Uloga supervizora u upravljanju izostankom

Adresa nepredviđena izostanaka za smanjenje odsutnosti

Prema anketi CCH Unscheduled Absence Survey, poslodavci gube tlo kada se radi o zadržavanju radnika na poslu. Nezaposlene stope odsustvovanja porasle su na najvišu razinu od 1999. godine. Ono što je i dalje zabrinjavajuće jest da gotovo dva od tri zaposlenika koji se ne pojavljuju na poslu nisu fizički bolesni.

Za većinu tvrtki, odgovornost za upravljanje odsutnosti pada prvenstveno na neposredne supervizore.

Ti nadzornici često su jedini ljudi koji su svjesni da je određeni zaposlenik odsutan.

Oni su u najboljoj poziciji da razumiju okolnosti koje okružuju odsutnost pojedinca i uočavaju problem u ranoj fazi . Stoga je njihovo aktivno uključivanje u postupke odsutnosti tvrtke ključno za ukupnu učinkovitost i buduće uspjehe politike ili programa odsutnosti.

Da bi se osiguralo da nadzornici budu udobni i kompetentni u svojoj ulozi upravljanja odsutnim, trebaju imati punu potporu višeg menadžmenta. Sve strane moraju biti svjesne cilja politike i postupaka odsutnosti. Ukoliko postoje odstupanja između odjela; politika može izgubiti svoju učinkovitost.

Kako bi se osigurala veća dosljednost, supervizori bi trebali biti obučeni u svojim odgovornostima o upravljanju izostajanjem, savjetovali kako provesti učinkovite intervjue o povratku na posao i obrazovati se u korištenju disciplinskih postupaka po potrebi.

Odgovornosti nadzornika

Pored osiguranja da posao bude na odgovarajući način pokriven tijekom odsutnosti zaposlenika, postoje brojne druge kritične radnje koje supervizori trebaju poduzeti kako bi upravljali odsustvima. Oni bi trebali:

Razgovor za povratak na posao

Obuka nadzornika o tome kako najbolje upravljati izostajanjem treba uključivati ​​upute o tome kako provesti učinkovite i poštene intervjue za povratak na posao. Nedavna nacionalna istraživanja pokazuju da se ovi intervjui smatraju jednim od najučinkovitijih alata za upravljanje kratkotrajnim odsutnosti.

Radna rasprava omogućit će supervizoru da pozdravlja radnika natrag na posao, osim što pokazuje snažnu predanost menadžmenta na kontroli i upravljanju odsutnosti na radnom mjestu. Razgovor će omogućiti provjeru da je zaposlenik dovoljno dobar da se vrati na posao.

Potrebna dokumentacija može se dovršiti tako da se odsutnost i njegov zaključak ispravno bilježe. Činjenica da postoji utvrđeni postupak za istraživanje i razgovor o odsutnosti kod zaposlenika može samostalno djelovati kao zastrašivanje zbog nepoštivanja zbog nečasnih razloga.

Intervjui se trebaju provesti što je brže moguće nakon povratka na posao odsutnog (najkasnije jedan dan nakon povratka). Zaposleniku bi trebalo dati dovoljno prilika da objasni razloge za njegovu ili njezinu odsutnost. Supervizor bi trebao koristiti intervju kao vrijeme za istraživanje bilo kakvih pitanja koja zaposlenik može imati koji vode do odsutnosti.

Cilj je poticanje otvorene i podržavajuće kulture . Postupci su na mjestu kako bi bili sigurni da se pomoć i savjeti nude kada je to potrebno i kako bi se osiguralo da je zaposlenik sposoban vratiti se na posao.

Zaposlenici će obično cijeniti mogućnost objasniti prave razloge odsutnosti u formaliziranoj strukturi. Ako nadzornik sumnja u vjerodostojnost razloga za odsutnost, treba iskoristiti ovu priliku da izrazi svoje sumnje ili zabrinutosti.

U svakom trenutku, zaposlenik mora biti svjestan da intervju nije samo dio postupaka tvrtke, već i značajan sastanak tijekom kojeg je odsutnost zabilježena i može imati utjecaja na buduće zapošljavanje. Stegovni postupak tvrtke , u slučaju neprihvatljivih razina odsutnosti, treba objasniti zaposleniku.

Ni u kojem trenutku tijekom sastanka ne bi razgovor trebao biti oblik kazne, već treba shvatiti kao prigodu za naglašavanje i objašnjenje posljedica odsutnosti unutar odjela. Velika većina zaposlenih proizlazi osjećaj ponosa i postignuća iz njihovog rada i uprave trebaju biti poticani da se ti pojedinci tretiraju kao odgovorne odrasle osobe.

Preporučeni disciplinski postupci ako se odsutnost nastavi

Sljedeće smjernice opisuju preporučene korake koje treba poduzeti u slučajevima kada se kratkoročni odsutnosti smatraju iznad prihvatljive razine u određenom vremenskom razdoblju.

Faza 1: Intervjui za savjetovanje

2. faza: prvi formalni pregled ( verbalno upozorenje )

Faza 3: Drugi formalni pregled (pismeni stupanj upozorenja)

Faza 4: Privremena suspenzija s posla

5. faza: prestanak zapošljavanja

Izazovi u upravljanju izostankom

Budite svjesni da nadzornici često neugodno ili ne žele izvještavati o onima koji su premašili prihvatljive razine odsutnosti. Zbog mnogih pritisaka koji su već na nadzornicima, dosljedna provedba politika odsutnosti nije uvijek njihov prioritet.

Važno je pokušati preuzeti subjektivnost iz zbrinjavanja odsutnosti i osigurati da svi zaposlenici budu tretirani jednako . Bitno je biti dosljedan, uporan i pravedan za sve. Kada odsutnost nije riješena ili adresirana na nedosljedan način, niži moral može rezultirati.

Većina zaposlenika cijeniti politike i programe koji su olakšavajuće , a ne kazneni. Strožne ili kaznene mjere koje prisiljavaju zaposlenike da dođu na posao mogu rezultirati zaposlenicima da postanu "odsutni dok su na poslu".

Oni rade što je manje moguće i odupiru se svakom naporu kako bi ih mogli učiniti više. Potrebno je provesti ostale programe koji pomažu zaposlenicima da budu prisutni na poslu, poput fleksibilnog rasporeda rada , dijeljenja poslova , nagrada za sudjelovanje i wellness programa.