Bez obzira radi li se o pregledu izvedbe , sastanku za prilagodbu plaća ili implementaciji plana poboljšanja izvedbe (PIP) , ovi savjeti će vam pomoći da s povjerenjem vodite sastanak.
Ti su savjeti primjenjivi u svakodnevnim razgovorima s zaposlenicima. Oni su također kritični u vašim povremenim, formalnim sastancima s zaposlenicima kako bi razgovarali o ciljevima posla i uspješnosti. Ovih deset savjeta pomoći će vam da učinite recenzije izvedbe pozitivnim i motiviranim. Oni će poboljšati - ne bacati - svoju sposobnost interakcije s vašim zaposlenicima koji izvještavaju.
Savjeti za pregled izvedbe
Zaposlenik nikada ne smije čuti o pozitivnim performansama ili performansama kojima je potrebno poboljšanje po prvi put na vašem formalnom sastanku za raspravu o izvedbi, osim ako nije nova informacija ili uvid. Učinkoviti menadžeri redovito razgovaraju o pozitivnim rezultatima i područjima za poboljšanje, čak i dnevno ili tjedno. Svrha je da se sadržaj rasprave o pregledavanju izvedbe ponovno naglasi kritične točke.
U interesu pružanja redovitih povratnih informacija, recenzije izvedbe nisu godišnji događaji . Preporučuju se četvrti sastanci s zaposlenicima.
U jednoj srednjoj tvrtki planiranje i evaluacija poslova se događa dvaput godišnje. Planiranje razvoja karijere za zaposlenike također se planira dva puta godišnje, tako da zaposlenik raspravlja svoj posao i karijeru, formalno, četiri puta godišnje.
Bez obzira na komponente procesa pregleda izvedbe, prvi je korak postavljanje ciljeva .
Neophodno je da zaposlenik točno zna što se očekuje od njegove ili njezine izvedbe. Vaše periodičke rasprave o izvedbi trebaju se usredotočiti na ove značajne dijelove posla zaposlenika.
Morate dokumentirati ovaj plan posla : ciljeve i očekivanja u planu posla ili formatu očekivanja za posao ili u obliku svog poslodavca. Bez pisanog dogovora i zajedničke slike ciljeva zaposlenika, malo je vjerojatno uspjeh za zaposlenika.
Tijekom pripreme i postavljanja ciljeva morate procijeniti učinkovitost zaposlenika. Opišite točno ono što tražite od zaposlenika i točno kako ćete procijeniti izvedbu. Razgovarajte s zaposlenikom o njezinoj ulozi u procesu evaluacije. Ako proces analize izvedbe vaše organizacije uključuje samoanalizu zaposlenika , podijelite obrazac i razgovarajte o tome što sami evaluacija podrazumijeva.
Razmjena oblika prikaza izvedbe
Obavezno podijelite format pregleda izvedbe s zaposlenikom, pa se ne začudi pri kraju razdoblja pregleda izvedbe. Značajna komponenta ove rasprave evaluacije je podijeliti s zaposlenikom kako će Vaša organizacija procijeniti učinkovitost.
Zaposlenik treba shvatiti da ako on čini ono što se očekuje, smatrat će se zaposlenikom koji obavlja posao.
U nekim organizacijama koje rangiraju zaposlenike ovo je ekvivalent od tri na ljestvici od pet točaka. Zaposlenik mora učiniti više nego samo obavljati da bi se smatrao izvanrednim zaposlenikom.
Izbjegavajte rogove i halo efekt u kojem sve što se raspravlja na sastanku uključuje pozitivne i negativne nedavne događaje. Nedavni događaji boje vašu prosudbu radnika zaposlenika. Umjesto toga, vi ste odgovorni za dokumentiranje pozitivnih pojava kao što su završeni projekti i negativne pojave kao što su propušteni rokovi tijekom cijelog razdoblja obuhvata pregledavanje izvedbe.
(U nekim organizacijama to se naziva kritičnim izvješćima o incidentima.) Zamolite zaposlenika da učini isto tako da zajedno razvijate sveobuhvatan uvid u izvedbu zaposlenika tijekom vremenskog razdoblja koje pokriva rasprava.
Tražite povratne informacije
Tražite povratne informacije od kolega koji su blisko surađivali s zaposlenikom. Ponekad se zove 360-stupanjska povratna informacija jer dobivate povratne informacije zaposleniku od šefa, suradnika i bilo kojeg osoblja za izvješćivanje, pomoću povratnih informacija proširite informacije o izvedbi koje pružate zaposleniku.
