Odaberite najbolje riječi za bilo koju situaciju.
Svrha povratnih informacija
Svrha povratne informacije je pojačati pozitivna ponašanja koja doprinose učinkovitosti ili koja eliminiraju negativna ponašanja koja mogu oštetiti izvedbu.
Davanje povratnih informacija jedan je od najvažnijih dijelova posla upravitelja. Dobri zaposlenici trebaju i žele znati kako rade i učinkoviti menadžeri naporno rade na svladavanju umjetnosti i procesu vođenja teških razgovora i nudeći pohvalne pohvale .
Svi imamo svoje slijepe točke, a menadžer koji je usredotočen na razvoj zaposlenika može pomoći otvoriti oči zaposlenika onim slijepim točkama. On može trenirati zaposlenike o tome kako poboljšati.
Učinkovita povratna informacija
Učinkovita, pozitivna povratna informacija bi trebala biti:
- Specifična: doći do točke. Nemojte vući druge polu-srodne ili slične incidente u razgovor. Usredotočite se na jedan događaj po razgovoru.
- Iskreno: Ako imate sukob osobnosti s pojedincem, razmislite o tome da se pomogne drugom nadgledniku da proslijedi povratnu informaciju, a ne da izađe kao da vam je pohvalno, ili još gore, pohvalno, da ste pretjerano oštri oko pogreške.
- Pravovremeno: Problemi s adresom dok se pojavljuju, a ne nakon što se negativne navike uspostave. Dajte nagrade zahvalnosti ubrzo nakon što je zaposlenik postigao nešto. Događaj će i dalje biti svjež u umu zaposlenika kako bi ga mogao staviti u kontekst i ponovno poduzeti isti pristup.
- Značajna ili bihevioralna: povratne informacije trebale bi se izravno odnositi na posao ili kako pojedinac rukovodi poslom.
- Nešto što osoba može promijeniti: ako je promjena težak izazov, ponudite prijedloge ili pomoć u najmanju ruku. Neka zaposlenik preuzme prvi korak u pravom smjeru.
Evo nekih uobičajenih vrsta povratnih informacija, s dobrim i lošim uzorcima pjesama za svaku.
Povratne informacije o izvedbi posla
Pozitivan primjer: "Bill, prošli tjedan premašili ste svoj proizvodni cilj za 20 posto. Odličan posao. To će nam stvarno pomoći da ispunimo sveukupnu proizvodnju biljaka i financijske ciljeve. Kako si to napravio?"
Slabo je primjer: "Bill, samo sam primijetio da si prošli mjesec premašio svoj proizvodni cilj. Cilj ovog mjeseca povećat će se za 20 posto. "
Jadni primjer: " Bill, primijetio sam da ste prošli mjesec prekoračili svoj proizvodni cilj. Nadam se da to ne znači da ćete tražiti podizanje".
Prvi primjer ukazuje na zanimanje za Billove vještine, dok Bill nije primio nijednu nagradu za svoju uzornu produkciju u drugom ili trećem odgovoru. Zapravo, ova dva odgovora vjerojatno su ga uvjerila da se ne bi trebao truditi ponoviti tako puno posla.
Povjerljivost ponašanja
Pozitivan primjer: "Nancy, primijetila sam jutros na sastanku da ste dobili obrambene kada su vaši podaci izazvani tijekom prezentacije. Kad je Amy postavila pitanje o vašim proračunima, bila si u kratkom s njom i rekla joj da mora vjerovati da znaš kako da radiš svoj posao. Kad ste joj tako odgovorili, zaustavila je ostatak sastanka i činila se ljutitim. Trebate joj podršku, i pitam se hoćete li sad imati. Koje su tvoje misli?"
Jadni primjer : "Nancy, pukla si Amyju na sastanku prošlog tjedna. Morate kontrolirati tjeskobu. "
Jadni primjer: "Nancy, pokušaj ostaviti svoje osjećaje kod kuće. Vaš odgovor na Amy bio je vrlo neprofesionalan."
Već je utvrđeno da Nancy ne reagira posebno na kritike. Nećete je uvjeriti da poboljša njezino ponašanje tako što ju kritizira dalje. Prvi odgovor zatraži pomoć u rješavanju situacije.
