Neka sastanke budu manje dosadni kako bi ostvarili njihovu svrhu
Ako ljudi ne obraćaju pozornost i usredotoče, sastanak je samo gubitak svih vremena. Kako možete učiniti dosadne sastanke uzbudljivijima tako da oni postignu nešto?
Evo 5 praktičnih savjeta:
1. Ban SmartPhone
Da, ovo je kao govoriti ljudima da bacaju svoju djecu u grob vukova prije dolaska na sastanak. Ljudi će inzistirati na tome da moraju imati svoje telefone - nakon svega, moglo bi doći do hitne situacije. Da. Svijet bi mogao završiti tijekom tromjesečnog sastanka planiranja, ali to je malo vjerojatno.
Problem s današnjom tehnologijom jest taj što vam omogućuje da se usredotočite na ono što nije ispred vas - sastanak. Smiješno je, ako su ljudi bili licem u lice s ljudima koje su slali tijekom sastanka, poslali bi netko drugi. Telefoni ostaju u radnim stolovima .
Bez telefona, tijekom sastanka se događaju dvije stvari. Vi ste prisiljeni ostati u sadašnjosti i stanke se provode komunicirajući s ostalim sudionicima. Zašto je to važno? Zato što ćete naći svoje susrete znatiželjnije kada poznajete svoje kolege.
Kako ih upoznajete? Razgovarajući s njima.
Što učiniti kada imate svoj telefon? Ne razgovaraj s novim ljudima.
2. Pripremite, pripremite, pripremite
Sastanak na kojem voditelj ili moderator dolazi kasno , nema dnevni red i krilo je, dosadno i zamorno. Dobro pripremljeni sastanak može biti fascinantan i privlačan. Kada vođa ima plan i svrhu, sastanak će biti zanimljiviji.
Kada nema smjera ili cilja, sastanak neće biti zanimljiv.
Drugi dio pripreme je poboljšanje vlastitih vještina. Bili ste na sastancima koji su bili produktivni i interaktivni i učinili ste da možete sebi ići i ostvariti velike stvari. I prisustvovali ste sastancima gdje ste prilično sigurni da, ako ste zaspali, nitko vam ne bi propustio, a ne biste propustili ništa važno. Razlika je osoba koja vodi sastanak.
Ako su vam sastanci dosadni, pogledajte u ogledalu . Pronađite način za poboljšanje. Možete preuzeti formalnu klasu (vaš odjel za upravljanje ljudskim resursima može vam pomoći pri prijedlozima), možete zatražiti povratne informacije i mentorstvo od suradnika čije se vještine sastanka divite ili možete preuzeti online klasu. Mnogo je pomoći za vas, a puno toga je besplatno za uzimanje kada želite učiniti vaše uobičajene dosadne sastanke više uzbudljiv.
3. Svatko sudjeluje
Zašto bi svi trebali sudjelovati? Pa, jer ako sudjelovanje nije potrebno, možete riješiti cijeli problem putem e-pošte. Ozbiljno. Postoji vrlo malo puta kada morate dovesti grupu da prenese informacije.
Da, postoje neke stvari poput masovnih otpuštanja ili kompletnog restrukturiranja tvrtke koje će bolje napredovati ako imate upravitelja koji govori cijeloj skupini, ali u većini slučajeva sastanci bi uvijek trebali biti interaktivni .
Kako interaktivno? Pa, to ovisi o svrsi sastanka. Ako se radi o brainstorming sessionu , svatko bi trebao govoriti. Ako netko ne govori, nazovite tu osobu. Introverti možda ne vole takvu vrstu sastanka, a vi ne biste trebali učiniti sastanke visokim pritiskom za introverte tako da ih stavite na licu mjesta.
No vaša kultura sastanka mora osigurati da svi sudjeluju u tim brainstorming sessionima i da bi trebali znati da je njihovo sudjelovanje potrebno unaprijed.
Ako se radi o sastanku planiranja, sastanku za postavljanje ciljeva ili čak o tromjesečnom sastanku izvješća, trebalo bi imati vremena za unos, bilo da postavljate pitanja ili da komentirate. Atmosfera treba potaknuti sudjelovanje, ali s nekoliko ograničenja (vidi dolje).
4. Ne dopustite da svaka osoba dominira
Ako vodite sastanak , prirodno je da biste trebali najviše govoriti.
Nakon vas, ipak, ne želite da druga osoba dominira razgovorom. To može učiniti sastanak dosadnim. Ne zaboravite preusmjeriti komentare i pozivati ljude za koje znate da su stručnjaci u tom području kako bi širili prisilni govornik.
Na primjer, kad je Jane napisala svoj četvrti komentar i počela pasti, pusti je da je odsječe što je moguće lijepo, rekavši: "Hvala Jane, poznajemo vašu poziciju. Htio bih čuti što Karen ima reći. I, Jim i Bob još nisu imali priliku govoriti.
Ponekad ćete morati razgovarati s Janesom svog ureda prije sastanka kako bi ih podsjetili da je točka zajedničkog sklapanja zajednica da podijele ideje sa svima, a ako dominira, sastanak neće biti tako uspješan. Ili, neposredno nakon sastanka dobro funkcionira, budući da imate potrebne svježe primjere.
Ljudi koji su odvojili vrijeme za sudjelovanje na sastanku donoseći svoje znanje i iskustvo zaslužuju priliku da govore i podijele svoja mišljenja. Kao vođa, možete naučiti kontrolirati ponašanje koje potkopava sastanak .
5. Izvršite aktivne stavke
Susret koji završava bez akcija bio je samo gubitak vremena . To je podatkovni odlomak, u kojem slučaju sastanak nije bio najbolji način za nastavak. Zanimljivi i uzbudljivi sastanak završava stvarima koje ljudi mogu i trebaju raditi - kako bi unaprijedili svoje individualne ciljeve ili ciljeve tvrtke ili, idealno, oboje. Ako ljudi ne odlaze i znaju što su im sljedeći koraci, sastanak nije uspio.
Pored stavki koje se mogu poduzimati, mora biti praćenje. To se može dogoditi na drugom sastanku ili pojedinačno, ali se mora dogoditi. Ljudi će se podesiti ako znaju da su akcijske stavke sve za prikazivanje.
Susreti nikada neće zamijeniti putovanja u Disneyland za uzbuđenje, ali ih možete učiniti uzbudljivijima i zanimljivijima i produktivnima. Napravite ove pet promjena i učinit ćete svoje uobičajene dosadne sastanke uzbudljivijima za ljude koji pohađaju. A to je dobra stvar za uspjeh vaše organizacije.