Započnite s neformalnim raspravama kako biste dobili informacije o povratnim informacijama. Razmislite o razvoju formata tako da je povratna informacija lako probavljiva i dijeliti s upraviteljem. Ako vaša tvrtka upotrebljava obrazac koji ispunite prije sastanka, predajte radni pregled zaposleniku prije sastanka. To omogućava zaposleniku da probavi sadržaj prije nego što se s vama raspravlja o pojedinostima. Ova jednostavna gesta može ukloniti puno emocija i dramu iz sastanka pregleda izvedbe.
Priprema za raspravu
Pripremite se za razgovor s zaposlenikom. Nikada ne idite u ocjenu izvedbe bez pripreme. Ako ga krilete, rezultati pregleda ne uspijevaju. Vi ćete propustiti ključne mogućnosti za povratne informacije i poboljšanja, a zaposlenik se neće osjećati ohrabren zbog svojih uspjeha. Dokumentacija koju ste održali tijekom razdoblja pregleda izvedbe dobro vam služi pri pripremi za pregled radnog učinka zaposlenika.
Ako je potrebno, praksa se približava osoblju ljudskog resursa, kolegama ili upravitelju. Bilješke s glavnim točkama povratnih informacija. Uključite točke s grafičkim oznakama koje jasno ilustriraju točku koju namjeravate učiniti zaposleniku. Što više možete prepoznati obrasce i dati primjere, to će zaposlenik bolje razumjeti i moći reagirati.
Susret s zaposlenikom
Kada se upoznate s zaposlenikom, provodite vrijeme na pozitivnim aspektima njegove ili njezine izvedbe. U većini slučajeva, rasprava o pozitivnim komponentama izvedbe zaposlenika trebala bi potrajati više vremena od negativnih komponenti.
Za vaše iznadprosječne zaposlenike i zaposlenike koji obavljaju poslove, pozitivna povratna informacija i rasprava o tome kako zaposlenik može nastaviti rasti njezinu izvedbu trebao bi obuhvaćati većinu rasprave. Zaposlenik će pronaći ovo nagrađivanje i motiviranje.
Nijedna uspješnost zaposlenika nije potpuno negativna - ako je tako, zašto zaposlenik i dalje radi za vašu organizaciju? Ali nemojte zanemariti područja koja trebaju poboljšanje. Pogotovo za slabijeg zaposlenika, izravno govorite i nemojte širiti riječi. Ako niste izravni, zaposlenik neće razumjeti ozbiljnost situacije izvedbe. Koristite primjere iz cijelog razdoblja obuhvaćenog pregledom izvedbe.
Razgovor je ključ uspješnog sastanka
Duh u kojem pristupate ovom razgovoru učinit će razliku u tome je li učinkovit. Ako je vaša namjera istinita, kako bi pomogla zaposleniku poboljšati, a imate pozitivan odnos s zaposlenikom, razgovor je lakši i učinkovitiji.
Zaposlenik mora vjerovati da mu želite pomoći da poboljša njegovu izvedbu. Mora čuti da kažete da imate povjerenja u njegovu sposobnost poboljšanja. To mu pomaže da vjeruje da ima sposobnost i potporu potrebnu za poboljšanje.
Razgovor je ključna riječ kada definirate sastanak za pregledavanje izvedbe. Ako radite sve priče ili sastanak postaje predavanje, ocjena izvedbe je manje učinkovita. Zaposlenik će se osjećati kao da je vikao i tretirao nepravedno. To nije način na koji želite da zaposlenici osjećaju kako napuštaju svoje ocjene izvedbe.
Želite zaposlenika koji je motiviran i uzbuđen zbog njegove sposobnosti da nastavi rasti, razvijati i pridonijeti. Cilj je za sastanke o pregledavanju izvedbe u kojima zaposlenik govori više od polovice vremena. Možete potaknuti ovaj razgovor postavljanjem pitanja poput ovih.
- Što očekujete da će biti najzahtjevniji u vezi s vašim ciljevima za ovaj kvartal?
- Kakvu podršku vam može pružiti odjel koji će vam pomoći da postignete ove ciljeve?
- Koje su vaše nade za vaše uspjehe u našoj tvrtki ove godine?
- Kako mogu biti bolji upravitelj za vas?
- Koliko često želite primati povratne informacije?
- Koju vrstu rasporeda možemo postaviti tako da ne osjećate mikromanaged, ali primam povratne informacije koje trebam vašem napretku na vašim ciljevima?
- Što bi bio koristan program naših tjednih sastanaka "jedan na jedan" ?
Ako poduzmete ove savjete za pregledavanje izvedbe i pohranjujete te primijenite ove preporuke na sastancima pregleda izvedbe, razviti ćete značajan alat za torbu alata za upravljanje. Pregled izvedbe može poboljšati vaš odnos s zaposlenicima, poboljšati performanse za vašu organizaciju i značajno poboljšati komunikaciju upravitelja zaposlenika - blagodat za klijente i radne odnose.