Odaberite tim za odabir sustava podnositelja zahtjeva i zahtjeve
Ovdje ćete pronaći važna područja za istraživanje, postavljanje pitanja i odgovore za analizu tijekom procesa procjene sustava praćenja podnositelja zahtjeva. Ti će podaci voditi vašu tvrtku u potrazi za odgovarajućim sustavom za praćenje podnositelja prijave kako bi zadovoljili vaše potrebe.
Odredite procese za odlučivanje za podnositelja zahtjeva
Tvrtka se mora sama organizirati prije početka bilo kojeg procesa procjene sustava praćenja kandidata. Prilikom pripreme za vrednovanje sustava praćenja podnositelja prijave, nužno je formirati suradnju dionika i dati tim donositeljima odluka da stignu na informiranu odluku.
Vaš birački odbor trebao bi biti spreman procijeniti snage i slabosti svakog dobavljača sustava praćenja podnositelja zahtjeva. Odbor za odabir trebao bi uključiti ove članove.
- Izborni izvršni direktor: Ovo je obično viši potpredsjednik (VP) ili potpredsjednik (VP) za ljudske potencijale koji mogu osnažiti druge članove odbora s jasnom direktivom i vizijom . Osoba također treba imati mogućnost objasniti odabir dobavljača u smislu povrata ulaganja (ROI) svojim kolegama.
- Voditelj odabira: Ova osoba mora imati potpuno razumijevanje procesa zapošljavanja i boli u tvrtki kako bi stvorio odgovarajuće taktike pretraživanja i odabira.
- Članica povjerenstva: Kako bi se osiguralo glas korisnika i da će se uspješno usvajanje odabranog rješenja dogoditi.
- Odvjetnici koji su sudjelovali u Odboru: Ovo su članovi iz drugih odjela koji pružaju dodatan doprinos procesu odabira sustava praćenja podnositelja zahtjeva. Oni koji imaju financijsku stručnost mogu davati informacije o financijskoj stabilnosti prodavača ili usporediti ukupni trošak svakog sustava praćenja podnositelja zahtjeva u odnosu na proračun projekta. IT suradnici mogu educirati članove odbora o tehničkim mogućnostima sustava za praćenje podnositelja zahtjeva dobavljača i pomoći u usporedbi svakog rješenja s vašim trenutnim sustavom.
Članovi odbora trebali bi biti ljudi koji mogu prepoznati vrijednost tehnoloških alata, optimizaciju procesa i službu za korisnike u vezi s vašom korporacijskom vizijom upravljanja talentima .
Dokument Vaš trenutni proces zapošljavanja
Nakon sastavljanja odbora za odabir sustava za praćenje podnositelja prijave, vaš prvi zadatak je stvaranje dokumenta koji prati proces prijave zaposlenika, vaš proces zapošljavanja i ulogu voditelja iznajmljivanja, regrutera i kandidata za završetak najma , Tada bi vaš odbor trebao razgovarati o tome zašto je svaki korak neophodan i što bi se dogodilo ukoliko bude uklonjeno.
Pojednostavite postupak angažiranja i provjerite je li svaki korak stvarno dodana vrijednost i pomaže vam u proizvodnji kvalitetnih zaposlenja. To će omogućiti vašem odboru da uspoređuje potrebe vašeg procesa zapošljavanja s mogućnostima svakog sustava praćenja podnositelja zahtjeva. Ova evaluacija predstavlja veliku priliku za upoznavanje najboljih praksi u zapošljavanju i pregled i optimizaciju trenutnog procesa zapošljavanja.
Odredite zahtjeve za vaš sustav praćenja prijavitelja
Sada kada ste jasno identificirali proces zapošljavanja tvrtke, vaš odbor je u potpunosti spreman identificirati vaše zahtjeve tvrtke za sustav praćenja podnositelja zahtjeva. Imajte na umu da želite jasno odgovoriti na sljedeća pitanja:
- Zašto kupujete ovaj sustav praćenja podnositelja zahtjeva?
- Je li vaš trenutačni postupak zapošljavanja usklađen s vašim ciljevima tvrtke?
Imajući na umu ova pitanja pomoći će vašem odboru da snažan slučaj kupi rješenje za praćenje podnositelja zahtjeva. Da bi sustav praćenja podnositelja prijave odabrao da imate snažnu vezu s ROI-om, vaš odbor mora stvoriti jasna očekivanja od onoga što želite u sustavu praćenja podnositelja zahtjeva.
