HRIS Definicija i opis
Uobičajeno pakiran kao baza podataka, stotine tvrtki prodaje neki oblik HRIS-a i svaki HRIS ima različite mogućnosti.
Pažljivo odaberite vaš HRIS na temelju mogućnosti koje trebate u vašoj tvrtki. Kako HRIS postaje sve sofisticiraniji, izbor je postao dovoljan da praktički paralizira HR odjel .
Ključna razmatranja dok gledate svoje mogućnosti HRIS-a
Odabir HRIS-a je stresna situacija jer postoje mnoge mogućnosti. Odabir mogućnosti koje su najbolje za vaše potrebe u vašoj tvrtki je izazovno. Probijanje kroz informacije koje pruža svaki sustav je izazov, previše.
Prodavači su često naručeni prodavači koji će vam usmeno reći da će sustav zadovoljiti vaše potrebe. Provjerite jeste li to provjerili s više izvora, uključujući trenutne korisnike, grupe za raspravu na mreži, LinkedIn, ostale članove SHRM-a i Googleove recenzije.
To su drugi čimbenici koje valja razmotriti dok odabirete HRIS.
- Imajte na umu da čak i ako vaša tvrtka danas ima samo nekoliko ljudi, može imati dvostruko više ili čak deset puta više zaposlenika u budućnosti pa odaberite sustav koji može rasti s vašom tvrtkom.
- Drugi ključni čimbenik koji morate uzeti u obzir je da mnogi HRIS mogu postići samo dio onoga što vam je potrebno za postizanje automatizacije. U tim ćete slučajevima biti sigurni da komponente bilo kojih dodataka ili dodatnih sustava rade besprijekorno. Ponovno, nemojte uzeti prodavačovu riječ o tome da sustavi rade zajedno. Učinite svoje istraživanje.
- Također provjerite koji su vam oblici treniranja i stalna podrška dostupni vašem osoblju. Također biste trebali osigurati da obećanja prodajnog savjetnika o obuci i praćenju nakon kupnje upisuju izravno u vaš ugovor o kupnji HRIS-a. I provjerite s ostalim organizacijama kako biste bili sigurni da vaša odabrana tvrtka ima evidenciju tekuće korisne podrške.
Funkcionalnost boljeg HRIS izbora
Tipično, bolji ljudski resursi informacijski sustavi (HRIS) pružaju ukupno:
Upravljanje svim informacijama zaposlenika . Podaci poput imena, naslova, adresa i plaća osnovni su početak. Plaća i pozicija povijesti, strukture izvješćivanja, povijest procjene uspješnosti i ostale važne informacije zaposlenika.
Dokumenti povezani s tvrtkom, kao što su priručnici zaposlenika, postupci evakuacije u hitnim slučajevima i sigurnosne smjernice.
Prednosti administracije uključujući upis , statusne promjene i ažuriranje osobnih podataka. U idealnom sustavu možete dopustiti zaposlenicima da potraže i pregledaju vlastite informacije, uključujući praćenje odmora.
Kompletna integracija s platnim računom i drugim financijskim softverom i računovodstvenim sustavima poduzeća . Kada su oni povezani, možete osigurati da su plaće ispravne.
Nikada se ne odvaja između onoga što je službena stopa plaće i informacija koje plaće imaju. Ako se sustavi ne integriraju, lako je ažurirati plaću u jednom sustavu, a ne u drugom.
Praćenje i upravljanje životopisom podnositelja zahtjeva : kada je vaš sustav neprimjetan, regrut može kliknuti na unajmljeni gumb, a sve informacije od podnositelja zahtjeva prenose se na strani zaposlenika . To štedi toliko vremena jer vaš unos podataka i papir praktički nestaju.
Ako podnositelj zahtjeva stavlja svoje podatke prilikom prijave, možete osigurati točnost. Ako se pismo ponude generira iz istog sustava kao i sustav plaća, plaća će se savršeno podudarati i nema nesporazuma.
Planovi razvoja izvedbe: Nije dovoljno da imaju planove, ako su snimljeni u središnjem sustavu, onda lako mogu pratiti zaposlenika sa položaja na poziciju.
Viši vodstvo može izvoditi izvještaje kako bi vidjeli gdje su ljudi i što njihovi pojedinačni šefovi planiraju planiranje sukcesije za budućnost.
Disciplinske mjere: Važno je pratiti tko je suspendiran, smanjen, ili je imao druge negativne radnje protiv njih, čak i nakon što zaposlenik napusti vašu organizaciju. Kada tvrtka zove i traži bivšu referencu zaposlenika , administratoru HR-a jednostavno je potražiti i prijaviti je li osoba ovlaštena za rehire ili ne.
Zapisi o obuci: Ovo je osobito važno u tvrtki gdje su potrebni certifikati i licence. U drugim poduzećima, zapisi o osposobljavanju možda neće imati tu razinu važnosti, ali i dalje možete otkriti da je to korisno kad razvijate svoje zaposlenike, ključni čimbenik koji žele od posla.
Ukratko, HRIS koji najučinkovitije služi tvrtkama prati ove informacije:
- pohađanje i korištenje PTO ,
- plaća podizanja i povijesti,
- plaće i položaje,
- planovi razvoja izvedbe ,
- primljena obuka,
- stegovna radnja zaprimljena,
- osobnih podataka zaposlenika, a povremeno,
- menadžmenta i ključnih planova sukcesije zaposlenika,
- velika potencijalna identifikacija zaposlenika i
- praćenje, intervjuiranje i odabir podnositelja zahtjeva.
Prednosti pravog HRIS-a
Učinkoviti HRIS pruža informacije o pravedan o svemu što tvrtka treba pratiti i analizirati o zaposlenicima, bivšim zaposlenicima i podnositeljima zahtjeva. Vaša će tvrtka morati odabrati informacijski sustav ljudskih resursa i prilagoditi je vašim potrebama. Ako je vaša tvrtka na putu rasta, odaberite sustav koji može rasti s vama.
Prilično je jeftino provesti osnovni HRIS, no pobrinite se da sve što implementirate odgovara stvarnim potrebama vaše tvrtke. Želite li pokrenuti izvješća o prometu? Postavljajte organizacijske grafikone?
Dopustiti menadžerima da elektronički pristupaju dosadašnjim procjenama izvedbe? Želite li da sve mora biti učinjeno putem HR odjela ili želite li da menadžeri mogu sami pristupiti informacijama?
Pomoću odgovarajućeg HRIS-a, kadrovi za ljudske resurse omogućuju zaposlenicima da ažuriraju svoje prednosti i rješavaju promjene, čime se oslobađaju zaposlenici HR-a za više strateških funkcija . Osim toga, olakšavaju se i podaci potrebni za upravljanje zaposlenicima, razvoj znanja, rast i razvoj karijere i jednako postupanje.
Konačno, menadžeri mogu pristupiti informacijama koje su im potrebne za zakonito, etično i učinkovito podržavanje uspjeha svojih zaposlenika koji izvještavaju. Oni mogu voditi svoja izvješća i unijeti planove u sustav kako bi pomogli sa sukcesijom.
Informacijski sustav ljudskih resursa (HRIS) je softversko ili online rješenje za unos podataka, praćenje podataka i potrebe za informacijama o ljudskim resursima, platnom prometu, upravljanju i računovodstvenim funkcijama unutar tvrtke.
Uobičajeno pakiran kao baza podataka, stotine tvrtki prodaje neki oblik HRIS-a i svaki HRIS ima različite mogućnosti. Pažljivo odaberite vaš HRIS na temelju mogućnosti koje trebate u vašoj tvrtki.