Pitanja koja trebaju postaviti za utvrđivanje HR informacijskih tehnologija
Ali kako HR i ostali rukovoditelji znaju da odabiru najbolju HR informacijsku tehnologiju za upravljanje svim detaljima i da će rješenje koje oni odabrati biti test vremena?
Slijede ključna pitanja koja trebaju postaviti i odgovoriti u procesu odabira informacijske tehnologije ljudskih resursa.
- Koji je stupanj fleksibilnosti i skalabilnosti koju pruža informatički softver HR? HR stručnjaci trebaju odrediti može li softver importirati podatke iz više Excel proračunskih tablica, baza podataka i papirnatih dokumenata te razinu kojom se može povezati sa svim vrstama drugih sustava i podataka koji su potrebni.
Softver bi trebao biti u mogućnosti preuzeti i filtrirati podatke iz više izvora. U idealnom slučaju, taj proces bi također trebao biti automatiziran. Mnoga mrežna rješenja za upisivanje zahtijevaju da se ručno manipuliraju podaci prije nego što mogu prijeći na prijevoznika kako bi ažurirali svoje sustave. Automatizacija oblika ažuriranja, raspored prijenosa i način isporuke može pomoći u uklanjanju problema s naplatom i ispunjavanjem uvjeta. - Hoće li softver biti u mogućnosti prilagoditi tvrtku HR-a i primiti pravila za prijevoznike? Uistinu sposoban upisni motor će procijeniti svaku aktivnost upisa i primijeniti potrebnu kombinaciju pravila, poruka, upita i opcija posebno dizajniranih da zadovolje točne željene uvjete. Softver bi trebao odgovarati svim pravilima prihvatljivosti koje tvrtka i prijevoznici imaju.
- Hoće li HR informacijska tehnologija moći rasti i razmjera s organizacijom? HR treba procijeniti sposobnost tehnologije da raste, budući da tvrtka unajmljuje nove zaposlenike , urede, prednosti i pravila. HR treba pitati o pragovima za svaki od tih elemenata.
- Je li HR informatička tehnologija sposobna integrirati se s drugim sustavima? Plaće i ostale funkcije često dijele iste podatke kao i upravljanje prednostima . HR može dobiti veću učinkovitost kada podaci i drugi podaci zaposlenika koji su uneseni u jedan sustav dijele se s drugim sustavom. Praćenje zapošljavanja zaposlenika je još jedna potrebna funkcija.
- Tko je odgovoran za implementaciju ili izgradnju rješenja? Koja je razina obuke uključena? Neka rješenja zahtijevaju da klijent bude vrlo uključen u početnu implementaciju, što može biti neodoljiv za već zauzet HR administratore.
HR treba imati jasno razumijevanje razine obuke i tehničke stručnosti koja će biti potrebna i očekivanom vremenu. Pitanja pružatelja rješenja o ovoj temi mogu pružiti uvid u suptilna područja koja bi se u početku mogli pojaviti jednostavnima, ali uključuju značajnu tehnološku stručnost. HR tada može odrediti određene zadatke koji mogu biti tako glomazni da realno sprečavaju završetak, potencijalno smanjujući vrijednost HR informacijske tehnologije i ROI. - Ako je uključena obuka , postoji li naplata? Također treba procijeniti i troškove obuke, uključujući vrijeme i troškove putovanja za putovanje izvan terena. HR mora postati svjestan svih teških i mekih troškova uključenih u usvajanje HR informacijske tehnologije.
- Tko će posjedovati podatke? Odgovor na ovo pitanje trebao bi biti organizacija za ljudske resurse . Tvrtke bi trebale biti u mogućnosti prenijeti svoje podatke bilo kojem pružatelju aplikacijskih usluga (ASP). Ako se podaci nalaze na vlasničkom poslužitelju mobilnog operatera, tvrtka može ponekad biti naplaćena dodatna naknada ako bi prebacila nosače.