Sustav praćenja vašeg podnositelja zahtjeva trebao bi stvoriti bolji odnos između regrutera i menadžera za zapošljavanje, pojednostaviti postupak izrade i odobravanja zahtjeva i poboljšati kvalitetu zaposlenika. Vaš sustav praćenja podnositelja zahtjeva trebao bi pojednostaviti napore za zapošljavanje stručnjaka za ljudske resurse kroz automatizaciju, stvarajući učinkovitiji i troškovno učinkovitiji proces zapošljavanja. Ovo je idealno vrijeme za rješavanje zajedničkih izazova HR-a, kao što su:
- Veliki volumen životopisa bez učinkovitog načina prihvaćanja, pregleda i upravljanja.
- Veliki volumen mogućnosti zapošljavanja s teškom unutarnjom komunikacijom.
- Nemogućnost brzog pristupa informacijama i izvješće o svim mjernim podacima o zapošljavanju.
- Gubitak kvalificiranih podnositelja prijave zbog slučajnog čuvanja životopisa.
- Umnožavanje nastojanja pri zapošljavanju između različitih podružnica i odjela na lokalnoj ili vanjskoj razini.
- Prevelika IT troškova održavanja i troškova podrške s tehnologijom domaćinstva.
- Neučinkovito praćenje podataka usklađenosti s EEO-OFCCP.
- Boreći se za dobivanje odgovarajuće pozornosti od IT-a za nadogradnje i poboljšanja tehnologije.
Također, iskoristite ovu priliku da razmotrite vrijednost poboljšanja iz novih procesa i tehnologija kao što su:
- izbjegavajući korištenje različitih modula,
- poboljšanje komunikacije i
- rješavanje globalnih problema.
Da biste zadržali ovo rukovanje, morate identificirati bitne "mora haves" kako biste uklonili nekvalificirane dobavljače. Na primjer, kao temeljni čimbenik vaš odbor može odlučiti da ćete samo razmotriti proizvođače koji pružaju web-based rješenje za razliku od instaliranog sustava, jer domaćin rješenje eliminira bilo koji teret na IT tim.
Odredite zahtjeve za vaš sustav praćenja prijavitelja
Identificiranje jasnih poslovnih ciljeva povezivat će vaše prioritete s vašim zahtjevima. Važno je da vaš odbor ostane fokusiran na početne zahtjeve sustava. Odbor mora izbjegavati ometanje elementima sustava koji nisu u skladu s prioritetima vaše tvrtke. Prepoznali ste važne poslovne ciljeve i ključne zahtjeve koje treba razmotriti prilikom oblikovanja vlastitih ciljeva.
Ključni zahtjevi koje treba razmotriti u sustavu za praćenje zahtjeva
- Procesne učinkovitosti: centraliziranje procesa može poboljšati različite zadatke, uključujući, ali ne ograničavajući se na, zahtjeve za posao, praćenje, upravljanje upućivanjem i prijenos programa zaposlenika.
- Omogućuje kandidatima da se brzo i jednostavno prijavljuju na vašu organizaciju za plaću i satni najam bez prolaska kroz više stranica pitanja.
- Može olakšati zapošljavanje velikog volumena dok ostane troškovno učinkovito.
- Vrlo prilagodljiva i prilagodljiva rješenja koja se mogu prilagoditi našem jedinstvenom procesu upravljanja procesima zapošljavanja i sposobni su prilagoditi našu razvojnu potrebu dok naša organizacija raste ili se naši procesi mijenjaju.
- Poboljšane mogućnosti izvješćivanja: mnoge organizacije se suočavaju s određivanjem ukupnog troška potrošača, nabavom i usporedbom mjernih podataka. Koordinacija putem jednog izvora omogućit će točne centralizirano izvješćivanje.
- Omogućuje regrutima da pretražuju bazu podataka o svim informacijama i određenim parametrima.
- Uključuje Centar za izvješćivanje koji korisnicima omogućuje pokretanje ad hoc izvješća i spremanje kriterija za buduću upotrebu, kao i pokretanje industrijskih standardnih izvješća, uključujući cijenu po najam, vrijeme ispunjavanja, učinkovitost izvora i još mnogo toga.
Izgradite identitet robne marke i svijest
- Stvaranje veze između podnositelja zahtjeva i pozitivno iskustvo u zapošljavanju obrtat će prepoznavanje marke. Jaka robna marka može stvoriti povjerenje koje će potaknuti promet podnositelja zahtjeva i poboljšati vaš talentni bazen.
- Web stranice marke Career Center mogu biti dostupne na web stranici tvrtke.
- Omogućuje regrutima da lako objavljuju informacije o karijeri na web mjestu tvrtke.
- Osigurajte više jezičnih mogućnosti za globalnu podršku.
- EEO / AAP sukladan.
- Sposobnost održavanja točne mjere takvih informacija bit će u skladu s saveznim propisima i izbjegavati bilo kakve pravne radnje protiv organizacije. Također će pomoći u uspostavi kvalitete kandidata.
