Učinkovite prezentacije su sve o poznavanju publike
Poznaj svoju publiku. Znati za što im je stalo. Znajte što žele čuti.
Poznavajući ih i fokusiranjem poruke, možete im pokazati da ste izvor. Uključite publiku i imat ćete veći utjecaj.
Problem? Znanje publike zahtijeva puno vremena, a uvijek je lakše napraviti odlagalište mozga o svim stvarima koje poznajete ili želite reći svojoj publici o temi. Kritično razmišljanje o onome što vaša publika želi ili treba čuti je teža.
Puno stručnjaka za ljudske resurse privlači davanje publici sve što trebaju znati ili učiniti o predstavljanju problema. Znaš da si upao u ovu zamku kad si našao da stavljaš metke na slajdove umjesto da razmišljaš o:
- što publika stvarno zanima,
- koje su vam najvažnije točke i
- kako ih kartirati u jasnu priču koja stvara privlačan razgovor.
Druga zamka koju mnogi HR profesionalci spadaju jest ponavljanje istog prezentacijskog dana u danu i različitim publici.
Problem je u tome što se različita publika brine i reagira na različite stvari - pa ako želite biti privlačni, prilikom svakog govora prilagodite svoju poruku .
Na taj način možete prilagoditi svoju poruku , smanjiti šum i zadržati svoju publiku angažiranu s onim što im govori - bez obzira na to tko je ili gdje se nalazili.
Ovih pet ključnih podsjetnika osigurat će da vaše riječi postignu učinak koji zaslužuju - kada osvojite punu pažnju i angažman publike.
Znajte što vaša publika brine
Vaša publika neće brinuti o onome što kažete dok ne pokažete da vam je stalo do njih . Kada planirate svoju prezentaciju, pitajte koje su izazove i potrebe vaše očekivane publike? Koja su tri do četiri glavna pitanja ili pitanja u vezi s vašom temom?
Ako ne znate, zamolite nekoliko ljudi koji će prisustvovati vašoj prezentaciji, pitajte voditelja odjela ili, ako nema dostupnih podataka, učinite svoje najbolje pogađanje.
Zatim započnite svoju prezentaciju podsjećajući publiku na njihove uočene zabrinutosti. Recite: "Znam da vas se nekoliko ljudi pitate o našim mogućnostima za prednosti ili" Zamislim da su ta tri stvari ono što zaista želite izaći iz ove radionice ".
Kada prvo govorite o svojoj publici i njihovim problemima i potrebama koje ćete razgovarati u svom razgovoru, pokažete da vam je stalo do njih. To znači da ljudi žele slušati .
Izradite svoje glavne točke za publiku
Većina HR prezentacija osjeća se kao podatkovni odljev, a ne jasna priča s nizom glavnih točaka. Ljudski stručnjaci obično znaju puno više nego što drugi ljudi žele ili trebaju znati o bilo kojoj potrebnoj temi.
Autori Chip i Dan Heath u svojoj knjizi "Made to Stick" nazvali su ovo "prokletstvo znanja". Kada ste posljednji put osjetili da je prezentacija bila prekratka ili da je pokrila premalo informacija? Vjerojatno rijetko, ako ikad.
Ljudi koji se ističu kao predavači, oni koji se čuju i imaju utjecaj , započinju priznavanjem problema publike da pomažu riješiti. Zatim, dok pripreme svoje prezentacije, odvajaju ono što moraju znati od lijepih znati.
Uzmite polovicu vremena pripreme koje morate usredotočiti na srce prezentacije i ono što vaša publika treba znati da će im pomoći. Najbolji način da se razbije "prokletstvo znanja" je da se usredotočite na ono što je najvažnije za vas i publiku.
Mapirajte svoju prezentaciju na ploči ili papir ili upotrijebite set ljepljivih bilježaka.
Kakav je slijed točaka najbolji? Postoji li naredba za točke koje će imati više smisla za publiku? Kako se vaše točke međusobno odnose? Očisti ih. Ako to ne govore, recite ljudima: "Evo sasvim drugačije, ali važne teme".
Ispričajte priče i upotrijebite primjere Vaša publika će vam biti dostupna
Osim pokušaja predstavljanja previše stvari odjednom, prečesto HR prezentacije zvuče apstraktne i nisu povezane s svakodnevnim životom i radom publike. Ono što se tada događa je da se ljudi podešavaju, sjede kroz razgovor, pretpostavljaju da nije riječ o njima i da ne poduzimaju nikakve radnje. To čini prezentaciju gubitak svog vremena i vašeg.
Kako bi se povezali s njima, kako bi im pomogli da poduzmu akciju, ljudi trebaju ideje utemeljene na pričama i primjerima. Ljudski mozgovi povezani su s pričama i sjećaju ih se . Dakle, pokrivajte manje bodova - bolje - s mnogo primjera. I, kad god je to moguće, izradite primjere iz svog odjela i njihova svakodnevna iskustva na poslu.
Recite priče o upotrebi ideje koju dijelite. Bilo kako riješiti problem kompenzacije , kako dati povratne informacije , kako se prijaviti za svoj plan vizija ili kako se nova organizacija razlikuje od stare, ispričajte priče. Provjerite most između teme i njihovih života i interesa.
Pokaži, nemoj samo reći publiku
U mnogim slučajevima slika vrijedi tisuću riječi. Videozapisi postaju norma za učinkovitu komunikaciju. U ovom danu dostupnih video alata predavači koji koriste previše teksta često koriste isprike. Kažu: "Ali moram prenijeti vrlo specifične informacije." Ili, "Moja publika će bolje shvatiti ovu kompliciranu ideju ako napišem". Ne, ne, a ne, neće.
Ako vaš cilj nije da se rodite, otuđete i zanemarite svoju publiku, a nemate utjecaja u najgorem slučaju, smanjite tekst. Pošaljite je u e-poruci za praćenje ili ga podijelite u Google dokument. Vizije koje koristite trebate podupirati priču, a ne postati skripta. Jednom kada imate jasan set glavnih točaka i dobar protok koji podržavaju priče i primjeri, samo onda trebate pokrenuti alat za prezentaciju.
U suprotnom ćete završiti s vašim slajdovima koji služe dvostrukoj dužnosti kao što zvučnici bilježe. U tom bi slučaju trebalo poslati prezentaciju e-poštom umjesto da troši vrijeme publike.
Prilagodite i poboljšajte znajući svoju publiku
Nakon što stvorite dobru prezentaciju koja vizualno podržava vašu glavnu poruku, imat ćete slobodu prilagoditi svaku publiku koju poslužite. Možete napraviti svoju točku, a zatim naglas upiti: "Pa zašto biste to stoga briga?" I prilagodite svoj odgovor publiku koja se nalazi ispred vas. Ono što vaši članovi marketinškog tima brinu mogu biti vrlo različiti od potreba vašeg razvojnog osoblja.
Tijekom godina pružanja obuke i predstavljanja za vođe desetaka organizacija kao što su Apple, Oracle, SAP i T-Mobile, moć jednostavnog seta poruka je zasjao. Kada su poruke bile podržane jednostavnim slikama i isporučio fokusirani voditelj koji bi mogao jasno pokazati točke i povezati ih sa svakodnevnim životom svoje publike, došlo je do komunikacije. I, zar to nije stvar izrade prezentacije?