- Koje vrste održavanja i održavanja su potrebne? Kada se softver instalira na radne stanice ili servere na radilištu, redovito ažuriranje te tehnologije često je potrebno i može biti nezgodno planirati i upravljati. Ažuriranja HR informacijske tehnologije često se izrađuju automatski putem softvera koji je dostupan putem interneta putem aplikacijskog pružatelja usluga (ASP) ili softvera kao usluge (SaaS) modela.
- Koje sigurnosne mjere ugrađuju HR informacijsku tehnologiju ? Ako je softver dostupan na mreži, putem ASP ili SaaS modela, davatelj bi trebao ponuditi dnevne sigurnosne kopije, rezervne poslužitelje i dodane zaštitne slojeve. Treba postojati dodatni sustavi i postupci kako bi se zaštitila informacija od gubitka ili pristupa od strane neovlaštenog osoblja . HR, u dogovoru s drugim menadžerima , mora imati isključivu ovlast odlučiti tko će imati pristup informacijskoj tehnologiji HR i u kojoj mjeri.
- Hoće li zaposlenici moći upisati prednosti planova i napraviti promjene u stvarnom vremenu svojim osobnim podacima i planu izbora? Pristup zaposlenicima trebao bi biti dano, s obzirom na rasprostranjeni, opći pristup računalima.
Većina zaposlenih ima pristup internetu kod kuće. Samoposluživanje zaposlenika pruža ogroman potencijal za uštedu vremena i novca. Dobar samouslužni sustav vodit će radnike glatko kroz unos podataka o sebi i njihovim članovima obitelji.
Sustav bi trebao jasno prezentirati dostupne planove i omogućiti zaposlenicima da odaberu na njihovu prikladnost, pojednostavljujući ih tijekom čarobnjaka. Zaposlenici bi također trebali biti u mogućnosti dodati članove obitelji i promijeniti podatke po potrebi, 24 sata dnevno, sedam dana u tjednu, tijekom cijele godine.
Ovo su dodatna pitanja koja trebaju odgovoriti dok procjenjujete potrebe informacijske tehnologije ljudskih potencijala vaše organizacije.
- Hoće li ta tehnologija ljudskim resursima dati ovlasti odlučiti tko će mu biti dopušten pristup i koliko? Uz isti način pružanja pristupa zaposlenicima, tehnologija bi trebala dati HR finalu. HR treba imati ovlasti da odobri sve podatke prije nego što se prenese na prijevoznike, a također treba utvrditi u kojoj mjeri zaposlenici i drugi imaju pristup.
- Koje vrste mogućnosti izvješćivanja dostupne su od HR informacijske tehnologije? Tehnologija izvješćivanja trebala bi ponuditi više vlasničkih pregleda i formata (proračunske tablice, PDF, HTML), veliku sliku procjene i sposobnost da se drill down kako bi se poboljšala donošenje odluka. HR treba biti u mogućnosti procijeniti, u bilo koje vrijeme, upis u posebne planove, izvanredne radnje i promjene u demografskim podacima zaposlenika u odnosu na pogodnosti i druge podatke zaposlenika.
- Sadrži li softver određene značajke za pomoć pri uštedi vremena? Ovisno o vlastitim potrebama odjela, HR možda želi raspitati o sposobnosti tehnologije za obradom informacija u serijama, upravljanju obavijestima i naplati za COBRA politike , pružanje alata za samokorčavanje i pomirenje računa i specifično izvješćivanje.
- Sadrži li softver određene značajke kako bi se ljudima koji surađuju s ljudima bolje komunicirao s zaposlenicima? Neki programi omogućuju HR-u da komunicira s zaposlenicima na više razina - masovnom poštom, elektroničkim oglasnim pločama i određenim kriterijima filtriranja (kao što su lokacija, odjel, planovi osiguranja, status upisa, status umirovljenja i drugi) kroz HR informacijski sustav. Imajući više sredstava za komuniciranje može dodatno automatizirati procese i pomoći ljudima da bolje ciljaju poruke.