- Sposoban za snimanje, praćenje i izvješćivanje o dobrovoljnim EEO podacima, dok ostaje u skladu s smjernicama koje je postavio EEO / OFCCP.
- Sposoban za predispitivanje kandidata s problemima eliminacije kako bi pokazao one koji ispunjavaju osnovne kvalifikacije za poziciju.
- Poboljšana komunikacija.
- Uspostavlja okruženje koje učinkovito informira, ujedinjuje sve korisnike i pojednostavljuje rad organizacije.
- Uključuje Komunikacijski centar koji olakšava komunikaciju između regrutora, menadžera za zapošljavanje i kandidata. Korisnicima omogućuje i raspored sastanaka, ostavljanje bilješki i povratne informacije o intervjuima, slanje masovnih poruka i automatsko odgovaranje podnositeljima pri primitku životopisa.
Korisnička podrška za sustav praćenja podnositelja zahtjeva
- Puno usvajanje korisnika ovisi o razini korisničke podrške koju pruža dobavljač tijekom i nakon implementacije.
- Jednostavno dostupni tim za podršku, posvećen upravljanju tvrtkama i korisničkim pitanjima, a istodobno zapošljavajući najbolje prakse u industriji.
- Najviša razina podrške dostupna bez naknade vašoj tvrtki.
Procjena dobavljača sustava praćenja podnositelja zahtjeva
Preporuča se da zatražite Zahtjev za prijedlog (RFP) od potencijalnih dobavljača koje je vaš odbor odlučio razmotriti. Ovo je vaša prilika da dobijete pojašnjenja o bilo kojoj temi kako biste pomogli vašem odboru utvrditi može li softver za praćenje podnositelja zahtjeva obaviti traženi posao. Vaš odbor treba razmotriti sljedeća glavna pitanja kako bi razvio učinkovit RFP:
- Sustav podržava glavne probleme vašeg odbora? Ovo se povezuje s prethodnim dijelom postupka evaluacije; morate znati svoj proces u potpunosti prije nego što možete utvrditi koje značajke trebate. Vaš odbor ne može biti omesti rješenja koja mogu ponuditi funkcije koje nisu vaš glavni prioritet. Iako se mogu činiti atraktivni, mnoge nejasnoće i funkcije neće stvoriti nikakvu vrijednost svojoj organizaciji ako ih korisnici ne usvoje.
- Je li dobavljač ugradio sustav u drugu organizaciju slične veličine?
- Vaš odbor bi trebao imati pristup referenci koji vam mogu dati uvid u pitanja poput zadovoljstva kupaca i praćenja, procesa implementacije i skrivenih naknada. Zapamtite, značajke nisu vrijedne bez snažnog usvajanja korisnika.
- Što uključuje proces implementacije? Imajući uspješnu stopu usvajanja započinje pravilnom provedbom. Želite biti sigurni da vaš odabrani dobavljač ne ostavlja korisnike bez odgovarajuće obuke i kontinuirane podrške. Provedba bi trebala biti usredotočena na proces zapošljavanja vaše organizacije, a ne naučiti kako se prilagoditi njihovom sustavu.
Nikada nemojte imati osjećaj da će vam program implementacije ostaviti da se osjećate izgubljenima i ne znate o sposobnostima prodavača. Tijekom procesa evaluacije vaš bi odbor trebao imati dojam da će na temelju vaših prioriteta odjela i poslovnih ciljeva vaša implementacija stvoriti snažan temelj za dugo partnerstvo s pružateljima sustava za praćenje podnositelja zahtjeva. Imajte na umu da će usvajanje visokog korisnika za sustav praćenja podnositelja zahtjeva generirati veći ROI.
Više o procjeni dobavljača sustava praćenja prijavitelja
- Koja je strategija vizija i rasta dobavljača? Dobavljač mora pokazati vodstvo i predviđanje kao tržišni lider. Kako bi predstavio sveobuhvatno rješenje, dobavljač treba uzeti u obzir vaše specifične potrebe i pripremiti se za promjenu i rast u budućnosti.
- Utvrdite da li ovo rješenje pridonosi vašem cjelokupnom poslovnom planu? Na kraju, Izborni izvršni direktor vjerojatno će trebati prikazati očekivani ROI kako bi napravio snažan slučaj za rješenje.
Izvršni odbor za odabir mora tražiti uštede u stvarima poput reklamiranja za zapošljavanje, vrijednosti zaposlenika u upotrebi tvrtki za pretraživanje i optimizacije procesa koje pruža dobavljač. Tvrtka također treba uštedjeti na zadržavanju zaposlenika i kvaliteti kandidata. Može biti neodgovarajući za izradu potpuno detaljan dokument upita koji će obuhvatiti sve potrebne teme za procjenu sustava praćenja podnositelja zahtjeva.
