U kontrolnom zadatku pratite posao koji ste obavili, usporedite stvarni napredak s planom i potvrđujete da organizacija radi kako ste ga osmišljavali.
Ako sve ide dobro, nećete morati ništa učiniti osim pratiti. Međutim, to se rijetko događa. Netko se razbolio; iteracija svake vrste baze podataka traje dulje nego projicirano; ključni natjecatelj smanjuje njihove cijene; vatra uništava zgradu pokraj vrata i morate evakuirati nekoliko dana, ili neki drugi faktor utječe na vaš plan. Kontrolni korak sada diktira da morate poduzeti rad kako biste smanjili utjecaj i vratili stvari na željeni cilj što je brže moguće.
To znači povratak u fazu planiranja i prilagodbu planova. To može zahtijevati promjenu organizacije i preusmjeravanje članova tima prema novim ciljevima. Zatim upravljajte novim planom i po potrebi prilagodite. Ovaj se ciklus nastavlja dok ne dovršite zadatak.
Neki dodatni aspekti monitora i kontrole
- Zadržavanje rezultata ne donosi: nema smisla nadzirati ako ne poduzmete akciju na temelju informacija. Nemoj samo pratiti. Provjerite jeste li mjerili prave stvari, a zatim poduzmite odgovarajuće mjere kako biste popravili sve probleme koje mjerenja pokazuju.
- Ne možete upravljati onim što ne mjeri : ako ne izmjerite nešto, ne znate je li sve bolje ili gore. Ne možete upravljati poboljšanjem ako ne mjerite kako biste vidjeli što je bolje i što se pogoršava. Ovaj vam članak pomaže da znate kako i koje mjere.
- Ne dopustite da se proces dobije na putu do rezultata: Iako se ovaj članak posebno bavi problemom preplanšavanja, to se odnosi i na zadatak praćenja. Nemojte se toliko usredotočiti na zadatak praćenja da ne preuzimate kontrolu i unesete potrebne izmjene.
- Treniranje zaposlenika: kada treba korak u korak : dobar menadžer uvijek će pratiti ono što rade njegovi zaposlenici, ali neće intervenirati da trenira svoje zaposlenike osim u određenim okolnostima. Znati kad pustiti zaposlenika napraviti pogrešku oni mogu naučiti i kada trebate korak i trener ih je balansiranje čin. Morate uravnotežiti njihovu priliku da naučite i razvijate se protiv zla koje mogu učiniti za sebe, svoje timove i tvrtku.
- Davanje negativne povratne informacije : kada menadžer mora ući i kontrolirati aktivnost tima ili pojedinca, često je potrebno dati negativne povratne informacije. Obavezno postupajte ispravno kako je ovdje navedeno.
- Pratite napredak vašeg tima: za mnoge, upravljanje projektima je njihova prva upravljačka uloga . U koracima za uspješno upravljanje projektom vidimo i zadatak praćenja tima.
- Vaš šef vas gleda : upravitelji imaju obvezu da njihova tvrtka nadgleda rad svojih zaposlenika kako bi osigurala poštivanje primjenjivih zakona i pravila. Pratite njihovo ponašanje, pridržavanje koda odijevanja, način na koji pozdravljaju korisnike. Potreba za nadzorom njihovih elektroničkih aktivnosti jednako je velika i razlozi su isti. Pazite da zaposlenike znaju da se nadziru. Recite im što se nadzire i zašto. Recite im što je prihvatljivo i što nije.