Unos podataka o tim vremenima, obično osoblje u odjelu za kreativnost , bilježi sate koji su potrošeni na svaki dio projekta.
To ne znači samo stvaranje kampanje, nego početno brifing , prezentacija klijenata, pa čak i vrijeme provedeno u izbojcima i proizvodnim studijima. Samo dobivanjem jasne slike o načinu na koji je vrijeme potrošeno, agencija može učinkovito nositi s radnom opterećenju, ugovorom o naplati klijenta i načinom raspoređivanja vremena između timova.
The Timesheet u Ukratko
U prvim danima oglašavanja, poput toliko mnogo zadaća te ere, vrijeme je snimljeno ručno na papiru s olovkama i olovkama (i puno brisanja). Ovih dana vrijeme se upisuje u računalo ili tabletno računalo pomoću sofisticiranog softvera koji može izvesti izvješća o svim vrstama. Većina trgovina ima vrlo sličan predložak koji uključuje:
- Broj posla
- Klijent
- Zadatak je pri ruci
- Svako i sve dodijeljeno osoblje
- Datum i broj radnih sati
- Cijena po satu
- Tijekom vremena
Kada pokrenete projekt za klijenta, upravitelj računa ili upravitelj prometa otvorit će broj posla i početi pratiti sate.
Obično će se podudarati s prijedlogom ili ponudom koji se daje klijentu, a bit će podijeljen na sate koje se provode prvenstveno u: istraživanju, planiranju i strategiji, razvoju kreativnosti , proizvodnji i administraciji projekata.
Ako sve ide na plan, stvarni sati provedeni na projektu dobro će se povezati s procjenom, ali to obično nije slučaj.
Razvijanje kreativnosti često jede više vremena od bilo kojeg drugog dijela procesa, zbog promjene smjera, povratne informacije klijenata ili nemogućnosti ispucanja kratkog sadržaja. To može postati točka sa sugovornikom s klijentom jer ne želi trošiti puno dodatnog novca na kreativno vrijeme jer kreativni odjel ima poteškoća s prepoznavanjem rješenja.
Međutim, vremenski list mora biti ispravno ispunjen kako bi se pratilo to vrijeme i pokazalo klijentu kako je potrošen novac i kako je agencija radila. To je dobar način da vidite jesu li neki projekti previše radno intenzivni da bi zaradili, ili ako su drugi tako unosan da zaslužuju ulaganja u taj klijent za daljnji rad. I ukratko, to je uloga timesheet.
The Pros od timesheets
Evo zašto su vremenske tablice životna krilca bilo koje agencije:
- Novac - Timesheets pokazuju agenciju (čak i unutar kuće) koliko je sati snimljeno za svaki dio svake kampanje. Lako je onda vidjeti je li vrijednosnica klijenta isplata ili ako je vrijeme da klijent postavite na projekt po osnovi projekta. S agencijom unutar tvrtke, to vrijeme ne mora izravno dovesti do naplate, ali pokazuje upraviteljima koliko učinkovito koriste vrijeme kreativnog odjela. Ako se otkrije da troše 90% svog vremena na samo jedan aspekt poslovanja, što može stvoriti neke crvene zastave.
- Transparentnost - Ako se vremenski listovi izvode ispravno, lako je vidjeti gdje se stvari rade glatko i gdje se uska grla ili neučinkovitost uvlače. Zašto jedan copywriter troši polovicu vremena na klijenta od drugog? A ako je potrebno više oglasa, brz pogled na vremensku razinu provjerit će je li odjel prepunjen.
- Predanost i odgovornost - Većina klijenata očekuje određenu količinu vremena za projekt. Ako ne vjeruju da je pravi iznos napora stavljen u posao, vremenske brojeve mogu dati podatke da bi to inače rekli. To je također način da nekim klijentima pokažete koliko vrijednosti dobivaju od agencije.
- Analiza - Prošlost je često dobar pokazatelj budućnosti. Ako klijent usisava život izvan agencije i pokaže mu pakao, podaci iz vremenskih listova mogu pokazati je li vrijedno držati klijenta oko sebe ili ako je vrijeme da ih pustite. S druge strane jednadžbe, agencija može pokazati profitabilnost nekih klijenata, što zahtijeva minimalni kreativni rad i trud, ali maksimalni povrat ulaganja.
Odbojke listova vremena
Sa svim tim plus bodovima, kakav je problem? Pa, postoji razlog da se vremenske snimke univerzalno vrijeđaju gotovo svi, osim brojnih hrskavaca agencije:
- Vrijeme - Mnogi ljudi u agencijama, posebno u kreativnim odjelima, ne žele posvetiti bilo koje vrijeme svog vremena administraciji. Kao kreativni, može biti štetno da se odmakne od velikog kreativnog ideja za ispunjavanje sati. Mnogi menadžeri računa imaju iste probleme. Ironično je, ali vrijeme za vremenske snimke rijetko se dodjeljuje.
- Pogreške - Ovo ide izravno na prvu točku. Mnogi će oglasi ostaviti listove vremena do zadnje minute prije kraja mjeseca izvješća o naplati. A to znači da je točnost timesheeta od prilično dobrog do strašnog. Teško je zapamtiti koliko ste minuta provedili na jednom poslu prije dva tjedna, pa je to često nagađanje. Ako se sve pretpostavlja, to ih čini gotovo beskorisnim.
- Loše fokusiranje - Vrijeme nije velik pokazatelj izvrsnog oglašavanja. Jedna trgovina mogla bi potrošiti 40 sati, a ne proizvesti ništa od bilješke, drugi bi mogao raditi 10 i proizvesti remek-djelo. Vremenski listovi ne bilježe kvalitetu razmišljanja, samo vrijeme provedeno na tome.
Budućnost vremena
Listovi listova su ovdje da ostanu, a oni moraju biti obavljeni ručno. Automatsko praćenje vremena ne radi jer zahtijeva ručno pokretanje i zaustavljanje. Ako zaboravite započeti sat, gubite vrijeme. Zaboravite ga zaustaviti, a neki siromašni klijent naplaćuje se satima rada koji su potrošeni na drugi projekt. To bi, pak, moglo dovesti do problema (i čak i tužbi) s prekomjernom naplatom i gubitkom vrijednog klijenta.
Jedini način da se osigura dobro vrijeme za praćenje je inzistirati svi u agenciji ažurira timesheets barem dva puta dnevno, jednom prije ručka, a zatim opet prije odlaska kući. Ako je to učinjeno, vremenske brojeve će biti točne i korisne. A ako to ne bude učinjeno, agencije bi trebale postati kreativne i motivirane. Pronađite način poticanja procesa praćenja vremena.
Dajte onim zaposlenicima koji redovito održavaju pedantan zapis svojeg vremena, ili pet sati pet sati. Moglo bi se činiti kao gubitak vremena i novca, ali točni brojevi mogu vrijediti više od nekoliko stotina dolara tu ili tamo svaki tjedan.