Povratne informacije o karijeri
Pozitivan primjer: "Matt, mislim da imate potencijal vodstva. Pokazali ste sposobnost motivacije timova, možete se baviti dvosmislenošću i brzo ste proučavali. Je li vam vodstvo ono što vas zanima za istraživanje? "
Loš primjer: "Matt, čestitam, promoviram te!"
Slabo je primjer: " Čini se da biste mogli biti zainteresirani za više uloge vodstva, ali mislim da se sada trebate usredotočiti na sadašnje odgovornosti za posao".
Niste pružili pravi ulaz u drugom odgovoru. Zašto ga promoviraš? Dajte Mattu nešto za izgradnju i biti ponosan, kao što je navedeno u prvom odgovoru. Treći odgovor zapravo obeshrabruje Matta da ne razbere te vještine.
Reputacijska povratna informacija
Pozitivan primjer: "Lisa, čula sam i primijetila da su naši novi zaposlenici dolazili k vama radi savjeta kako uspjeti u našoj kulturi. Izgleda da razvijaš ugled kao nekoga tko stvarno razumije kako radimo stvari ovdje. To je odlično. Hvala vam što ste im pomogli, jako mi se zahvaljujem. Vi ste uzor za naše vrijednosti, a sigurni smo da naši noviji djelatnici cijene vaš savjet. "
Jadni primjer: "Lisa, počinjete razvijati reputaciju kao žalitelja. Pokušajte ostati još pozitivniji. "
Slabašni primjer: "Lisa, molim vas da se suzdržite od raspravljanja o osobnim problemima s našim novim zaposlenicima, to je radno mjesto. Nemamo vremena i sklonost da se uletimo u kulturna pitanja."
Zaposlenici reagiraju na pohvale. Prvi primjer daje to. Druga dva odgovora mogu ograničiti ponašanje koje je korisno za vašu tvrtku, a da ne spominjemo da demoraliziraju zaposlenika i da će utjecati na vašu vlastitu dinamiku s njom.
Povratak koji je došao iz drugih
Pozitivan primjer: "Tom, primio sam povratne informacije od drugih u odjelu da vas pretjerano kritizira o svom radu. Nisam izravno vidio da to radite sami, ali zabrinut sam da su drugi primijetili i dovoljno ih smeta da su došli k meni. Možete li upaliti svjetlo na ovo? "
Jadni primjer: "Tome, mislim da ste previše kritični za svoje članove tima."
Jadni primjer: "Carly i Jeff su se žalili zbog toga što si bio previše oštar s njima. Što se događa s tim? Je li to istina?"
Iako prva i treća primjera pokušavaju otkriti zašto je Tom tako kritičan, samo prvi odgovor čini ga problemom na radnom mjestu, a ne optužba koja se izravno usmjerava na Tom.
Povratne informacije o sumnjivom osobnom problemu
Pozitivan primjer: "Ann, primijetio sam da nisi bio sam zadnja dva tjedna. Napravili ste dvije značajne pogreške na posljednja dva prijedloga, propustili ste važan rok , a kad smo se jučer upoznali, nije vam se činilo da obraćate pozornost na mene. Morao sam se ponavljati dva puta. Zabrinut sam jer ovo uopće nije poput vas. Ako se nešto događa u vašem životu, shvaćam da to može biti privatno i nitko od mog posla, ali zabrinut sam da to utječe na vaš posao. Postoji li išta što mogu učiniti?"
Jadni primjer: "Ann, jesi li ti i tvoj muž imao problema?"
Slabo je primjer: "Puno ste bili na poslu prije nego ste počeli imati osobne probleme. Što se događa?"
Imajte na umu da prvi pristup nije pokušao identificirati osobni problem. Zaposlenik bi se osjećao poštovanjem da se njena privatnost poštuje. Pridržavajte se rješavanju posla i ponudite pomoć ako to možete. Pošaljite upuću na program pomoći za zaposlenike ako je imate jedan.
Treći pristup kritizira Ann za nešto što je najvjerojatnije iz njezine kontrole. Najvjerojatnije će riješiti problem ako može. Vi samo dodajete više stresa, što je kontraproduktivno.
Donja linija
Ovi primjeri i zapisi teksta samo su uzorci. Način na koji se dostavljaju povratne informacije i kako se raspravlja o temama sigurno će ovisiti o kontekstu i odnosu između upravitelja i zaposlenika . Međutim, ovi neznatno pretjerani primjeri nadamo se da će ponuditi učinkovite modele za pripremu i otvaranje rasprava o povratnim informacijama.