Pisanje učinkovitih, poliranog poslovnog pisma može biti jednostavan zadatak, sve dok se pridržavate utvrđenih pravila za izgled i jezik. Shvatite da vaš primatelj redovito čita značajnu količinu korespondencije i da će se preporučiti dobro izvršenim slovima bez pogrešaka pri upisu i gramatičkih pogrešaka. Dobra vladavina je dvostruko ispravljanje korekture, a zatim ga pregleda kako bi se osiguralo da ništa nije propušteno.
Odjeljke poslovnog pisma
Svaki odjeljak vašeg pisma treba se pridržavati odgovarajućeg formata, počevši od vaših podataka o kontaktu i onoga vašeg primatelja; pozdrav; tijelo slova; zatvaranje; i konačno, vaš potpis.
Format poslovnog pisma
Ispod je tradicionalni format poslovnog pisma, sa savjetima o tome kako je oblikovati na temelju vašeg odnosa s čitateljem i što je vaš željeni ishod.
Vaši podaci za kontakt :
Tvoje ime
Vaša adresa
Vaš broj telefona
Vaša email adresa
Datum
Podaci o kontaktu primatelja:
Njihovo ime
Njihov naslov
Njihova tvrtka
Adresa tvrtke
Pozdrav :
- Koristite " kome se zabrinjava ", ako niste sigurni u koga se pozivate.
- Upotrijebite službenu pozdravu "Dragi gospodine / gospođice / dr. [Prezime] ", ako ne znate primatelja.
- Koristite "Draga [Ime]" samo ako imate neformalni odnos s primateljem.
Tijelo
Osnove oblikovanja:
- Upotrijebite retke s jednim razmakom s dodanim razmakom između svakog odlomka, nakon pozdravnog poziva i iznad zatvaranja.
- Lijevo opravdava vaše pismo (protiv lijeve margine).
Udari pravog tona:
Svrha vašeg pisma je jasna jednostavnim i ciljanim jezikom, održavajući početni odlomak. Možete započeti s: "Pišem upućujući na ..." i odatle, komunicirajte samo ono što trebate reći.
Sljedeći odlomci trebaju sadržavati informacije koje svojim čitateljima omogućuju potpuno razumijevanje vaših ciljeva, ali izbjegavaju meandrirajuće rečenice i nepotrebno duge riječi. Ponovno, držite ga sažeto kako bi održali njihovu pozornost.
Ako je vaš cilj uvjeriti primatelja - uložiti novac, dati vam referencu, zaposliti vas, partnera s vama ili riješiti problem - stvoriti uvjerljiv slučaj za uzrok. Ako, na primjer, želite da čitatelj sponzorira dobrotvorni događaj, utvrdite bilo kakve preklapanje s filantropskim ciljevima svoje tvrtke. Uvjerite čitatelja da će vam pomaganje biti obostrano korisno i povećat ćete šanse za osvajanje njihove podrške.
Zadržite svoj stavak zatvaranja na dvije rečenice. Jednostavno ponovite svoj razlog za pisanje i zahvalite čitatelju na razmatranju vašeg zahtjeva.
Pozdravni zatvoriti :
Neke dobre opcije za zatvaranje uključuju:
- S poštovanjem,
- S poštovanjem,
- Srdačno,
- S poštovanjem,
Ako je vaše pismo manje formalno, razmislite o korištenju:
- Sve najbolje,
- Najbolje,
- Hvala vam,
- Pozdrav,
Potpis:
Napišite svoj potpis samo ispod zatvaranja i ostavite četiri pojedinačna razmaka između zatvaranja i upisivanog punog imena, naslova, telefonskog broja, adrese e-pošte i bilo koje druge kontaktne podatke koje želite uključiti. Upotrijebite format u nastavku:
Vaš rukopisni potpis
Upišite puno ime
Titula
Slanje e-pošte poslovnog pisma
Ako šaljete pismo e-pošte, vaš će se potpis malo razlikovati . Umjesto uključivanja vaših podataka za kontakt u zaglavlje pisma, navedite ga ispod vašeg potpisa. Na primjer:
S poštovanjem,
Ime prezime
Titula
Vaša adresa
Vaš broj telefona
Vaša email adresa
Uključite temu o kojoj pišete u naslovnu liniju poruke e-pošte, tako da je čitatelj jasan o tome zašto šaljete poruku.
Savjeti za pisanje poslovnih pisama
Detaljnije savjete možete pronaći u ovim smjernicama kako pisati poslovno pismo , uključujući odabir fontova, odabir margina i pravilno oblikovanje vašeg pisma.
Uvijek je korisno pogledati primjere kako biste dobili ideje za vlastitu korespondenciju. Pregledajte uzorke pismo , uključujući pisma za pokrivanje, intervju hvala vam pisma, dopisna slova, pisma o prihvaćanju i odbacivanju radnih mjesta, pisma ostavke, pisma o zahvalnosti i više poslovnih i radnih primjeraka pismo.