- Posjeduje li sustav HR informacijske tehnologije način provjere i ravnoteže? Uz omogućavanje HR-a da odobri transakcije, mnogi HR informacijski sustavi također pružaju mogućnosti za HR da služi kao vratar u reviziji naplatnih operatera kako bi bili sigurni da se slažu s podacima u sustavu. Ovo može:
- osigurati točnost dostavnica,
- vrijeme i novac,
- pomoć u pravovremenoj dostavi upisa zaposlenika i
- potvrdu o prihvatljivosti kada zaposlenici idu na skrb.
- Kako će se informacije razmjenjivati s prijevoznicima? A tko će biti odgovoran za ovu interakciju? Integraciju sustava informacijske tehnologije HR treba ocijeniti ne samo broj operatora s kojima softver ima veze, nego i vrstu veze koja to omogućuje. Osiguravanje uspješne interakcije s prijevoznicima putem softvera za upravljanje pogodnostima zahtijeva mnogo koraka, uključujući:
- prikupljanje početnog popisa provedbenih podataka;
- uspostavljanje početne integracije za tekuću razmjenu informacija;
- usklađivanje dnevnih ili tjednih interakcija kako bi se osiguralo primanje i točnost primjene podataka;
-pregledavanje tekućih ažuriranja;
-završavanje zahtjeva prijevoznika za upis se ispunjava u skladu s regulatorima; i
- poticanje proaktivnog odnosa s svakim prijevoznikom radi poboljšanja odnosa razmjene podataka.
Poznavanje tko je odgovoran za svaki zadatak ključan je za potpuno razumijevanje ponude proizvoda. Svaki pružatelj softvera ponudit će različitu razinu integracije u pružanju nekih, sve gore navedenih zadataka. HR treba tražiti da radi s dobavljačima koji pokazuju snažne, trajne i neprimjetne odnose s odabranim tvrtkama tvrtke.
Mnogi pružatelji usluga omogućuju prijenos generičke datoteke ANSI 834, koju prijevoznik može ili ne mora prihvatiti, čimbenik koji često utječe na veličinu grupe. Menadžeri bi trebali tražiti pružatelje usluga koji nude čiste, potvrđene transfere (osiguravanje prihvatljivosti transakcije) prilagođene svakom prijevozniku kako bi izbjegli probleme. Oni također trebaju pogledati pružatelje usluga koji imaju poseban odjel EDI (Electronic Data Interchange) za interakciju s vlastitim, specifičnim jezikom prijenosa prijevoznika.
- Kakvu razinu usluga korisnicima pruža? Postoji li dodatna naknada za uslugu? HR treba odrediti razinu pristupa pomoći koja se pruža i što predstavlja službu za korisnike - pomoć putem interneta putem baze podataka, online chata, podrške putem e-pošte, razgovora sa živom osobom ili njihovoj kombinaciji. S obzirom na osjetljivost prednosti i druge informacije o ljudskim resursima, upravitelji bi trebali očekivati odgovor na upite u roku od 24 sata od izravnog kontakta koji može pomoći.
- Koji je trošak HR informacijske tehnologije i nadmašuje prednosti? HR treba procijeniti cjelokupni trošak HR informacijske tehnologije, uključujući sve godišnje, mjesečne i jednokratne troškove, uz predviđene pogodnosti. Nešto skuplji sustav može više platiti razliku s značajkama koje omogućuju zaposlenicima da održavaju vlastitu evidenciju i nude veću udobnost, uštede i točnost. Ove čimbenike treba razmotriti i izmjeriti pri odabiru HR informacijske tehnologije.
Potreba za sustavima HR informacijskih tehnologija povećava se. S osobljem ljudskih resursa pronalaženje širokog spektra opcija u sustavima HR informacijskih tehnologija, sve je važnije analizirati i vagati sve dostupne opcije.
Odabir HR informacijske tehnologije treba promatrati kao investiciju koja će rasti s potrebama odjela i tvrtke . Ova će vas pitanja voditi do odgovarajućeg HR informacijskog sustava za vašu tvrtku.