- Osim značajki i funkcija, vaš bi odbor trebao biti siguran da raspravlja o sposobnosti dobavljača da služi kao dugoročni partner vaše organizacije. Budući da vaš odbor provodi postupak ocjenjivanja dobavljača, svakako razmotrite takve čimbenike kao što su:
- Financijska stabilnost: Provesti dubinsku analizu financijskih izvještaja svih mogućih dobavljača koji su u pregledu. Naći ćete da je ovo savršena tema kroz koju vaš financijski suradnik može vas voditi.
- Kvalitete strateških partnera: Da bi ponudio cjelovito rješenje, neki dobavljači će se udružiti s drugim servisnim tvrtkama kako bi svojim klijentima ponudili sveobuhvatniji paket usluga. Vaš odbor treba biti svjestan bilo kojeg partnerstva koja su uključena u konkurentske dobavljače. Informacije mogu pružiti uvid u moguće partnerstvo između vaše tvrtke i dobavljača.
- Mogućnosti zapošljavanja: Bez obzira na veličinu vaše tvrtke, morate osigurati da dobavljač ima sposobnost potpore cijelom životnom ciklusu zaposlenika, od praćenja podnositelja zahtjeva, ukrcavanja, planiranja sukcesije do isključivanja. To će spriječiti vašu tvrtku da raste iz svog rješenja, što bi vjerojatno moglo rezultirati pogoršanjem, novom procjenom i skupe provizije.
- Budući razvoj proizvoda: Budite sigurni da dobavljač prenosi snažno razumijevanje izazova s kojima se natječe sada iu budućnosti. Prodavač koji odaberete mora biti na impulsima tehnologije i vijesti iz industrije kako bi se prilagodio promjenjivim potrebama i osigurao da se konfiguracije rješenja rješavaju u najvećoj mogućoj mjeri.
- Integracija s HRIS-om: iako bi vaš unakrsni informatički odbor mogao zatražiti informacije o tom pitanju, ne bi smio utjecati na vaš odbor u korištenju sustava za praćenje podnositelja zahtjeva koji neće adekvatno služiti cijelom odjelu. Svaki dobavljač vrijedan razmatranja trebao bi pružiti mogućnost premještanja ključnih informacija iz svog sustava u vaš HRIS sustav s minimalnim poteškoćama.
Sažetak odabira dobavljača za sustave za praćenje kandidata
Vremenska traka za proces odabira dobavljača za sustav praćenja podnositelja zahtjeva može se kretati od jednog mjeseca do šest ili više. Sljedeći je predloženi raspored koji će omogućiti vašem odboru da predloži vremenski okvir za proces odabira dobavljača za sustav praćenja podnositelja zahtjeva.
Imajte na umu da je to podložno promjenama na temelju željenog datuma implementacije.
Vremenski okvir za odabir dobavljača za sustave za praćenje podnositelja zahtjeva
- Izraditi povjerenstvo za odabir - 1 tjedan
- Odredite potrebe tvrtke - 1-2 tjedna
Objektivno ocijeniti dobavljače prema identificiranim potrebama tvrtke u sljedećem procesu:
- Napravite dugačak popis mogućih dobavljača - 1 tjedan
- Zatražite RFP-ove da daju pojašnjenje o bilo kojoj temi ili zabavi - 4 tjedna
- Izradite kratki popis pomoću ključnih kriterija za procjenu - 1-2 tjedna
- Dovršite dobavljača - 3-6 tjedana
- Pokazati različite sustave - što je prije moguće
- Prodajne prezentacije - što je prije moguće
- Posjeti web sučeljima - po potrebi
Imajte na umu da je glavni cilj sustava praćenja podnositelja zahtjeva osnaživanje vaših korisnika. Članovi odbora trebaju biti u stanju prepoznati i staviti vrijednost na tehnološke alate, optimizaciju procesa, viziju tvrtke i korisničku podršku kako bi strateški suzili prodavatelje u kratki popis stvarnih mogućnosti.
Vjerojatno je da vaš kratki popis možda nema mnogo razlikovnih funkcionalnih razlika; stoga je važno imati na umu manje opipljive elemente tog dobavljača.
Vaš odbor trebao bi potražiti izvore podataka kao što su web mjesto prodavača, newsgrupe, portali ljudskih resursa i sajmovi. Povežite se s kolegama u drugim tvrtkama koje imaju slične veličine, potrebe i industriju kako bi naučili svoja iskustva.
Partnerstvo s dobavljačem usmjerenim prema usluzi koji je najprikladniji u skladu s vizijom i ciljevima vaše organizacije za budućnost, bit će od neprocjenjive vrijednosti za sve ključne igrače u procjeni, odabiru i provedbi sustava praćenja vašeg podnositelja zahtjeva.