dopustiti svakom zvučniku koliko vremena potrebno za pokrivanje njihove teme. Držite ih u svoje vrijeme - lijepo.
- Organizirajte fizičko okružje kako bi ljudi bili pozorni na sadržaj sastanka. Nitko ne smije sjediti iza ili na stranu zvučnika. Provjerite jesu li mjesta za sve sudionike, a ako je potrebna bilježenja, također je potrebno napisati površinu. Provjerite jesu li vidljivi vidici i da ljudi mogu čuti. Možda ćete morati koristiti mikrofon. Možete proći rekvizite ili uzorke oko prostorije za gledanje.
- Nikad ne podcjenjujte moć hrane na sastanku. Hrana opušta atmosferu, pomaže da se ljudi osjećaju ugodno, pomaže ljudima da održe pozitivnu razinu energije i grade prijateljstvo tima. Osigurajte da zadovoljavate raznolike potrebe vaše grupe s hranom koju poslužite. Kao primjer, osim voća i voća nude i voće i jogurt. Ponuda vegetarijanskih i košerskih hot doga s redovitim frankovima.
Što vam je potrebno za uspješan sastanak:
- Zvučnik ili stola
- Mikrofon
- dnevni red
- Vizualna pomagala